Los Básicos de Redactar Propuestas
Volver a lo básico
En menos de 15 días laborables 2023 será historia. En 2024 tendremos que mejorar nuestra mejor versión profesional.
Para muchos en el mundo de las ofertas y propuestas, puede que no sea necesaria una revisión completa de sus prácticas habituales de preparación de propuestas para ser más eficaces y ganar más contratos.
A menudo, un simple repaso de los aspectos básicos afinará tus aristas y mejorará tu habilidad de redacción de propuestas en general.
¿Cuáles son los aspectos básicos de la redacción de propuestas?
Por extraño que parezca, algunos de esos aspectos básicos no tienen nada que ver con la redacción. Estoy hablando de:
- Planificar;
- Revisar;
- Usar la gramática; y
- Manejar las palabras.
Vamos a dar un pequeño repaso a estos cuatro elementos básicos de la preparación de propuestas.
Planificar, planificar, planificar
Antes de que los que van a escribir pulsen una sola tecla, una propuesta requiere una enorme cantidad de trabajo. Da igual si tu empresa usa guiones gráficos (storyboards), maquetas (mockups) u otro tipo de plan de contenidos, planificar antes de escribir ahorra tiempo a largo plazo.
Planifica los gráficos, la asignación de páginas y los márgenes, para saber de antemano de cuánto espacio dispones para escribir cada sección de la propuesta.
A continuación, planifica las estrategias de cada sección, los temas ganadores, las necesidades de los clientes, etc.
Los planes de contenidos también te ayudan a detectar de forma rápida lagunas importantes. Si tu plan de contenidos está incompleto en una sección determinada, eso debería ser un indicador de que necesitas más información.
Una vez completado el plan de contenidos, vuelve atrás y compleméntalo. Inserta los siguientes elementos, en el orden aproximado que te indico a continuación:
- Inserta el enunciado del tema principal del storyboard.
- Identifica cada gráfico y señálalo en el espacio reservado.
- Enumera los puntos clave que se van a tratar.
- Redacta las action-captions para cada gráfico.
- Redacta cada uno de los enunciados temáticos previstos.
- Redacta el resumen de la sección y la introducción.
- Comienza a redactar el texto. Empieza por donde te sientas más preparado o cómodo.
El comienzo de un nuevo año es el momento perfecto para revisar las herramientas o plantillas de planificación de contenidos que utiliza tu organización a fin de prepararos para las próximas licitaciones.
Revisar, revisar y revisar
Otro paso vital al redactar propuestas es tomar el tiempo necesario para realizar las oportunas revisiones (equipos de colores). Aparta los ojos del papel y deja que otras personas le echen un vistazo. Tendrán una perspectiva más clara porque no han estado enfrascados en la redacción de la propuesta.
Además, las revisiones por equipos de distintos colores se centran en diversos aspectos de la orientación al cliente y la excelencia de la propuesta. Las revisiones de distintos colores:
- verifican que tu plan de contenidos se ajusta a tu estrategia de éxito;
- predicen la puntuación que el cliente otorgará a tu propuesta.
Las revisiones por equipos de color sirven como puntos de control de la calidad de los documentos de la propuesta y de su conformidad con las normas del cliente y las de vuestra empresa. Impulsan la excelencia de tu propuesta al mantener los problemas del cliente en el punto de mira y alinearse con las estrategias ganadoras.
Gramática, gramática, gramática
Al fin, un básico de la propuesta que implica escribir. Si quieres refrescar los conceptos básicos, nunca está de más repasar las reglas básicas de redacción. Coge el manual de estilo adecuado y échale un vistazo. Aunque sé que no a todo el mundo le gustan las reglas gramaticales y la retórica, la gramática incorrecta en una propuesta es una señal de alarma inmediata para los evaluadores.
Corrige la ortografía, la puntuación y la gramática. Esto consolida tu profesionalidad ante el cliente y minimiza las distracciones cuando los evaluadores leen la propuesta.
Palabras, palabras, palabras
De vez en cuando, todo el mundo necesita que le recuerden que debe analizar detenidamente su estilo de redacción y las palabras que elige.
- ¿Tienes tendencia a utilizar palabras largas o frases farragosas?
- ¿Se cuela jerga específica de la empresa en tus propuestas?
Una propuesta convincente y persuasiva usa palabras precisas, contundentes y descriptivas.
La mayoría de los evaluadores no leerán toda la propuesta. Leerán lo suficiente de una sección para asignar una puntuación y luego seguirán adelante.
Escribir de forma clara y concisa es vital para crear una propuesta ganadora.
Encabezamientos y títulos
Dado que los evaluadores no leerán todas y cada una de las palabras, el uso de encabezados informativos es otra habilidad esencial que deben tener los redactores de propuestas.
Revisa algunos de los encabezamientos de las propuestas que presentaste el año pasado.
- ¿Son títulos cortos y telegráficos o informativos?
- ¿Vinculan los encabezamientos anteriores una ventaja a una característica y citan discriminadores?
Deberían. Los encabezamientos informativos y específicos ayudan a los evaluadores a determinar inmediatamente el contenido de una sección y, a menudo, el beneficio para tu organización.
Conclusión
Mientras haces y cumples otros propósitos de principios de año, considera la posibilidad de volver a los fundamentos de la redacción de propuestas para que las ofertas de este año vayan más allá.
Próximos pasos
Si buscas otras formas tangibles de repasar los aspectos básicos, considera la posibilidad de seguir alguno de los talleres de redacción de propuestas de Shipley.
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