Plagas en la redacción eficiente de propuestas
Claves y malos hábitos
Al redactar propuestas, es clave estar al tanto de todos los elementos que ayudan a crear una propuesta ganadora.
Algunas técnicas clave incluyen tener el foco centrado en el cliente a lo largo del documento y usar el sistema de numeración del cliente. Sin embargo, igual de importante es evitar ciertos hábitos de escritura que pueden debilitar tu propuesta y desviar el mensaje dirigido al cliente.
No ignores un historial de desempeño deficiente
Aborda todas las debilidades que el cliente conozca o pueda conocer.
Puede ser tentador evitar información sobre una experiencia anterior negativa, pero -si los haces de forma correcta- escribir sobre las lecciones aprendidas puede hacer más fuerte tu posición ante el cliente.
Si el cliente está al tanto de una experiencia previa poco satisfactoria, úsalo como una oportunidad para destacar cómo tu empresa resolvió el problema, evitó que se repitiera y aprendió de la experiencia.
Al crear la propuesta, aplica una estrategia de mitigación de riesgos que incluya lo siguiente:
- Menciona las lecciones aprendidas.
- Expón los cambios que ya has implantado en tu forma de hacer o enfoque y destaca los resultados positivos obtenidos, si los hay.
- Indica tu decisión de reforzar tu posición en el servicio o proyecto incorporando otra empresa que te complemente o contratando a una persona con experiencia comprobada en el área más débil.
No abordar las debilidades que conoce o puede conocer el cliente no mejorará la posición de tu empresa ante el cliente, sino todo lo contrario. En cambio, crear una estrategia que convierta una experiencia pasada deficiente en un punto a favor de tu propuesta tiene mucho valor.
Abstente de usar jerga técnica
Los redactores de propuestas pueden sentirse tentados a presumir del conocimiento técnico de tu empresa añadiendo jerga especializada, lo que ocurre en la realidad es que en muchas ocasiones la persona que evalúa la propuesta no es un técnico experto en el contenido.
El uso excesivo de jerga puede oscurecer el mensaje y dar un tono arrogante al documento. En su lugar, trata de escribir a un nivel que los evaluadores puedan comprender.
Redacta de forma simple y clara, escritura plana. Si los evaluadores no entienden de forma fácil tu propuesta, la tirarán al paquete de “rechazadas” y pasarán a la siguiente.
Cuando sea necesario incluir jerga, usa la del cliente o la del sector en el que opera el cliente antes que la tuya.
Ten en cuenta, que al final, son los clientes los que deciden si la jerga es aceptable o no.
Presta atención al lenguaje y terminología que el cliente estiliza en la solicitud de propuesta (RFP). Reflejar ese lenguaje en tu propuesta puede hacer que el documento les resulte familiar y accesible.
Usa gráficos con propósito
Aunque esta recomendación no se refiere en concreto a la redacción, evita usar gráficos solo para tener páginas más bonitas o dividir el texto.
Los gráficos mal usados son una lacra muy común en las propuestas de baja calidad, al final no son eficaces y lo que es peor, desvían la atención del lector del mensaje principal que quieres transmitir.
Los evaluadores pueden pensar que la propuesta luce bien, pero si un gráfico o elemento visual no cumple una función clara, es inútil.
Considera estas preguntas al diseñar gráficos:
- ¿Cuál es el mensaje principal que quiero transmitir?
- ¿Cuánto espacio tengo disponible para incluir gráficos?
- ¿Cuál es la idea más importante que debo comunicar?
- ¿Cuál es el concepto central?
- ¿En qué nos diferenciamos en este aspecto?
- ¿Qué es único, deseable o beneficioso?
Usar los gráficos y visuales de forma efectiva, te ayuda a transmitir -de forma muy poderosa- hechos y mejoran el recuerdo del evaluador de los temas clave de la propuesta.
Planifica los gráficos que vas a usar en cada apartado antes de redactarlo. Trabaja con el equipo de diseño hasta que el gráfico sea fácil de entender, ya sabes 3 a 5 segundos.
Evita los malos hábitos al redactar propuestas
Los que escribimos propuestas debemos tener en cuenta muchas claves efectivas al escribir, pero también hay muchos hábitos que tenemos que evitar. Para ayudarte a abstenerte de prácticas perjudiciales que puedas repetir con frecuencia, mantén una lista de hábitos indeseables en tu espacio de trabajo. Revisa esta lista al evaluar cada sección de la propuesta para corregirlos.
Saber qué incluir y qué excluir en una propuesta puede mejorar la evaluación del cliente y ayudarte a ganar más negocios.
Conclusión
Tan importante es lo que quieres decir como la forma en que lo escribes. Ten una guía de buenos y malos usos del lenguaje a la vista y, sí puedes, usa un analizador de legibilidad.
Si quieres recibir notas de propuestas y desarrollo de negocio en tu correo electrónico, envíame un email a info@advancedpm.es
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Normal”.
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