Solución al Caos de las propuestas (2 de 2)
Los expertos dicen que hay 3 problemas a evitar en el
“Caos de las Propuestas” y nos cuentan las formas de hacerlo.
La opinión de los expertos (del escrito anterior “Adiós al caos de las propuestas 1 de 2”).
Los expertos -que han pasado por cientos de propuestas y decenas de clientes- coinciden en tres problemas que afectan a la efectividad de los equipos de propuestas:
- se distraen con otras tareas;
- no hacen suficiente foco en el evaluador;
- los temas pendientes de resolver, se abordan demasiado tarde.
Vamos a ver estos tres problemas y sus soluciones más de cerca en los siguientes apartados.
1. Se distraen con otras tareas. Minimizar el caos de la gente
Esto se puede minimizar reduciendo las distracciones impuestas a los ingenieros y otros expertos en sus trabajos diarios.
Si un profesional está trabajando a tiempo completo en la solución propuesta no le distraigas con otras tareas, por ejemplo, pidiéndole que redacte la propuesta o que continúe haciendo en paralelo tareas de su actividad cotidiana.
2. No hacen suficiente foco en el evaluador
La solución es sencilla y pasa por reducir el caos de contenidos.
Esto requiere atención en varias áreas:
- Las soluciones deben desarrollarse y planificarse de acuerdo con criterios de cumplimiento y declaraciones de requisitos antes de la reunión inicial. Deja claro qué aspectos son acuerdos cerrados (inamovibles) y qué cosas están pendientes de precisar. También incluye la fecha límite para congelar asuntos clave, como por ejemplo el diseño. El plan debe ser SMART.
- Asegura un estilo coherente con expectativas claras desde el principio usando una guía de estilo interna. Reduce el número de escritores que proporcionarán contenidos.
- Enfoca a los revisores de requisitos dándoles un resumen de los mismos, y solicitando sus comentarios de mejora.
3. Los temas pendientes de resolver se abordan demasiado tarde
La solución pasa por abordar el caos de tiempo.
El caos de tiempo se reduce al abordar el caos de personas y el caos de contenidos.
Es clave ceñirse al cronograma o plan, en especial en lo que tiene que ver con los cambios tardíos a la solución y las revisiones periódicas.
La clave del éxito
La clave del éxito está en la eficiencia de la planificación inicial, el liderazgo y la disciplina.
La buena noticia es que gran parte de esta estrategia para evitar el caos de ofertas no cuesta nada en absoluto. La excepción es el coste de los recursos. Lo razonable es tratarlo como una inversión en negocios futuros, en lugar de un gasto operativo de la oportunidad actual.
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