Chicos rápidos chicos lentos
Evita este escollo clave para obtener valor de la adopción de la IA generativa en tu centro de propuestas.
Conclusión inicial
Las organizaciones de propuestas que han empezado con la IA en 2024 necesitan un enfoque holístico más que superestrellas individuales para ver los beneficios.
Los chicos rápidos
A lo largo de 2023 y 2024, hemos visto notables avances en las herramientas de IA generativa y sus modelos lingüísticos subyacentes.
Algunos profesionales de las propuestas se han lanzado a ellas como patos al agua -en ocasiones sin comprobar si había agua- y han creado técnicas para hacer su trabajo mejor y más rápido.
Presión sobre los directivos y miedo al FOMO
La mayoría hemos reconocido el potencial de la IA para acelerar el desarrollo de propuestas y hemos ido a algunos seminarios sobre ingeniería de propuestas.
Ahora sabemos que unas cuantas empresas han hecho, están haciendo y harán un esfuerzo para adoptar la IA en 2024 y 2025.
Los directivos de muchas industrias están siendo presionados para adoptar la IA. En los últimos meses, las herramientas de IA generativa están entrando a empujones y de forma desparramada en muchos centros de propuestas, pero falta algo.
El futuro de la IA en las propuestas en particular, y en desarrollo de negocio en general, no va de los pioneros individualistas que dominan los “prompts” y acortan los plazos. Más bien, es todo lo contrario, es el trabajo de un equipo movido por la IA, lo que moverá la montaña de forma conjunta.
Trabajo inteligente, organizado, planificado y en equipo
En un pasaje del libro La Meta de Eliyahu Goldratt, un grupo de niños está participando en una carrera de relevos por la montaña. Uno de los niños es más lento que los demás y está retrasando al grupo. Para avanzar de forma más eficiente, deciden poner al niño más lento al frente del grupo, de modo que todos puedan mantener un ritmo constante y coordinado. Este enfoque garantiza que el grupo avanza más rápido en su conjunto al reducir las pausas y los esfuerzos descoordinados.
De manera similar, en un departamento de redacción de ofertas y propuestas comerciales, la implementación de IA generativa puede ser vista como ese niño lento que, cuando es llevado al frente y gestionado adecuadamente, mejora la eficiencia y el rendimiento de todo el equipo.
Aunque algunas tareas de gestión y redacción de propuestas se prestan a la automatización, ninguna herramienta de IA puede encargarse por sí sola del complejo proceso de análisis de solicitudes de propuestas, respuestas conformes y entrega perfecta. La clave radica en aumentar, no sustituir, la capacidad de todas las personas dentro del proceso existente.
El triunfo de los equipos
Cuando la empresa decide definir e implantar un plan organizado para la incorporación de IA, es como poner al niño lento al frente del grupo. Al hacer esto, te aseguras de que todos los miembros del equipo están alineados y trabajan de manera coordinada, aprovechando al máximo las capacidades de la IA. Esto puede involucrar:
- Entrenamiento y Capacitación.- Todos los miembros del equipo reciben formación adecuada sobre cómo utilizar la IA generativa para mejorar la calidad y eficiencia de las propuestas.
- Integración y Personalización.- La IA se integra en el flujo de trabajo existente, asegurando que se adapta a las necesidades y procesos específicos del departamento.
- Monitorización y Mejora Continua.- Se crean mecanismos para monitorizar el uso de la IA y hacer ajustes continuos para mejorar su eficacia y adaptabilidad.
Por qué este enfoque de equipo unificado triunfa sobre los individualistas espabilados:
- Foco en los individuos, no en los superhéroes.- La IA impulsa el rendimiento de todos, no sólo de unos pocos elegidos.
- El proceso sigue siendo el mismo, los beneficios se multiplican. – Se construye sobre el proceso, se aprovechan las funciones y los flujos de trabajo existentes, y la IA acelera las tareas individuales, reduciendo los plazos.
- Evita que el calendario de respuesta a la RFP parezca un «queso suizo».- La automatización en un solo paso crea lagunas mientras que la duración total del proyecto sigue siendo relativamente la misma. Un enfoque de todo el equipo condensa todo el flujo de trabajo.
- Imagina una propuesta de un mes hecha en una semana.- Con el 80% de los pasos automatizados por IA, todo el equipo corre unido hacia la línea de meta.
¿Y qué pasa con los chicos rápidos?
Los chicos rápidos se convierten en Especialistas en Aceleración de Propuestas, son tu equipo de apoyo a la contestación de RFPs y formación en propuestas. Pondrán a prueba técnicas de vanguardia, inspirarán a otros y guiarán a toda la organización hacia el dominio de la IA.
¿Estás listo para desbloquear el poder de un equipo de propuestas unificado y potenciado por la IA?
Conclusión
Al implementar la IA de manera organizada, la empresa no solo mejora la eficiencia y la calidad de las propuestas, sino que también asegura que todos los empleados están en la misma página, trabajando hacia objetivos comunes y maximizando el potencial de la tecnología.
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