Acabo de leer una encuesta sobre evaluadores de propuestas, papel que me toca jugar en ocasiones. El propósito del estudio de título “Lo que prefieren los evaluadores” es descubrir lo que les gusta y no les gusta a los evaluadores de propuestas y como toman sus decisiones. Vamos a ver a continuación algunos ejemplos:
Resumen Ejecutivo
A los evaluadores les gustan los Resúmenes Ejecutivos y piensan que son clave en una Propuesta Ganadora. El Resumen ejecutivo dice al lector lo que está a punto de ver en el resto de la propuesta, y les predispone a aceptar mejor lo que van a leer a continuación que es la “Propuesta Formal”.
Todos los encuestados respondieron que leen el Resumen Ejecutivo antes de entrar en los detalles de la propuesta. Algunos solo leen los resúmenes del inicio de los capítulos y de las secciones que no les interesan o que no tienen que evaluar.
Esto hace que los resúmenes de capítulos y secciones sean el sitio ideal para dejar tus mensajes estratégicos y de valor, tus temas ganadores.
Matrices de cumplimiento y referencias cruzadas
A los evaluadores les gustan las referencias cruzadas, les ayudan a ver en que parte de la propuesta están cubiertos los requisitos de los RFPs. En las propuestas largas, que responden a pliegos de condiciones o RFPs complejos esto es obligatorio si no quieres que te descalifiquen. Los evaluadores buscan en las matrices de cumplimiento y referencias cruzadas los asuntos que les interesan y quieren encontrar rápido y de forma precisa donde están los detalles que buscan.
Esto les ahorra tiempo. Y también indica que tú has hecho un buen trabajo.
Propuestas consistentes y bien organizadas
A los evaluadores les gustan las propuestas bien organizadas y coherentes. Esto va más allá de seguir simplemente el esquema indicado por la RFP. Esto significa que las subsecciones deben estar bien organizadas y ser coherentes en toda la propuesta. Una propuesta sistemática y bien preparada indica que el proveedor será ordenado, preciso y eficiente en la ejecución del contrato.
Propuestas Alternativas
A los evaluadores no les gustan las propuestas alternativas. Esto indica a los evaluadores que el proveedor no está realmente preparado para cumplir con los requisitos que el cliente ha solicitado. Los evaluadores encuestados dijeron que no leyeron las propuestas alternativas a fondo.
Por supuesto, si el cliente ha pedido de forma expresa una alternativa a la solución solicitada en la RFP, entonces es obligatorio proporcionar una. Pero en la mayoría de los casos, si has esperado hasta última hora para dar una solución alternativa, entonces seguramente sea demasiado tarde. Hazlo antes, meses antes de que la RFP sea una realidad.
Resultados y entregables
A los evaluadores les gusta ver los elementos entregables. En otras palabras, lo qué vas a producir como consecuencia de la labor que harás. Detallar y describir los entregables dice a los evaluadores que sabes el alcance total del contrato; les da la sensación de confort, de que lo tienes todo bajo control.
Muchas RFPs solicitan esta información. En cualquier caso, cuando incluyes los entregables del contrato estás diciendo al evaluador que sabes exactamente lo que exige el contrato y lo que debes entregar.
CVs
Cuando se trata de CVs esto es lo que el estudio indica que los evaluadores consideran importante (en orden de importancia):
- Experiencia
- Educación
- Publicaciones
- Patentes
- Afiliaciones profesionales
Material de soporte
Los evaluadores consideran valioso y útil el material de soporte. Los evaluadores entienden por material de soporte o respaldo información técnica no mostrada específicamente en la propuesta, pero que apoya su enfoque. El material de marketing, sin embargo, no suele ser bien recibido.
Pero el material tiene que ir al final de la propuesta; no trates de meterlo en la propuesta si no encaja con el formato o el contexto.
Y esto es lo evaluadores encontraron más irritante (en orden de importancia):
- Las propuestas que son demasiado prolijas
- Propuestas de pobre calidad, gráficos descoloridos o poco claros, errores de ortografía y errores tipográficos, mala calidad del material o de las copias, etc.
- Mala respuesta a los requisitos de la RFP
- Mal enfoque para resolver el problema
- Requisitos no tratados o tratados de forma deficiente, inexactitud de los datos, etc.
Es interesante observar que las dos primeras tienen que ver con la facilidad de lectura, legibilidad de la propuesta y no con el contenido.
Estos resultados no te dicen cómo escribir una Propuesta Ganadora; todo lo que hacen es darte una idea de lo que una pequeña parte de la gente -los evaluadores- piensan que es importante en las propuestas. Piensa en los apartados anteriores como claves para tomar mejores decisiones sobre propuestas en el futuro.
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