El orden de los factores sí altera el resultado. Los efectos halo y olvido en la evaluación de propuestas.

El orden de los factores sí altera el resultado. Los efectos halo y olvido en la evaluación de propuestas.

En alguna ocasión he comentado en este foro las ventajas de contratar profesionales para evaluar y seleccionar proveedores. Nos ayudan a elegir la solución más adecuada a nuestras necesidades.

Pueden ser internos o externos. Los primeros conocen mejor la empresa y sus tics culturales, sociales y políticos. Los segundos son expertos, tienen métodos y conocen mejor a los proveedores y las soluciones del mercado. Un equipo conjunto es lo mejor.

¿Cómo evalúan los profesionales?  El método convencional

Dedico la mayor parte de mi tiempo a ayudar a empresas en sus áreas de desarrollo de negocio y a hacer mejores propuestas para que vendan más y ganen más contratos.

Además, durante años, he tenido la suerte de poder jugar también en el otro lado del campo, el de los advisors, consultores y evaluadores que ayudan a los clientes a elegir soluciones y proveedores.

Sigo con esa manía, y casi todos los años participo en uno o dos procesos de evaluación y selección, tipo RFI, RFQ, RFP, etc. Esto me permite tener una visión bastante actual de las prácticas del mercado y me sirve para ayudar mejor a mis clientes.

Generalmente, al menos yo siempre lo he hecho así, y así lo he visto hacer a los mejores advisors con los que he trabajado, el proceso suele ser:

  1. El cliente manifiesta sus objetivos y necesidades al advisor.
  2. El advisor aporta su experiencia incorporando al pliego los términos y condiciones de mercado del producto o servicio que se desea contratar.
  3. El advisor crea una tabla de criterios de selección con ponderación de pesos, generalmente porcentuales, para cada requisito-objetivo que se va a valorar.
  4. Se hace llegar el pliego al grupo de proveedores elegido.
  5. Los proveedores, plantean sus dudas y aclaraciones, y finalmente entregan sus propuestas.
  6. El advisor revisa las propuestas recibidas y solicita aclaraciones y cambios a los proveedores de cara a poder compararlas.
  7. El advisor evalúa las nuevas versiones de las propuestas y selecciona una “lista corta” con los proveedores que van a seguir en el proceso.
  8. Con los proveedores finalistas se hace una “due diligence” para confirmar alcance y volúmenes y se solicita una mejor y última oferta (en inglés BAFO, Best And Final Offer).
  9. Se selecciona por parte del cliente el proveedor ganador y se comienza la negociación del contrato a firmar.

Esta forma de trabajar es, con variaciones, muy usada entre los consultores y advisors más reputados.

El método es bueno, en líneas generales. Podría ser mejor haciendo algunos ajustes en el paso 7. El paso 7 también lo usan los profesores de universidades, colegios e institutos para corregir exámenes, quizá sea ese su origen.

En el siguiente apartado revisaremos por qué falla el paso 7 y cuál es la solución.

¿Cuál es el problema del paso 7?

Realmente hay, al menos, dos problemas en el paso 7. El primero es el efecto halo, el segundo es el efecto olvido. Vamos a ver cada uno de ellos:

  • Efecto halo.- Cuando evalúas una respuesta de un examen o propuesta y consideras que su puntuación debe ser alta, digamos un 8 sobre 10, al evaluar la siguiente respuesta tenderas subconscientemente a darle una puntuación alta. Muchas veces más alta de la merecida y cercana a ese 7 u 8 anteriores. Ese sesgo se propaga a todas las puntuaciones que haces sobre esa propuesta. Igual sucede para todo tipo de puntuaciones, bajas o medias. A eso se le llama efecto halo.

El efecto halo es un sesgo cognitivo por el cual la percepción de un rasgo particular es influida por la percepción de rasgos anteriores en una secuencia de interpretaciones. O lo que es lo mismo, en un mismo contexto, la decisión que hemos tomado antes influye en la vamos a tomar a continuación.

  • Efecto olvido.- Cuando terminas de examinar y puntuar una propuesta, pasas a revisar la primera respuesta de la siguiente propuesta. ¿Cuántas horas han pasado desde que examinaste la misma respuesta de la propuesta anterior?

Aunque tu forma de evaluar sea muy fina y con muchos criterios, hay una serie de ajustes mentales que tu subconsciente crea a la hora de evaluar cada respuesta. Los crea por su cuenta, sin tu participación consciente y los crea siempre, para facilitarte la vida. Estos ajustes te ayudan a decidir de forma fácil.

Si pasan horas, o días, entre la revisión de una respuesta y la homónima de la siguiente propuesta, hay dos cosas claras:

    • la primera es que tu cerebro volverá a hacer ajustes;
    • la segunda es que serán distintos a los anteriores.

Esos ajustes que fabrica tú subconsciente en cada situación, están influidos por tu estado de ánimo, frescura o cansancio mental, y otros factores. El problema es que tu subconsciente no almacena esos ajustes, por tanto no puede recuperarlos la próxima vez, de forma que, como decía más arriba, se fabrica otros, lógicamente distintos.

¿Cuál es la solución? El método avanzado

La solución es muy sencilla, tenemos que cambiar la forma de revisar las propuestas. También los exámenes de la universidad, colegios e institutos.

Algunos profesores, conscientes de estos dos efectos, ya han cambiado. El nuevo método es más profesional, aísla mejor la evaluación de cada respuesta y evita la correlación, que en este escenario no tiene sentido y es un error.

La forma de conseguir evitar los errores del paso 7 del método es trabajar en paralelo, con todas las propuestas a la vez. Me explicaré:

  • Examinamos la primera respuesta de la propuesta A y la puntuamos.
  • Examinamos, justo después, la primera respuesta de la propuesta B y la puntuamos.
  • Seguimos este método hasta examinar y puntuar la primera respuesta de la propuesta N.
  • Pasamos a continuación a examinar y evaluar la segunda respuesta de la propuesta A.
  • Justo después examinamos y evaluamos la segunda respuesta de la propuesta B.
  • Seguimos el proceso hasta examinar y puntuar la respuesta N de la propuesta N.

Este método de evaluación no elimina todos los sesgos y heurísticos que rigen las decisiones de las personas, pero nos acerca a una evaluación y selección más rigurosas, equitativas y profesionales.

Conclusión

La próxima vez que tengas que evaluar y seleccionar proveedores pide a tu advisor que use este método. Es mejor.

Otro día comentaremos la forma en que los proveedores pueden usar los efectos halo y olvido en sus propuestas para que sean mejor puntuadas.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

Para seguir mejorando en gestión de oportunidades, propuestas, y ganar más contratos:

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