Reuniones de inicio de propuesta virtuales

Hoy es el día 33 de confinamiento en Madrid, desde donde suelo escribir. Aunque cuando no estoy en clientes hago mucha actividad profesional desde casa y estoy acostumbrado, empiezo a añorar las salidas matinales y nocturnas a pasear a Shira, la perrita de mi hija.

Cosas de los hijos, se van a vivir con sus parejas, se llevan a la perra que al principio no querías en casa y ahora la echas de menos …. Pero ¿cuándo se van a llevar los libros y ropa que se dejaron aquí?

Reuniones de inicio de propuesta virtuales

Las comunidades y las empresas buscan formas de frenar la propagación del COVID-19 a través del distanciamiento social, por lo que muchos trabajan desde sus casas. A pesar de estos cambios en el lugar de trabajo, aun hay solicitudes de propuestas, RFPs y de otros tipos y, debido a ello, seguimos escribiendo propuestas.

Lo que esto quiere decir es que algunas personas gestionarán o participarán en un equipo virtual por primera vez. Trabajar con un equipo virtual puede sonar intimidante, pero la mayoría de las mejores prácticas siguen siendo las mismas, las hagas en el escenario que las hagas.

Una mejor práctica de una propuesta ganadora es hacer una reunión de inicio de propuesta efectiva, un “Proposal kickoff meeting” para los más internacionales.

Da igual que estés trabajando en una propuesta como jefe de equipo de propuestas, redactor, experto en la materia, o seas otro tipo de participante, entender las mejores prácticas de una reunión virtual de inicio va a ayudar a mejorar la productividad durante el desarrollo de la propuesta.

Objetivos de la reunión de lanzamiento virtual

Uno de los objetivos más importantes de una reunión de lanzamiento es iniciar las tareas de la propuesta. Una reunión inicial presencial o virtual debe poner a todos los participantes en la misma página en relación a la oportunidad.

Debes invitar al comercial, al responsable de preventa para que informen de primera mano al equipo de propuesta sobre los deseos, las necesidades y los problemas del cliente. Conocer los asuntos clave del cliente antes de escribir una propuesta fomenta la escritura centrada en el cliente y una propuesta más efectiva.

Trata de “reunirte” por teléfono o video-conferencia, unos días antes y de forma individual, con los que vayan a participar en la reunión de lanzamiento, para recopilar preguntas, inquietudes o dudas que tengan. Si varias personas tienen las mismas preguntas sobre la oportunidad, el jefe de la propuesta debe abordar las preguntas en detalle durante la reunión. Recoger información, dudas y opiniones antes de la reunión inicial ahorra tiempo durante la reunión.

Dado que trabajar desde casa conlleva distracciones adicionales, mantener las reuniones cortas debería ser una prioridad.

Si bien los objetivos anteriores se aplican a todas las reuniones de lanzamiento, los jefes de propuestas también deben asegurarse de que todos los miembros de un equipo virtual tengan las herramientas que necesitan:

  • ¿Todos tienen acceso al software de colaboración adecuado?
  • ¿Todos entienden la estructura de archivos y carpetas donde está el material repetitivo y otros materiales copiables esenciales?
  • ¿Hay información relevante sobre las herramientas y métodos de redacción de la propuesta en los paquetes de trabajo asignados a cada colaborador?

Una reunión inicial debe crear las bases para operar como un equipo unificado. Sin embargo, el jefe de la propuesta aún debe planificar tareas a lo largo del cronograma para conectarse con los miembros del equipo.

El trabajo virtual de cualquier tipo puede aislar a cualquiera. Cuando diferentes secciones de la propuesta son escritas por diferentes autores de forma aislada, el producto final no es coherente. Mantén reuniones breves a diario para asegurar de que todos estén en la misma página, entiendan al cliente y puedan crear una propuesta coherente.

Debilidades de las reuniones de inicio de propuestas virtuales

Si bien trabajar desde casa tiene sus beneficios, como ropas más cómodas y relajadas, hay algunas dificultades para hacer propuestas en un entorno virtual.

A menudo, no hay un método definido para hacer una propuesta de forma virtual. Sobre todo, en empresas que están a la vez tratando de mitigar una pandemia como el COVID-19. Es posible que hayas pasado, sin aviso previo, al trabajo virtual, con poca o ninguna capacitación. Si eres el gerente de la propuesta:

  • define el proceso durante la reunión inicial;
  • incluye información en la documentación inicial que defina con claridad las líneas de autoridad, el cronograma y las reglas básicas.

Al definir el proceso en la reunión de inicio preparas al equipo de la propuesta y puede ayudar a calmar cualquier preocupación de los potenciales debutantes.

Otro posible fallo de la gestión de propuestas virtuales es que pueden no quedar claras las consecuencias de finalizar, y por tanto entregar, las tareas fuera de plazo. Una buena práctica que combate esto es comunicar con frecuencia los calendarios y compromisos de entrega.

Junto con las reuniones periódicas fijadas, envía por correo electrónico el calendario de la propuesta cada semana con los detalles de progreso de cada persona o departamento, siendo muy claro en los retrasos.

Comunicar el calendario a todo el equipo debe presionar a los miembros más retrasados ​​para que hagan un esfuerzo y se pongan al día. Hacer esto disuade a los miembros del equipo de excusas por retrasos en sus tareas, ya que el calendario se ha dejado explícitamente claro.

Conclusión

Algunos pueden argüir que nada es mejor que comunicar cara a cara, pero hay formas de hacer que los equipos virtuales funcionen. Una propuesta efectiva comienza con una reunión de inicio efectiva. Las mejores prácticas, como dar las herramientas necesarias y sobre-comunicar el calendario, ayudan a crear un equipo unido listo para crear una propuesta ganadora.

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