¿Cómo elegir un sistema de Gestión de RFPs?
¿Cómo elegir un sistema de ERP?
¿Tienes recuerdos de compras que te salieron regulinchi?
Haz memoria, un coche nuevo, una lavadora, una tele … un ERP.
¿Te parece que demos un repaso a una compra que todos hemos hecho? Por ejemplo, la compra de un coche nuevo.
¿Tienes recuerdos incómodos o traumáticos de la compra de un coche nuevo? La mayoría de la gente los tiene.
No solo tienes que lidiar con el vendedor, hambriento, que te acecha en el concesionario hasta que te mete en el coche para que salgas a la calle a probarlo.
Por otro lado, ¡Los coches se han convertido en computadoras avanzadas! Tienes que comparar características tecnológicas como cámaras, sensores, detectores de carril …
Elegir un Sistema de Gestión de RFPs es similar, en especial si es la primera vez que lo haces. Incluso si ya tienes un sistema, el mercado ha evolucionado muy rápido en los últimos diez, e incluso cinco, años.
Aquí te cuento cómo empezar.
Haz primero las preguntas difíciles
¿Por qué primero las preguntas difíciles? Porque si no cumplen tus requerimientos -que deberías llevar escritos- te levantas, te despides amablemente y te vas. Esto te va a ahorrar mucho tiempo.
Quizá te sorprenda saber que las características no son lo primero en lo que debes pensar.
Con demasiada frecuencia, las empresas compran sistemas complejos y luego no los usan al cien por cien. Tómate un tiempo para hacer las preguntas difíciles como:
- ¿Cuánto tiempo hace falta para aprender a usar la herramienta y con qué rapidez has aprendido a usar otras?
- ¿Qué tipo de soporte necesitarás?
- ¿Tienes tiempo para aprender las nuevas funciones a medida que se lancen?
- …
Preguntas como estas te ayudan a evaluar un sistema con una perspectiva realista.
Evalúa tu entorno e identifica las características clave
Las empresas de software como servicio (SaaS – Software as a Service) para la gestión de RFP ofrecen una gran variedad de características y muchos puntos fuertes. Te propongo que uses las siguientes pautas y preguntas para investigar qué te beneficia más en tu selección:
- Formato
Empieza por el formato, ya que existen claras diferencias.
-
- ¿Todas o la mayoría de las RFP que te llegan están en Microsoft Word, pdf, …?
- ¿Trabajas con hojas de cálculo de Excel con múltiples pestañas y secciones a diario?
- ¿Todo en PowerPoint?
Analiza el volumen de respuestas, identifica qué formato es el más importante para ti y tu empresa y busca un proveedor adecuado a tus necesidades actuales … sin dejar de pensar en las futuras.
- Local o internacional
-
- ¿Tu empresa es global o va a ser internacional pronto? En ese caso, almacenar contenido en idiomas extranjeros y usar servicios de traducción automática en la plataforma es esencial. Si bien los servicios de traducción automática integrados ahorran tiempo, ten en cuenta que el dominio del inglés significa que siempre vas a necesitar una segunda validación con un profesional.
- También deberás evaluar con cuidado las opciones de soporte, asegurando el soporte local en todo el mundo.
- Unidades de negocio
- ¿Cuántas unidades de negocio tienes que van a usar la herramienta?
- ¿Van a compartir contenido?
Cuanto más complejas sean tus estructuras de usuarios, mayor será la complejidad que necesitarás en la arquitectura de la plataforma.
- Integraciones
- ¿Qué tipo de integraciones necesitará tu sistema de gestión de RFP con ERP, WIP, sistemas CRM o herramientas de oficina como Teams y Slack?
- Socios
- ¿Con qué frecuencia trabajas con socios externos durante las respuestas a RFP?
Si son muchos, una plataforma que ofrezca acceso para invitados será clave para tu éxito.
Crea una lista priorizada de lo imprescindible y marca los elementos que cubren y no cubren tus necesidades a medida que avanzas, para que estés cómodo con tu elección.
El soporte marca la diferencia
Tanto si eres un gestor de plataforma experto, como si eres nuevo, haz preguntas de detalle de soporte como:
- ¿Qué incluye el paquete de soporte?
- ¿Hay un gestor de cuentas asignado al que llamar durante el horario laboral?
- ¿Cuántas cuentas gestiona?
- ¿Con qué frecuencia nos reuniremos?
- …
- ¿Cuántas personas hay en el Help Desk?
- ¿En qué zonas horarias trabajan?
- ¿Cuál es el tiempo promedio de respuesta a sus tickets?
- …
Conclusión
Si abordas tu próxima compra de un sistema de gestión de RFP, ERP u otro software estándar teniendo en cuenta estos puntos clave, el proceso será más fluido.
Además, los de ventas de los proveedores puede que trabajen a distancia y no tendrán que perseguirte por toda la exposición del concesionario para que pruebes su “coche”.
¿Cómo te podemos ayudar?
Antes de que tú mismo llegues a una respuesta te voy a hacer dos preguntas finales:
- ¿Te meterías en una cueva sin un espeleólogo?
- ¿Subirías al Himalaya sin un Sherpa?
Nosotros hacemos identificación de requisitos y selección de productos, software y soluciones todos los días, por eso, te podemos ayudar a no perderte y acertar a la primera.
Para obtener más información sobre los servicios de consultoría y soporte de APM y Shipley, contacta con nosotros en info@advancedpm.es.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante fácil”.
Si quieres recibir notas de propuestas y desarrollo de negocio en tu correo electrónico, envía un email a info@advancedpm.es
Próximos pasos
Si quieres preparar documentos y propuestas de forma más eficiente. Contacta con nosotros en info@advancedpm.es y compartamos una mañana de trabajo.
Propuestas
“Ese lugar del mundo de los negocios donde APM y Shipley te ayudan a ganar”
Para ganar más mejora tu gestión de oportunidades y propuestas
Apoyo en la propuesta
Nuestros clientes promedian una tasa de conversión del 83% cuando contratan a Shirley para ayudar a gestionar y desarrollar tus propuestas.
Nuestros clientes tienen mejor ROI, son más eficientes.
Te ayudamos a ganar con las mejores prácticas adaptadas a tu negocio. Te podemos ayudar en:
- Desarrollo de propuestas
- Gestión de oportunidades
- Gestión de propuestas
- Precio para ganar y evaluación competitiva.
Estrategia y proceso
El éxito en desarrollo de negocio (ventas) depende de una estrategia clara y viable.
Los consultores de Shipley ayudamos a evaluar, definir, documentar e implementar estrategias de desarrollo de negocio que se ajustan a tu entorno y cultura.
Te podemos ayudar en:
- Estrategia de desarrollo de negocio (ventas)
- Desarrollo de Liderazgo y Estrategia
- Gestión del centro de propuestas
- Evaluación de propuestas y planes de oportunidad.
Puedes contactar con nosotros en info@advancedpm.es
Mensaje