RFPs – Opiniones de los que leen tus respuestas
Todos coinciden en los mismos aspectos clave: debes seguir las normas que te indican, sencillez, claridad, brevedad, indicar que has entendido la solicitud del cliente, contar qué y cómo lo vas a hacer, indicar el tiempo que usarás en resolverlo, mostrar los beneficios que obtendrá el cliente y cuándo.
Piensa en el que emite la RFP, es un consejo que siempre damos a los que responden a RFPs. Si bien los que responden ponen mucho esfuerzo en su trabajo, también lo hacen los equipos que evalúan las respuestas a las RFPs.
Ambas partes están gastando horas y recursos creando, enviando, y contestando a solicitudes de propuestas.
Hemos tenido acceso a un estudio en el que se pregunta a los creadores y emisores de RFPs por lo que buscan en las respuestas que reciben a sus RFPs.
Veamos a continuación las respuestas de algunos de ellos:
CEO.- Consultora de ofertas, propuestas y licitaciones
No reinventes la rueda cada vez que recibas una RFP. Debes guardar tus respuestas en una base de datos después de enviar cada oferta. De esa manera, puedes aprovechar el contenido de la base de datos y al mismo tiempo adaptar las respuestas a cada RFP en particular.
CMO.- Consultora de Marketing Digital
Cuando emito una solicitud de propuesta para un trabajo, necesito recibir un formato totalmente impecable en la respuesta o propuesta. Si voy a confiarle a alguien las claves de nuestra empresa, será mejor que entren de puntillas, hagan su trabajo y luego se vayan sin dejar un solo bit de datos fuera de su sitio.
Si envías una propuesta que está mal puntuada o mal formateada, ¿cómo puedo confiarte un trabajo?
Puedo parecer estricto, pero no puedo perder el tiempo monitorizando cada uno de tus movimientos. Necesito una empresa que demuestre que es capaz de hacer un trabajo impecable.
CEO.- Consultora de Comportamiento Empresarial y Marketing
Como psicólogo de comportamiento empresarial y marketing, permítame decirle primero que, si es lo bastante valiente y seguro de sí mismo como para preguntar, la mayoría de sus proveedores le dirán lo dolorosas que son sus RFPs.
Para clarificar lo que responden los que contestan a RFPs, responda usando un lenguaje conversacional. Usa oraciones sencillas con sujeto y predicado sencillo. Ten en cuenta que no eres un escritor, no te ganas la vida escribiendo libros, poesía o guiones de cine, por tanto, no trates de actuar como tal.
Gerente de Marketing y Ventas.- Consultora de Supply Chain
Las respuestas, ofertas o propuestas que ganan las RFPs son claras y concisas, y están respaldadas por narrativas sencillas y datos. Buscamos datos tanto anecdóticos como cuantitativos para decidir el éxito de la adjudicación. Si la respuesta a la RFP es clara y concisa, esto nos ahorra tiempo al revisar las pilas de respuestas a RFPs que recibimos. También…
- Haz que tus respuestas a RFPs sean fáciles de entender, directas e impactantes. Por motivos de control de calidad, mucha gente debe revisar y verificar la respuesta antes de enviarla. La gente quiere asegurarse de estar trabajando con las mejores organizaciones para llevar a cabo su misión.
- Ten un presupuesto claro y un cronograma. Asegura que tu presupuesto coincide con tus entregables. Crea una línea de tiempo para el proyecto y muestra lo que esperas obtener cada semana, mes, etc.
- Cumplir con los requisitos de formato que solicita la RFP. Muchos emisores de RFP tendrán requisitos de formato específicos, que pueden incluir entre otros: método de impresión específico, solo una hoja, cierto tamaño de fuente, número máximo de palabras, formularios que se deben usar para responder a partes específicas de la RFP, etc. Un simple error de formato puede descalificarte.
CMO.- Leader internacional en Mobile App Development
Una RFP, para que sea efectiva, debe dar una visión general de alto nivel de tu empresa. Esto incluye responder: qué productos y servicios ofrece tu empresa, quiénes son los principales interesados en esta oportunidad, en qué sector o mercado opera y, lo que es más importante, por qué existe tu empresa y qué problema o asunto está tratando de resolver.
CEO.- Proveedor de VOIP
El trabajo reciente relevante es importante. Debido a que todo lo que tiene que ver con Internet siempre está cambiando, necesitamos saber que usted comprende las mejores prácticas usadas hoy en día … no las mejores prácticas de hace cinco años.
Los errores de ortografía, puntuación y gramática afectan nuestra decisión. Las primeras impresiones son importantes, por lo que nos aseguramos de que cada respuesta a nuestras RFPs pueda cumplir con nuestros estándares de calidad.
Fundador y Managing Director.- Productora de Videos
La propuesta perfecta trata de satisfacer a cada tipo de personalidad diferente de los componentes de la mesa de toma de decisiones: la confianza y una definición clara de las soluciones para la alta dirección, storytelling para los creativos, líneas de tiempo para la gente orientada al proceso, números para los financieros, y un formato cuidadoso para la gente de compras y aprovisionamiento. Haz esto y ganarás cada vez más RFPs.
Project Manager.- Multinacional de Real State Project Management
¡Los gráficos realmente ayudan! Entendemos que hay mucha información que suministrar, pero las narraciones largas pueden ser engorrosas y hacer que la respuesta a la RFP sea desalentadora. Las propuestas que transmiten información de manera creativa son más dinámicas y, por lo tanto, el lector está más involucrado en el contenido real.
CEO.- Consultora de diseño empresarial
La mayoría de los proveedores con los que he interactuado en los últimos 15 años han utilizado respuestas precocinadas en todas las RFPs, y han respondido a todas las empresas que les invitaron a licitar. Claro, es comprensible utilizar respuestas estándar para algunas preguntas que se hacen en las RFPs, pero esta no debe ser la estrategia utilizada para todo lo que se responde.
Rara vez veo que los proveedores se tomen el tiempo necesario para investigar mi negocio y ajustar sus respuestas para que sean más específicas y significativas. Cuando un proveedor proporciona respuestas que parecen escritas específicamente para mi compañía, esto captura mi atención.
Presidente.- Estudio de arquitectura y obras públicas
Esta estrategia funcionó en una operación de venta muy competitiva en un proyecto de 300 millones …
- Haz tus deberes y entrega a tiempo
- Usa la información y conocimiento de tus investigaciones para ayudar a los objetivos del cliente “sus objetivos”, no a tus objetivos particulares
- Confirma «sus objetivos» con tu equipo de venta y desarrollo de negocio
- En la carta de presentación, transmite alto y claro que has escuchado todo lo relacionado con sus necesidades
- Pon el nombre de cada destinatario en la carta de presentación para personalizarla. Si has hablado con el evaluador de las respuestas a la RFP, agrega una nota escrita a mano en la carta de presentación
- En el resumen ejecutivo, repite «sus objetivos» nuevamente e incluye un sentido de urgencia. Por ejemplo, si actúan ahora, pueden adelantar sus proyectos pendientes
- Dentro del cuerpo de tu respuesta a la RFP, siempre reitera las preguntas de tu cliente, seguidas de tus respuestas
- Trata cuidadosamente cómo gestionarás el proyecto para alcanzar «sus objetivos» a lo largo de tus respuestas a la RFP.
- Trata de conseguir tiempo para editar tus respuestas a la RFP.
¿Quieres impresionar en tu próxima respuesta a una RFP? Habla con nosotros.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante fácil”.
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