PWR – Proposals War Room … y más allá

¿Sigues haciendo propuestas “as usual” o has empezado a incorporar nuevos enfoques? CANVAS, empathy maps, scrum, innovación disruptiva, MVP y otros similares te están esperando.

Empiezas a escribir tus propuestas a partir de las notas de las reuniones con el cliente, lo que dice la RFP, y la descripción de tus servicios o por el contrario usas herramientas como CANVAS, empathy maps, técnicas agile o scrum, innovación disruptiva, MVP y otras similares.

Propuestas “as usual”

No me sirve que me digas “En mi empresa, en la mayoría de los casos, las propuestas las hace una sola persona de principio a fin”, “Con una semana de plazo, o me pongo a escribir de inmediato o no llegamos” u otras frases similares acuñadas en las trincheras de las propuestas y el bid management.

Y no me sirven esas excusas porque yo también he pasado por ellas y al final siempre ocurre lo mismo, llegan las crisis, los nervios, las prisas, y los “déjalo así y entrega como puedas”.

Ya sé que en tu empresa, como en la mayoría, hay:

  • un vendedor o desarrollador de negocio que sabe cosas del cliente y de la oportunidad, que no comparte contigo porque no tiene tiempo, porque no sabe lo que te tiene que transmitir y, sobre todo, porque no le pones fácil el que te de esa información. Como resultado te toca inventar y suponer cosas. Ambos son malos compañeros de viaje;
  • un experto, arquitecto o ingeniero de soluciones que no siempre entiende lo que le pides, y mucho menos lo que esperas que te entregue. Al final te da un documento técnico, que solo entienden otros técnicos, que casi siempre describe el producto y casi nunca sus discriminadores. Como resultado te toca reescribir la solución asumiendo el riesgo de escribir tonterías o cosas que no serán realizables en tiempo, calidad y coste si tienes la suerte de ganar el contrato;
  • alguien que se encarga del cálculo de costes y precios, que de nuevo  suelen estar poco o mal informados, que poco o nada saben de cómo van a actuar tus competidores. Ahí es donde empieza tu travesía del desierto para recoger firmas y descuentos que te permitan poner un precio lo más cercano posible a ese “precio-ganador” que en petit-comité te ha filtrado el comercial;
  • quizá trabajes para una multinacional, entonces aparecerán los de riesgos, que, a la que te descuides, recomendarán no pujar por ese proyecto porque no cumple con las políticas de riesgos corporativas. Y tú, sin enterarte te has pegado cuatro o cinco días sin dormir para finalmente tener que tirar todo el trabajo por la borda. Y para terminar;
  • en algún momento aparecerá tu jefe, el director comercial, el director financiero, el director técnico, el director de operaciones, el director de delivery y si la propuesta es estratégica el director general.  Harán una revisión muy digna de tu propuesta. Seguramente lo harán cada uno por su cuenta, te darán ideas brillantes, tacharán párrafos con el rotulador rojo, y te dejarán la propuesta como una película de Tarantino. Eso sí, dispondrás de 24 horas y, si tienes suerte, del fin de semana, para rehacer el pastiche que te han organizado.

Finalmente entregarás una propuesta mala o mediocre, como siempre, a la espera de que las estadísticas te sean favorables y esa propuesta sea una de las tres que ganas de cada diez que presentas.

Como te decía más arriba, esta película ya me la sé, he sido su protagonista en muchas ocasiones.

Lo que quiero ahora es contarte otra película que seguramente tenga un final feliz, sobre todo para ti.

La sala de guerra de las propuestas

Qué pasaría si tuvieses una sala, que no hace falta que sea muy grande, en la que podrías colgar de las paredes:

  • un canvas o lienzo con las cosas que quiere o necesita el cliente. Te puedes reunir una hora con el comercial y pegáis unos cuantos post-its donde corresponda;
  • un empathy map con las características del cliente. El comercial te podría echar una mano para pegar otros cuantos post-its y así sabrías que le gusta o no le gusta, interesa o no interesa a tu cliente;
  • un mapa comparativo de los competidores que tu comercial se ha encontrado en el cliente. Seguramente, el comercial, si prometes que no le vas a quitar más tiempo, te pueda ayudar en otra media hora a identificar el DAFO de cada uno de ellos y, si es listo, te dará una aproximación de precios;
  • un canvas de la solución que recoja lo que realmente quiere ver, o necesita tu cliente junto con vuestra estrategia para ganar. Seguramente el arquitecto de la solución te puede ayudar a pegar otros cuantos post-its y tomar nota de lo que tiene que escribir como parte de la oferta;
  • los de costes, precios y riesgos pueden echar una ojeada a tu sala de guerra y hacer una primera aproximación a la vista de lo que allí se encuentren. Lo cierto es que allí está todo lo que necesitan para echar sus cuentas;
  • puedes invitar a una sesión de revisión a todos los CXOs que sean necesarios, pero mejor que asistan juntos a la misma sesión. Si les anticipas un pequeño borrador con info de la oportunidad, una agenda de trabajo y un resumen, no más de 5 páginas, de lo que se van a encontrar en tu sala de guerra, en media hora les habrás hecho una presentación, y en otra hora de brainstorming dirigido les habrás sacado todas sus, dudas, pegas y recomendaciones;
  • ya solo te queda cambiar unos cuantos post-its de sitio, añadir los de las recomendaciones de los CXOs y quitar los que no te han aprobado.

La propuesta está hecha, ya solo queda ponerla en español.

La fábrica de propuestas

Ya puedes empezar a escribir tú propuesta, como siempre o mejor.

Mejor significa usar técnicas agiles como SCRUM o similares. Para no entrar en detalles se trata de:

  • preparar lo antes posible un borrador de propuesta, que si me apuras puede ser hasta un boceto detallado. En uno o dos días lo tendrás hecho. A eso, los de SCRUM lo llaman un sprint;
  • hacer una revisión rápida en una reunión con los CXOs;
  • llegar en la siguiente iteración a una MVP (minimun viable proposal);
  • compartir la MVP con tu cliente para que te de feedback antes de preparar la versión definitiva;
  • convertir el MVP en la versión definitiva. Aquí es donde cuidarás la redacción, pondrás los precios finales, añadirás las credenciales ganadoras e incorporarás las versiones de calidad de los gráficos.

Y colorín colorado…

Ya puedes enviar tu propuesta al cliente. Puedes estar orgulloso, has hecho una propuesta ganadora en muy poco tiempo.

Llegados a este punto, si has estado atento al contenido de este documento, te preguntarás ¿Y qué hay de la Innovación Disruptiva que comentabas en el párrafo del principio?

La innovación disruptiva no siempre te va a hacer falta. Cuando sea necesaria seguramente estés ante una propuesta de cierto calado y tendrás que dedicar un tiempo extra utilizando las técnicas adecuadas para que tu solución adquiera ese aspecto diferente que la haga ganadora ante otras soluciones iguales o similares. Por eso lo de disruptiva.

Parafraseando a Michael Porter, el padre de la estrategia de negocios moderna, “La estrategia ganadora no es ser el mejor, consiste en ser diferente a los ojos del cliente. Significa la selección deliberada de un conjunto de capacidades o funcionalidades estratégicas que te permitan entregar una mezcla única de valor”.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

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