Toma de datos – Captura de requisitos

Cuando nos llaman para hacer consultoría de propuestas en muchas ocasiones la historia se repite: “Nos ha llegado un pliego de condiciones para un concurso y necesitamos ayuda para ganar el contrato”.

Después de dar las gracias por acordarse de nosotros empieza el proceso de exploración, en el que pretendemos ver el grado de preparación de nuestro potencial cliente para presentar una oferta y le hacemos preguntas como las siguientes:

  • ¿Sabíais que se iba a publicar el concurso?
  •  ¿Cuánto tiempo hace que estáis persiguiendo esta oportunidad?
  •  ¿Habéis participado o influido en la redacción del pliego?
  • ¿Habéis hecho una toma de datos?
  • ¿Qué datos tenéis del cliente y de la oportunidad?

 En muchas ocasiones las respuestas son vagas y poco concretas, y nos llevan a hacer una exploración más detallada de la situación.

Lo cierto, es que hay dos grupos de clientes potenciales, la mayoría, que son los que no han hecho bien los deberes y aunque han recogido algunos datos generalmente son insuficientes para redactar una propuesta ganadora, y un segundo grupo de clientes que hacen la “Toma de Datos”, captura de datos, recogida de requisitos, recogida de requerimientos, o como quiera que lo llame cada cual de forma muy profesional.

Las compañías con procesos potentes de desarrollo de negocio con los que pueden predecir sus futuros de ingresos de forma precisa dominan el arte de la toma de datos.

No importa el tiempo y los medios que le dediques a escribir una oferta, cuando la toma de datos es mala tu oferta siempre será mala, nunca ganará y lo peor de todo es que dejará mala imagen en el cliente.

Los problemas con la toma de datos son

  • No hay muchas personas que conozcan los métodos para hacer una toma de datos profesional aplicada a cada industria y situación particular
  • No se recoge la información necesaria ni se registra de una forma estructurada, no es fácilmente recuperable, ni se muestra de una forma organizada que facilite escribir la propuesta
  • Muchos métodos de toma de datos son demasiado complejos para una aplicación práctica eficiente, o son demasiado simplistas y no se adaptan bien a situaciones complejas y altamente competitivas.

Los buenos sistemas de toma de datos proporcionan procesos con una serie de pasos a seguir, método y procedimientos. Y sobre todo, ayudan a responder a preguntas como:

  • ¿Qué acciones me ayudarán a ganar?
  • ¿Qué estrategia debo utilizar?

Cuando se trata de posicionarse para ganar propuestas, y maximizar las probabilidades de ganar hacen falta dos cosas en la toma de datos

  1. Las estrategias correctas, las que funcionan en tu tipo de negocio y en la industria de tu cliente
  2. Un sistema de captura de datos o requisitos que sea completo, fácil de seguir, probado y adaptable a la problemática, tamaño y características de cada oportunidad.

APM ha desarrollado un enfoque muy práctico para hacer “Tomas de datos” con un conjunto de estrategias comprobadas, plantillas, checklists, herramientas, técnicas y soluciones. Nuestro propósito era formalizar nuestro entendimiento, acercamiento al problema y experiencia conectando los puntos y proporcionando una visión holística de la toma de datos, en lugar de usar la típica lista de la compra.

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