El Método Edding 1200, o la Revisión y Optimización Profesional de Propuestas

Mi primera “revisión de mejora de propuestas”
He oído en algún sitio que siempre recordamos la primera vez. Han pasado más de 20 años y recuerdo como si fuese ayer cuando me encargaron redactar mi primera propuesta. Fue después de una visita a un cliente en la que nos pidieron una oferta para hacer un diagnóstico de la situación de un departamento de informática.
A la salida de la reunión, el socio para el que yo trabajaba en una consultora me dijo “Prepara la propuesta”. No voy a entrar ahora en los detalles de cómo conseguí finalmente poner 20 o 30 páginas de propuesta encima de su mesa una semana más tarde. Lo que voy a contar es lo que ocurrió durante los días siguientes, lo que ahora llamamos “Revisión y optimización de la propuesta”.
Un par de días después de enviarle la propuesta para su revisión me la encontré devuelta encima de mi mesa con las notas de la revisión que había hecho el socio, o lo que yo denomino una “Revisión Estándar Edding 1200”, que se parece más a una escena sangrienta de las películas de Tarantino, que a la revisión de una propuesta de consultoría.

rotulador-edding-1200Para los que no lo sepan, los Edding 1200 son unos rotuladores de trazo grueso que vienen muy bien para subrayar, hacer llamadas de atención, y resaltar textos, pero no para dejar mensajes de cierta enjundia -más de 5 palabras- ya que su trazo es tan grueso que acaba por ocupar todo el espacio en blanco disponible en una hoja de papel A4 previamente impresa.
Revisión Estándar Edding 1200” son esas revisiones que hacía mi jefe en la soledad de su despacho, a última hora de la jornada laboral, y a toda prisa, tratando de corregir los errores de inexpertos como yo y darnos ideas “ganadoras” para mejorar la siguiente versión de la propuesta. Eran del tipo:
Texto tachado con una raya hecha con el Edding 1200 rojo, que traducido a lenguaje de consultor de una “big 8” de la época significa “quita lo tachado
Signos de interrogación de distintos tamaños escritos, como no, con el Edding 1200 rojo, que significan “¿Esto qué quiere decir?”. Aquí, el tamaño si importa, por tanto, el tamaño de la interrogación también tenía diferentes significados “No entiendo”, “No entiendo nada”, “¡Esto no hay quien lo entienda!”, y si son desmesuradamente grandes significan “te vas a enterar cuando hablemos
Palabras tachadas con un aspa, ni que decir tiene que con el mismo Edding 1200 rojo, que significan diferentes cosas según cada caso, por ejemplo: un error ortográfico, “no me gusta esa palabra, cámbiala”, y otros significados, que yo, como buen consultor y “experto en propuestas” debería ser capaz de adivinar
Párrafos enteros tachados de lado a lado con un aspa, que significan lo mismo que el apartado anterior, pero aplicado al párrafo
• Y frases y palabras cortasclarificantes” que parecían estar escritas en clave para que no se enterase la competencia, y ser más propias de un tahúr de naipes que de un socio de consultora. Eran del tipo “más”, “menos”, “quitar”, “ampliar”, “aquí no”, “cambiar”, …
Así, después de varias revisiones y alguna reunión corta de “reorientación estratégica de la propuesta” en la que mi jefe me daba las “claves para ganar” y el “precio ganador”, que según yo entendía eran “secretos de compañía”, porque ante mis preguntas, de novato, del tipo “¿Por qué?” las respuestas siempre eran las mismas “porque si”, conseguí tener la versión enésima de la propuesta de vuelta en mi mesa sin mancillar por el Edding 1200 rojo, con un post-it que decía escuetamente “imprimir, y enviar”.
REVISAR PROPUESTAS PARA MEJORAR Y GANAR MÁS CONTRATOS
Afortunadamente, las cosas han cambiado, y las revisiones hechas correctamente son la forma más eficiente de mejorar una propuesta. Vamos a ver en los próximos párrafos algunas ideas y recomendaciones sobre revisiones de propuestas hechas de forma profesional.
Cada revisión tiene tres etapas: preparación, revisión, e implementación, cada una de ellas con objetivos claramente diferenciados.
Las relaciones
Hay una serie de relaciones que debemos tener en cuenta entre los hitos de las etapas de la compra, los hitos de las etapas de la venta, los hitos de las etapas de la gestión de la oportunidad, y los hitos de realización de la propuesta, para hacer cada revisión de la propuesta en el momento adecuado.
Revisión Azul
Su principal función es revisar el plan de gestión de la oportunidad (capture plan) y validar la estrategia ganadora, haciendo foco en las acciones que vamos a realizar para posicionarnos como la oferta preferida por el cliente.
Revisión Negra
Se denomina de esta forma en referencia a las “Revisiones de sombrero negro” de “Seis sombreros para pensar” de Edward de Bono.
El objetivo es anticipar el comportamiento de los competidores en lo que tiene que ver con sus estrategias, y soluciones, para poner de relieve las fortalezas y debilidades comparativas de nuestra estrategia.
Revisión Rosa
Es una revisión de la organización de los contenidos de la oferta y los planes de redacción. Se lleva a cabo antes de empezar a escribir los borradores de los contenidos de la propuesta. Su propósito es asegurarse de que todo aquello que debemos escribir se va a escribir, está asignado a la persona más adecuada, y hay un plan de entregas perfectamente sincronizado.
Revisión Roja
Su propósito es evaluar el grado de foco que se pone en el cliente, la cobertura de sus requisitos, deseos y necesidades, y asegurar que la estrategia y solución propuestas se comunican de forma clara.
Revisión Oro
Su propósito es asegurar que la propuesta cumple con las normas y políticas internas –de tu compañía- en relación a riesgos, alineamiento con la estrategia del negocio y rentabilidad.
Revisión de lecciones aprendidas, también denominada forense o post-mortem
Es una evaluación completa y detallada de la propuesta como documento y del proceso seguido para crearla. Se realiza después de entregar la propuesta al cliente. Su propósito es mejorar los procesos, estrategias, métodos, habilidades profesionales y el conocimiento empresarial. Se puede hacer internamente y/o entrevistando al cliente una vez ganado o perdido el contrato.
Revisión pre-mortem
Es -junto con las revisiones forenses- la revisión más completa que se puede hacer a una propuesta. Y desde luego la más provechosa, ya que su objetivo es mejorar la propuesta una vez acabada, pero antes de entregarla al cliente, lo que aumenta las probabilidades de ganar. El método es el siguiente:
• Equipo pre-mortem.- el equipo que confeccionó la propuesta, o sus representantes más significativos, junto con un equipo de expertos ajenos a la propuesta hacen una revisión detallada de los pliegos de condiciones y de la propia propuesta.
Revisión de las 7 áreas que más importan a los clientes
Se somete a la propuesta a un cuestionario de preguntas agrupadas en los siguientes 7 capítulos:
o Cumplimiento.- ¿Se han abordado todos los requisitos especificados en la RFP y se han seguido todas las instrucciones?
o Sensibilidad.- ¿Recoge la propuesta de forma clara y directa todas las necesidades y deseos del cliente?
o Estrategia.- ¿Es obvio que la nuestra debe ser la propuesta elegida por el cliente?
o Enfoque Competitivo.- ¿Es obvio porque nuestra propuesta es mejor que las propuestas de los competidores?
o Calidad y Legibilidad de la Escritura.- ¿Está la propuesta escrita con foco en cliente, bien organizada, clara, y correctamente?
o Visualización.- ¿Los efectos visuales comunican claramente los principales puntos que queremos vender?
o Diseño del documento y las páginas.- ¿La propuesta da la imagen de ser profesional y fácil de evaluar?
Benchmarking de la propuesta.- Las respuestas del cuestionario se incorporan -garantizando el anonimato- a una base de datos (BD) de conocimiento de propuestas donde se comparan con:
o Más de 1000 respuestas a cuestionarios de evaluaciones anteriores.
o Clústers específicos en los que se comparan las respuestas al cuestionario con otras de la BD que pertenezcan al mismo sector del cliente y al mismo el sector del proveedor. Por ejemplo, comparar el cuestionario de respuestas de una propuesta preparada por un outsourcer de TI para un cliente del sector financiero solamente contra otros cuestionarios de la BD de outsourcers de TI para clientes del sector financiero
o Las mejores prácticas del mercado, que se actualizan periódicamente contemplando nuevos enfoques, técnicas y tendencias
En unas 24 a 48 horas se dispone de un informe personalizado que contempla:
o Diagrama de Kiviat (araña) organizado entorno a los 7 grupos de preguntas del cuestionario, con visualización comparativa valorada de:
 Mejores prácticas
 Media del sector o BD de referencia
 La propuesta del cliente
o Para cada uno de los ítems del cuestionario:
 Evaluación de la respuesta, y su explicación
 Cómo afectará al pensamiento del cliente
 Recomendación de mejora a introducir en la propuesta
 Ejemplo o ilustración de la mejora recomendada
Con este conocimiento disponible es sencillo, y rápido, conseguir la mejor versión de la propuesta antes de entregarla al cliente.
Conclusión
Disponer de métodos y técnicas probadas, procesos profesionales y una base de datos de conocimiento de propuestas nos ayudarán a hacer mejores propuestas cada día, y a convertir una propuesta segundona en ganadora en menos de una semana.

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Nota 1.- Es recomendable que cada tipo de revisión disponga de un equipo de profesionales de revisión específico, con perfiles especializados para cada tarea. Cada revisión debería estar soportada por procesos y cuestionarios que faciliten la realización del trabajo, de forma ágil, homogénea, sistemática y precisa, y facilitar su tabulación para incorporarla en el sistema de Gestión del Conocimiento de propuestas de tu compañía.
Nota 2.- Lo que he expuesto es un enfoque completo para propuestas de envergadura y complejidad media-alta. Cada organización deberá adaptar las ideas a sus propios procesos y formas de hacer, y al tamaño de la propuesta que deba realizar en cada momento.

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Shipley Business Development Lifecycle
El modelo de referencia de Desarrollo de Negocio de Shipley (Business Development Lifecycle™) recoge las etapas y actividades necesarias para disponer de un enfoque ganador profesional y probado. Nuestros clientes lo usan como base para crear sus propios métodos de desarrollo de negocio.

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