Redactor de Propuestas ¿Solo ante el peligro?

Redactor de Propuestas ¿Solo ante el peligro?

Los retos y soluciones para crear propuestas con recursos limitados.

Después de una visita de ventas o una presentación el paso siguiente suele ser que el cliente te pida una propuesta formal.

Una buena propuesta deberá ser permeable a los intereses del cliente y aportar una estrategia capaz de ganar el contrato.

Los equipos de desarrollo de negocio y propuestas de las empresas de élite tienen los recursos para crear propuestas de éxito y abrir oportunidades de negocio muy suculentas.

Lo malo es que no todos tenemos acceso un equipo de especialistas en hacer propuestas. A pesar de que hay algunas ventajas en tener un equipo pequeño y fácil de controlar para perseguir oportunidades, el proceso de hacer propuestas medianas o grandes, bien hechas, es muy complejo. Esas propuestas son más difíciles de hacer en un entorno de pocos recursos.

Hay muchas razones por las cuales esto es cierto. La buena noticia es que ya hay herramientas y técnicas, al alcance de casi todos, que hacen posible que empresas pequeñas hagan propuestas de la misma calidad que las que hacen las más grandes.

¿Cuáles son los retos?

  • Poca dirección y lenta.- Puede ser que haya pocos directores, gerentes y jefes de equipo para todas las cosas que hay que hacer. A menudo, no tienen tiempo, y a veces ni experiencia, por eso no hacen suficiente crítica constructiva. Por otro lado, en entornos de pocos recursos no disponen de los métodos, técnicas y herramientas adecuados. En muchos casos, la falta de especialización, experiencia y mala gestión del tiempo es lo que les lleva a un mal reparto de las tareas y mala planificación.
  • Dificultad para seguir las mejores prácticas.-  Por ejemplo, la falta de experiencia en el equipo de propuestas a menudo lleva a que hacer una revisión de la calidad de la propuesta sea imposible. Una revisión de propuestas de calidad que debe servir para garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente. Un equipo de propuestas de calidad debe crear una agenda clara desde el inicio, indicando quién es responsable de qué papel, con el fin de poder realizar revisiones constructivas.
  • Indecisión sobre la decisión de ofertar o no ofertar.- Sin un equipo de desarrollo de propuestas funcionalmente completo, es difícil decidir de forma temprana si hacer una propuesta o descartar la oportunidad. Puede ser que los datos necesarios para tomar una decisión estratégica sobre ofertar o no ofertar no estén disponibles, así como otras herramientas de ayuda, como la documentación sobre lecciones aprendidas, porque no existe el hábito de recoger esa información después de acabar cada licitación.
  • Experiencia limitada.- Una organización con pocos recursos casi nunca dispone de los mejores expertos para ayudar a escribir las propuestas. Estos equipos tienen presupuestos muy limitados para:
    • el desarrollo de propuestas,
    • posicionarse para una oportunidad futura, o
    • reunir la  inteligencia y conocimientos necesarios antes de que se publique una licitación.

Del mismo modo, tampoco es bueno tener un escritor de propuestas con poca de experiencia o conocimientos en la materia de lo que pide el cliente, ya que obstaculizará la habilidad del equipo para explicar los beneficios de sus servicios a los clientes.

¿Cómo hacer que funcione?

Hay algunas cosas que los que tenemos pocos recursos podemos hacer:

  • Participar en cursos y talleres formativos.- Las compañías con pocos recursos deben alentar a su personal a participar en talleres y otras experiencias formativas. Quizá no puedan hacer todo el gasto de una sola vez, pero poco a poco, eligiendo bien las materias, los resultados acaban por llegar.
  • Participar en grupos de interés.- Crear iniciativas internas y participar en foros como los círculos de calidad en Calidad Total TQM).
  • Probar herramientas y técnicas.- Investigar, identificar y probar herramientas y técnicas nuevas. A veces es tan sencillo como dedicar un poco de tiempo a navegar por internet, hablar con otros colegas, o ver que hacen en otras disciplinas en la propia empresa. Con un pequeño conjunto de buenas técnicas aprenderán y mejorarán en el desarrollo de propuestas para atender los problemas del cliente y guiarle a través del proceso de selección.
  • Recibir ayuda externa.- Un consultor o asesor experto en propuestas proporcionará métodos, y herramientas, experiencia y sentido común, evitara pérdidas de tiempo y ayudará a dar un salto de calidad. En definitiva acelerará el proceso de capacitación. Y su precio se amortiza al ganar la primera propuesta de esta nueva etapa. Esto suele ocurrir entre el tercer y sexto mes de su colaboración.

Usar herramientas y estrategias de desarrollo de propuestas probadas y contrastadas. Hay una razón por la que las personas prefieren usar métodos reales y probados que funcionan, les ayudan a crear propuestas centradas en el cliente que casi siempre ganan.

Al descubrir cómo combinar las estrategias de ventas y las estrategias de propuestas, las empresas pueden mejorar sus métodos y procesos de desarrollo de propuestas y hacerlos de manera más eficiente a pesar de su falta de recursos.

Los desarrolladores de propuestas afrontan muchos desafíos, y más en entornos de pocos recursos. Pero esos desafíos se pueden ganar capacitando y optimizando el uso de los limitados recursos disponibles. El resultado final es que la tasa de propuestas ganadas mejora día a día.

Resumen

Si no trabajas en una de las grandes, donde los medios y materiales siempre están al alcance de cualquier oportunidad que se quiera ganar, el camino será más largo.

Con un buen plan podrás formar a la gente que hace propuestas, crear bases de datos de contenidos, y rodearte, por un tiempo, de expertos externos para que te aporten técnicas, experiencia, herramientas y métodos de trabajo eficaces que te ayudarán a ganar más contratos.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

Para seguir mejorando en gestión de oportunidades, propuestas, y ganar más contratos:

Puedes contactar con nosotros en mariano.paredes@shipleywins.es

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