Propuestas Ágiles. La alternativa necesaria.

Propuestas Ágiles. La alternativa necesaria.

En clientes con proyectos y requisitos cambiantes ganan los proveedores ágiles, los que se adaptan rápido. Esos entornos demandan propuestas creadas de forma ágil.

En los últimos diez años hemos revisado cientos de propuestas en decenas de organizaciones. En muchas empresas no hay métodos o procesos formales para hacer propuestas. Otras los tienen pero son demasiado pesados para ciertas propuestas que deben hacerse en condiciones extremas, con cambios en los requisitos del cliente, plazos cortos, y complejidad para construir una solución…

En estos casos y en organizaciones muy ligeras, sabemos que hacen falta métodos de creación de propuestas acordes con las circunstancias. Hacen falta métodos para crear propuestas que sean ágiles, flexibles y adaptables.

¿Copia o innovación disruptiva?

Hace años un líder del sector de la seguridad español me pidió que un método para analizar, diagnosticar y mejorar sus procesos de negocio, querían una metodología de reingeniería de procesos.

La reingeniería estaba de moda, como ahora la transformación digital. Al ser un concepto muy novedoso era más arte que ciencia, artesanía que ingeniería, si lo prefieres intuición más que método.

No me pareció serio hacer y cobrar por un trabajo con poco método y nada industrial, así que hice lo que otras veces, miré más allá de mi zona de confort a ver si encontraba algo ortodoxo, ingenieril, metódico, fácil de aprender y sencillo de usar.

Ahora lo llaman “thinking out of the box”, o innovación disruptiva, que no es otra cosa que buscar aplicaciones de productos, servicios, técnicas y herramientas, con pequeños retoques,  más allá de su hábitat natural. Antes era supervivencia de consultor.

En esa búsqueda redescubrí la Calidad Total y los métodos de Toyota. De ahí saqué un montón de herramientas serias y profesionales, que junto con otras de orígenes variopintos, me ayudaron a crear ese método de reingeniería de procesos, que mi cliente sigue usando hoy.

De esa forma de pensar ha surgido “Propuestas Ganadoras Ágiles”.

¿Qué es Agile, o Ágil?

Parece ser que en sus inicios Agile iba a llamarse Adaptable, porque los padres de la criatura buscaban una forma de trabajar muy flexible, adaptable a las necesidades y cambios demandados por el negocio. Como el nombre ya estaba registrado lo llamaron Agile.

“La gestión ágil de proyectos o Agile Project Management es un conjunto de metodologías para el desarrollo de proyectos que precisan de una especial rapidez y flexibilidad en su proceso.

En sectores constantemente cambiantes, las organizaciones necesitan desarrollar sus servicios rápidamente para ser altamente competitivas, y esto no es tarea fácil. Muchas veces es necesario ir probando las distintas funcionalidades del servicio o producto sobre la marcha y medir si está funcionando o no para acabar ofreciendo una solución final.

Si utilizamos metodologías tradicionales en la gestión de proyectos, estas revisiones (o tests) pueden suponer un retraso en las fechas de entrega, aumento de costes y del volumen de trabajo. Además, también podría suceder que para cuando tengamos el producto final éste ya quede obsoleto. He aquí la importancia del Agile Project Management para evitar que esto suceda.”

Flirteando con Agile

El micro-mundo de las propuestas sigue siendo artesanal en muchas  empresas, por eso no saben los motivos por los que ganan o pierden, y lo más grave, están cómodos al pensar que ganar 3 propuesta de cada 10 presentadas “es lo normal”. Es lo normal porque es lo que ocurre, pero no es lógico.

En otras profesiones acertar en 3 de 10 significa quedarte sin trabajo o incluso acabar en los tribunales o la cárcel. Piensa en médicos, arquitectos, ingenieros navales, aeronáuticos o constructores de infraestructuras, por poner solo algunos ejemplos.

El problema de las propuestas en entornos poco o nada estructurados es que las crean “ad hoc” -ver mi próximo post- es decir, sin método. Ocurre  en muchas empresas grandes poco ortodoxas y sobre todo en startups. Muchas de estas últimas usan métodos ágiles para abordar sus proyectos y no entienden otras formas de trabajar.

En ese tipo de entornos no es fácil implantar métodos de hacer propuestas tradicionales.

Empujados por el ánimo de satisfacer a nuestros clientes, trabajen de la forma en que trabajen, llevamos años ayudándoles a usar técnicas ágiles para crear sus propuestas.

Agile en propuestas

Después de esos primeros escarceos con Agile en propuestas nos tocaba formalizar y estructurar los nuevos conocimientos y experiencias adquiridos e integrarlos con métodos y técnicas de propuestas de toda la vida, que son clave para salir de esa zona agridulce del 30% de propuestas ganadas y viajar zonas de mayor éxito cercanas al 80%.

Hemos hecho varias cosas:

  • nos hemos certificado en Agile, más concretamente en SCRUM;
  • hemos incorporado técnicas ágiles como LEAN, tableros KANBAN, JTBD, Empathy maps o CANVAS;
  • lo hemos integrado con lo que ya sabíamos hacer;
  • lo hemos probado en casos reales; y
  • ya lo tienes disponible.

 A primeros de 2019 presentaremos “Propuestas Ganadoras Ágiles” un cuerpo de conocimiento como alternativa y complemento al desarrollo de propuestas tradicional.

Alternativa, porque hay empresas nativas Agile que no conocen otra forma de trabajar, y complemento porque algunas propuestas de nuestros clientes y algunos clientes de nuestros clientes así lo requieren.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

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