Revisar la propuesta ¿Quién, cómo, cuándo?

 Revisar una propuesta antes de enviarla es clave si quieres ganar

La mayoría de nosotros sabemos lo importante que es revisar la propuesta para garantizar una solución concisa y bien escrita para nuestros clientes.

Sin embargo, estas revisiones pueden volverse difíciles e ineficaces si no tenemos cuidado.

En una mesa redonda con clientes de Shipley, se nos hicieron muchas preguntas sobre cómo realizar revisiones efectivas. Pero, con mucho, la pregunta más repetida fue «¿a quién invito?»

¿La respuesta? Depende del tamaño, el alcance y la complejidad de la oportunidad, así como del tamaño y la misión de tu organización. Las revisiones deben adaptarse al entorno, al tamaño y a la complejidad de la oportunidad.

¿Por qué es importante invitar a la gente adecuada?

Invitar a las personas adecuadas a las revisiones es uno de los aspectos más importantes para llevar a cabo una revisión de éxito. La mejor práctica sugiere invitar a la gente adecuada, en lugar de invitar a la gente disponible. Recuerda, tienes un contrato que ganar. Ahorra tiempo y dinero usando a la gente adecuada para cada tipo de revisión, da igual que tu compañía u oportunidad sea grande o pequeña, te juegas ganar.

Tamaños de propuestas. Pesadas, livianas, usuales

Hay propuestas pesadas en las que colaboran más de 50 profesionales de diferentes países y culturas, y trabajan en ellas durante 12 a 18 meses.

Otras son más livianas y las crea una persona con dedicación parcial en el transcurso de una jornada de trabajo o menos.

La mayoría, las que vemos casi todos los días, dependiendo del sector, están entre pesadas y livianas, las podríamos denominar “usuales”.

Hoy vamos a echar una ojeada, a las revisiones que debe pasar una propuesta pesada, luego haremos lo mismo con una propuesta liviana, y para acabar veremos una usual, la que te vas a encontrar con más frecuencia.

Revisar propuestas pesadas

Una propuesta pesada tiene un máximo de 7 tipos de revisiones distintas. Son las siguientes:

  • Revisión azul. Para evaluar nuestro conocimiento del cliente y la oportunidad
  • Revisión de sombrero negro. Para evaluar posibles soluciones y estrategias a seguir
  • Revisión rosa. Para revisar storyboards y planes de escritura
  • Revisión roja. Para predecir la valoración de la propuesta
  • Revisión verde. Para revisar precios
  • Revisión oro. Para confirmar que tu oferta tiene beneficios y riesgos aceptables
  • Revisión de sombrero blanco. O revisión de lecciones aprendidas, trata de conseguir ideas para mejorar y ganar futuras oportunidades.

Algunas de estas revisiones solo se realizan una vez durante el proceso de crear la oferta. Sin embargo, otras, como las de color azul, y verde, se suelen llevar a cabo varias veces según avance o cambie la evolución de la propuesta y la oportunidad.

En cuanto a la pregunta ¿a quién invitar? Cada revisión tiene su “equipo base” de revisores, donde podemos encontrar gente de desarrollo de negocio, de operaciones, expertos en productos, servicio y sectores, profesionales independientes, expertos en el mercado y la competencia, SMEs, arquitectos de soluciones, especialistas senior, gente de costes, de legal, expertos en precios, financieros y todo un conjunto de jefes y directores de ventas, de operaciones, de la oportunidad… hasta llegar, en ocasiones, al gran jefe, el CEO.

Revisar propuestas livianas

Por lo general, se usa para vender commodities. Sueles tener a tu disposición un modelo estándar en el que solo hay que cambiar el nombre del cliente y pequeñas características del producto o servicio que vas a vender.

Los precios te los da un departamento de precios, los sacas del tarifario en vigor, o de una lista de precios por jornada y por categoría.

Para finalizar, añades -al final del documento- la letra pequeña con las condiciones de contratación, capítulo que habrá escrito -en su día- algún abogado del departamento jurídico o legal.

Justo antes de enviarla, la revisa tu jefe que es el que la aprueba y, si le hace sentido, te admite algún descuento menor.

No hay mucho más que decir sobre estas ofertas o propuestas.

Revisar propuestas usuales y a quién invitar

Se trata en muchas ocasiones de propuestas cuya fabricación dura entre uno y tres meses.

Normalmente se hacen las siguientes reuniones:

  • Inicio de proyecto. Para compartir información y documentación sobre el estado de la oportunidad, el cliente, la competencia, decidir la estrategia a seguir y crear el plan de acción
  • Reuniones de seguimiento. Cada semana o dos semanas, para revisar el grado de avance de la propuesta y el estado de la oportunidad (cliente, oportunidad, competencia) y aspectos internos como costes, plazos, precios, equipo de proyecto …
  • Revisión(es) final(es). Sobre la propuesta ya finalizada revisar: cumplimiento con los requisitos de la RFP, sensibilidad con las necesidades y deseos del cliente, persuasión, estrategia para ganar, capacidad competitiva, calidad de la escritura (edición y legibilidad), visuales y diseño del documento.

En cuanto a la pregunta ¿a quién invitar? Aquí, el aforo es menor que en las propuestas pesadas. A la reunión de lanzamiento deben asistir todos los que tendrán algo que ver durante el ciclo de vida de la oportunidad/propuesta, desde desarrollo de negocio hasta gente de legal (condiciones de contratación) y finanzas (precios, costes, riesgos y márgenes), pasando por expertos en productos, servicios y soluciones.

En las reuniones de seguimiento deberán estar el responsable de la propuesta, el responsable de la oportunidad, los SMEs, los arquitectos de la solución, los redactores de la propuesta -si hay más de uno- un representante de legal un representante de finanzas y un experto en propuestas, si es una figura disponible.

En la reunión final se incorporan al menos los CXO de ventas, de operaciones, o de las unidades de negocio involucradas, de legal y finanzas.

Conclusión

Con lo que he comentado sobre las propuestas más usuales podrás hacer revisiones dignas y efectivas. Sobre las livianas, no hay mucho más que decir. En cuanto a las pesadas, queda aún mucha tela que cortar, si quieres más detalle me puedes escribir a mariano.paredes@shipleywins.es

Mi profesor de marketing del IE, decía sobre marketing, y yo lo digo sobre propuestas “Ni siempre, ni nunca, ni todo, ni nada”. Recuérdalo y aplícalo ya que en la mayoría de los casos tendrás que hacer algo a la medida de tu empresa y de la oportunidad en curso.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante fácil.

Si quieres recibir notas de propuestas y desarrollo de negocio en tu correo electrónico, envíame un email a mariano.paredes@advancedpm.es

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