Preparar al equipo de propuestas para el golpe ganador
El rol del Gestor de Oportunidades – Asegurar Propuestas Ganadoras
El rol del Gestor de Oportunidades es asegurar propuestas ganadoras
El trabajo de un gestor de oportunidades o capture manager (responsable de captura o gestión de oportunidades) se parece mucho al golf.
Los golfistas deben tener en cuenta factores como el viento, la distancia, la elección del palo y los obstáculos del campo a medida que avanzan por cada hoyo.
Son muchos los golpes que un golfista debe ejecutar con precisión antes de llegar al green y preparar el golpe final.
Y, en el mundo de la contratación pública o privada, es como si al llegar a ese punto le das tu putter a otra persona, confiando en que dé el golpe final y la meta en el hoyo.
¿La va a meter en el hoyo?
¿Cómo asegurarse de que esa persona realmente va a meter la bola en el hoyo?
Garantizando que ya esté lo suficientemente cerca del hoyo antes de intentarlo. Los gestores de oportunidades hacen justo eso en una oportunidad de venta:
- estudian los temas sensibles -asuntos calientes- del cliente;
- hacen análisis esenciales sobre los competidores; y
- se preocupan de saber otra información clave para la venta.
De esta manera, el equipo de propuestas tiene todo lo que necesita para dar el golpe ganador.
Temas sensibles del cliente -asuntos calientes-
La mejor fuente de información es siempre el cliente.
Los equipos de propuesta no suelen tener mucho contacto directo con el cliente, por lo que dependen de la información que da la RFP (Request for Proposal), el gestor de la oportunidad, el equipo de venta o el de pre-venta.
Las RFP son fuentes de información valiosas, pero no cuentan toda la historia.
Una RFP comunica los requisitos formales de tu respuesta y aspectos de tipo organizativo, como la numeración o estructura que se puede reflejar en la propuesta para facilitar su evaluación. Aunque estos detalles son útiles, es aún más importante identificar qué es lo que en realidad le importa al cliente.
El gestor de la oportunidad debería haber trabajado con el cliente durante algún tiempo -días, semanas o meses, según el alcance de la oportunidad- antes de que se publique la RFP, ayudando a modelarla.
Aunque eso puede convertir la RFP en una especie de libro abierto de las necesidades del cliente, siempre existen aspectos no escritos o implícitos que el equipo de propuestas debe abordar si quiere presentar una propuesta ganadora.
El gestor de la oportunidad debe identificar estos temas sensibles, hacer seguimiento de su evolución y trasladarlos claramente al equipo que va a preparar la propuesta.
Si un gestor de oportunidades no se esfuerza en descubrir los verdaderos intereses del cliente, el equipo no podrá redactar una propuesta centrada en el cliente y todos sabemos que una propuesta genérica o impersonal nunca es una propuesta ganadora.
Análisis de la competencia
Los gestores de propuestas realizan mucho trabajo previo que no se traduce en resultados visibles de inmediato, igual que muchos de los golpes que un golfista da con distintos palos antes de llegar al green.
Entre esas tareas están el análisis del cliente y el análisis de la competencia. Aunque sus efectos no se ven de inmediato, son evaluaciones críticas.
Un análisis competitivo eficaz identifica los temas clave para el cliente, el peso relativo de su importancia y cómo se posicionan tanto tu empresa como los competidores en cada uno de ellos.
Dado que los criterios del análisis competitivo se basan en los temas que preocupan al cliente, el gestor de la oportunidad debe conocer bien al cliente para saber qué es lo que más valora.
A medida que la oportunidad avanza, el análisis de la competencia debe actualizarse para que siga siendo relevante y útil.
El equipo de propuestas no puede potenciar las fortalezas ni mitigar las debilidades percibidas por el cliente si no comprende cómo este ve a tu empresa.
De la misma forma, no puede hacer “ghosting” (atacar) a la competencia si no sabe qué puntos débiles debe explotar.
El gestor de la oportunidad debe comunicar toda esta información de forma clara al equipo que va a crear la propuesta.
Fases de decisión
Las empresas no pueden hacer revisiones de decisión realistas sin un análisis competitivo sólido.
El gestor de la oportunidad debe hacer el trabajo previo para que la dirección pueda tomar decisiones justificadas y realistas.
Y también debe estar dispuesto a recomendar abandonar una oportunidad si esa es la mejor decisión estratégica.
En el golf, cuando se acumulan demasiados golpes malos, a veces es mejor asumir la pérdida en un hoyo para recuperar la puntuación en los siguientes.
Presentar propuestas para todo lo que se mueve es una pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo.
Las propuestas ganadoras no se improvisan reusando material antiguo; surgen de una relación consolidada con el cliente y de una redacción personalizada y centrada en sus necesidades.
El gestor de la oportunidad debe colaborar de forma estrecha con el equipo de propuestas para que esto sea posible.
Apoyo al desarrollo de la propuesta
Una de las mejores formas en que un gestor de oportunidades puede ayudar al equipo de la propuesta a lograr el golpe final es participando activamente en el desarrollo de la propuesta.
Su trabajo no debe acabar en el kickoff (reunión de inicio de la propuesta), aún tiene mucho que aportar.
Debe participar en las reuniones clave y en las revisiones de color (color team reviews) durante todo el proceso.
Gracias a su interacción con el cliente, tiene información muy valiosa que el equipo puede usar para crear una propuesta ganadora.
A partir del plan de la oportunidad (plan de captura), debe ayudar a alinear el plan de la propuesta para abordar mejor los temas sensibles y las necesidades del cliente.
Cuando el gestor de la oportunidad orienta al equipo de propuestas hacia lo que de verdad importa al cliente, está preparando el terreno para el éxito.
Conclusión. Todos en el mismo equipo
El equipo de propuestas depende del conocimiento del cliente que aporta el gestor de la oportunidad para crear una propuesta ganadora.
El gestor de la oportunidad debe recopilar durante la fase de captura toda la información relevante sobre el cliente para pasarla después al equipo de la propuesta.
Y debe estar disponible y dispuesto a aportar información adicional a lo largo del proceso de desarrollo de la propuesta.
Cuando estas dos funciones -gestión de la oportunidad y creación de la propuesta- trabajan en armonía, el resultado es inevitable: un golpe ganador.
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