Eficiencia en la elaboración de propuestas
Eficiencia no es rapidez ni eficacia
Para algunas personas, eficiencia es sinónimo de rapidez.
A veces hay muy poco tiempo desde que cae la solicitud de propuestas hasta la fecha límite de presentación, y esto significa que el equipo de propuestas debe trabajar muy duro y muy rápido para preparar una propuesta y presentarla en plazo y forma.
Sin embargo, la eficiencia no consiste sólo en hacer las cosas lo más rápido posible. También consiste en hacer las cosas bien a la primera, para no perder tiempo repasándolas y de manera óptima en cuanto al uso de recursos.
Plantillas y material prefabricado
Usar un modelo o plantillas estándar y otro tipo de material prefabricado parece una forma segura de aumentar la eficiencia durante la redacción de una propuesta; sin embargo, hay muchos escollos potenciales que hacen que la reutilización de material estándar sea peligrosa.
Por ejemplo, recuperar una propuesta ganadora anterior de un cliente similar y usar el atajo del tratamiento de textos «buscar y reemplazar» para cambiar el nombre del cliente no es la forma más eficiente de crear otra propuesta ganadora.
¿Es la más rápida? Claro, pero como cada cliente es único, no hay garantía de que un cliente tenga los mismos problemas candentes que otro. Esto reduce tus posibilidades de tener una propuesta ganadora.
Los textos y gráficos repetitivos pueden ser muy útiles para crear propuestas, siempre que adapten al cliente.
Cuando uses material estándar o prefabricado asegúrate de que el texto incluido encaja en la nueva propuesta:
- ¿Habéis actualizado los resúmenes, las introducciones y los subtítulos para este cliente?
- ¿El orden de los temas tomados del texto estándar coincide con el orden de importancia de este cliente?
- ¿Habéis adaptado los gráficos a este cliente?
- …
Este tipo de preguntas confirman que la propuesta sigue siendo única y centrada en el cliente, en este nuevo cliente.
Matriz de cumplimiento
Hay en el mercado muchas apps y herramientas para planificar propuestas que hacen que la redacción en sí sea más eficiente.
Una herramienta que ayuda a centrar la propuesta en los requisitos del cliente es una matriz de cumplimiento.
Una matriz de cumplimiento es un documento que relaciona cada parte de la solicitud de oferta individual del cliente con tu respuesta en la propuesta. También se puede usar para asignar páginas a cada sección y asignar autores.
Si elaboras una matriz de cumplimiento después de redactar la propuesta, pierde su sentido útil y práctico.
Fabrica tu matriz de cumplimiento en la fase de planificación de la propuesta para asegurarte de que luego la usas durante el desarrollo de la misma. De este modo, reduces mucho las posibilidades de que los requisitos de la solicitud de oferta se pasen por alto durante la etapa de redacción.
La preparación es clave para crear de forma eficiente una propuesta ganadora. Dedicar tiempo a planificar en que sitio vas a responder a cada parte de la solicitud de oferta elimina cualquier confusión de última hora para que tu propuesta cumpla los requisitos.
Revisiones en equipo
Las propuestas ganadoras no se redactan de forma aislada.
Quizás, en un plazo corto, es posible que quieras solo escribir y enviar, pensando que este es el camino más eficiente. No cabe duda de que esta puede ser la forma más rápida de presentar una propuesta, pero disminuye de forma significativa tus posibilidades de presentar una propuesta ganadora.
En concreto, hacer una revisión del Equipo Rosa, te ayuda a reconducir de forma suave la propuesta que has planificado antes de redactar el texto.
Los mejores profesionales del mundo de las propuestas consideran que las revisiones de Equipo Rosa son clave y las más importante para el éxito final de tu propuesta.
Si te tomas el tiempo necesario para tener una reunión del equipo rosa y revisar el guion gráfico, las maquetas, la conformidad y la capacidad de respuesta antes de redactar el texto, estás preparando el terreno para una redacción eficaz en el siguiente paso.
Si tienes un calendario muy apretado, puedes tener la idea de no hacer algunas revisiones de los “equipos de colores”, no es recomendable, pero si lo haces, asegúrate de hacer siempre una revisión del equipo rosa.
Conclusión
Crear de forma eficiente una propuesta implica mucho más que la redacción.
Los pasos adicionales, desde la planificación hasta las revisiones de los equipos de colores te van a permitir maximizar los esfuerzos que has metido en tu propuesta y, al mismo tiempo, eliminar repeticiones innecesarias.
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