Gestionar Equipos Dispersos
Ventajas de los equipos remotos
Uno de los mayores cambios en la fuerza laboral moderna son las opciones de trabajo remoto.
Trabajar de forma remota tiene muchos beneficios personales, como por ejemplo menos tiempo de viaje, más tiempo disponible para ti y tu familia y una mejor salud mental.
También hay beneficios si te toca liderar un equipo de propuestas remoto, como la capacidad de formar, ejecutar y disolver equipos de forma rápida, costes reducidos y menos tiempo perdido esperando recursos. Formar un equipo virtual también te permite seleccionar el mejor talento disponible, sin importar su ubicación.
Aunque el trabajo remoto permite todas estas ventajas, debes analizar con cuidado los posibles aspectos negativos para obtener resultados exitosos.
La gestión del equipo es clave
Las empresas de todo el mundo están usando cada vez más equipos de propuestas virtuales para preparar y presentar ofertas. Si bien esto tiene muchos beneficios personales para los participantes en la propuesta, puede ser un dolor de cabeza para los gerentes de propuestas si no gestionan el equipo virtual de manera efectiva.
Los equipos virtuales afrontan desafíos únicos, como el aislamiento de los miembros del equipo, la falta de confianza y padecen más oportunidades de confusión. Puedes mitigar algunos de estos retos dejando claros los roles y las tareas al inicio de la propuesta.
Asegúrate de que los objetivos de cada miembro del equipo (paquetes de redacción) definen las responsabilidades de cada persona y explican claro dónde van a encontrar los recursos que necesiten. Luego, cuando la producción de la propuesta esté en marcha, comunícate con frecuencia con los miembros de tu equipo.
Sobre-Comunícate con tu equipo
Los equipos de propuestas pierden de forma rápida la confianza en un jefe de propuestas que no se comunica. Este es un problema más grave en los equipos virtuales, donde la distancia física te brinda menos oportunidades de comunicarte.
Comunícate con tu equipo: comunícate en exceso. Mantén tus mensajes breves y concisos, pero asegúrate de comunicarte con tu equipo con frecuencia. Esto ayuda a hacer un seguimiento del avance de la propuesta y aumenta la confianza del equipo en ti. Si tu equipo sabe que responderás rápido a sus mensajes, se sentirán más cómodos haciendo preguntas vitales. Esto hará que la propuesta sea mejor.
Es conveniente reunirse en diferentes zonas horarias
Si te reúnes con un equipo distribuido en distintas zonas horarias, intenta elegir un horario que sea razonable para todos. Para los equipos internacionales, puede significar dividir un día completo de capacitación en sesiones cortas durante varios días para respetar los horarios de trabajo de todos.
Siempre que sea posible, usa una plataforma de reunión virtual sencilla y con la que los miembros del equipo estén familiarizados. Para garantizar reuniones virtuales sin problemas usa reglas básicas que incluyan:
- asistir es obligatorio;
- tener una agenda para cada reunión;
- definir todos los roles y responsabilidades de cada rol;
- pedir al tecnólogo que esté disponible en todas las reuniones.
Intenta limitar las conferencias web a 30 minutos y nunca pases de los 50 minutos. Si necesitas más tiempo mete un descanso y reanude después o programa otra reunión.
Ser flexible
Cuando trabajas con personal en diferentes países, puede llevar un día completo antes de tener una respuesta a una pregunta, sin importar cuán simple sea la pregunta. Si estás programando reuniones con personas en otros países, puedes terminar con esa desventaja y tener una reunión programada temprano o tarde en su hora local. Debes ser flexible cuando trabajes con un equipo disperso o global.
Las conexiones a Internet pueden ser débiles; los sistemas de gestión de contenidos pueden resultar confusos de utilizar. Apoya a tu equipo con planes de respaldo y se flexible a medida que resuelves los problemas.
Conclusión
Trabajar con un equipo de propuestas remoto tiene muchos beneficios, pero también tiene retos únicos.
Cuando gestionas un equipo de propuestas virtual, mitigar los posibles problemas desde el principio hace más fuerte al equipo de propuestas y el trabajo que realizan para la propuesta final. Esto mantiene un alto nivel de trabajo y aumenta tus posibilidades de ganar.
Si quieres saber más sobre equipos de propuestas dispersos contacta con nosotros en mariano.paredes@advancedpm.es.
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