¿Propuestas ad hoc? O sea, de mimbre.


¿Propuestas ad hoc? O sea, de mimbre.
Ad-hoc en el mundo de los negocios suena a hecho para salir del paso, falto de método, estándares, tiempo, recursos o herramientas para hacer algo profesional.
¿Qué es ad-hoc?
Ad-hoc es un latinajo que significa que algo se ha hecho especialmente para un fin concreto y determinado. En boca de un proveedor quiere decir que detrás hay un esfuerzo al haber hecho algo a la medida de un cliente concreto.
En los oídos de un cliente puede sonar a todo lo contrario, algo artesanal, hecho para salir del paso, sin la ingeniería, diseño, calidad y mantenibilidad necesarios, porque el proveedor carece de una solución estándar adaptable a la situación.

Las Propuestas intimidan
Las propuestas, de todo tipo, son intimidantes. Le estás pidiendo a alguien que te elija -o, en el caso de las propuestas comerciales, que elija a tu empresa- y esperas que entiendan por qué eres el que mejor se ajusta a lo que están buscando.
Escribir una propuesta de negocios requiere que expreses de manera convincente tu comprensión del problema, necesidad o deseo del cliente potencial, así como las razones por las que tu empresa es la mejor opción.
Incluso las mejores soluciones pueden ser rechazadas si están contadas en una propuesta mediocre.
La mayoría de lo que escribo aquí tiene que ver con cómo crear propuestas que hagan que tus clientes potenciales digan «Sí».
Hoy voy a escribir sobre propuestas “ad-hoc”, esas propuestas que se redactan para cada caso concreto, a salto de mata y de las que no se puede extraer nada de conocimiento para redactar mejor la siguiente propuesta.
Son las propuestas que redactan día a día muchas de esas compañías que ganan el 30%, o menos, de las propuestas que presentan y con eso van tirando.

Antes de empezar
Hay una etapa antes de empezar a redactar una propuesta que tiene que ver con recoger información. Una propuesta ad-hoc comienza con muy poca información recopilada, por lo general, con las cuatro notas que te ha dado el comercial. Es posible, aunque se trate de un cliente con el que ya tengas relaciones previas, que solo dispongas de unos cuantos nombres de directivos y algunas pinceladas de su negocio.
Lo más seguro es que en tu empresa no tengáis materiales prediseñados, como descripciones de los servicios, productos o soluciones, estándares, formatos de escritura, que te ayuden a no empezar con una hoja en blanco.
En ocasiones te dirán “usa la propuesta fulanita, que es parecida” pero no preguntes por qué fulanita es como es o tiene la estructura que tiene, porque te dirán “aquí siempre lo hemos hecho así”.
Con esos pertrechos te toca pasar a la siguiente etapa que es la de empezar a escribir.
La estructura de una propuesta
Construir una propuesta es como construir cualquier otra cosa hace falta una estructura previa, ubicación, orientación, tamaño, componentes….
En cualquier caso y con pequeñas diferencias según la industria, el país y otros factores hay una serie de componentes que siempre van a estar presentes, como el forjado, el hormigón, y los ladrillos en una casa.
Los componentes principales en una propuesta son:
• información sobre la empresa del cliente;
• información sobre los intereses del cliente;
• información sobre tu empresa;
• conocimiento de lo que quiere el cliente;
• forma de conseguir lo que quiere el cliente; y
• precio.
La estructura de una propuesta ad-hoc
Lo cierto es que nadie se preocupa de lo que tiene que contener una propuesta ad-hoc, por lo general se crea con lo que hay disponible, un poco de lo que nos ha contado el cliente, mucho del servicio o producto de tu catálogo que más se parece a lo que creemos que pidió el cliente, el precio, si acaso un pequeño cronograma muy generalista y poco más.
Y el aderezo de todo eso en el orden que acabo de comentar más arriba, no porque sea el mejor, sino por que es el natural, que no el lógico, de un pensamiento cronológico.
Los elementos de una propuesta profesional y de otra ad-hoc
Vamos a mostrar a continuación los componentes clave de una propuesta profesional y la forma de verlo desde un entorno que solo fabrica propuestas ad-hoc.
1.- Carta de presentación
Si la propuesta tiene cierta enjundia, peso específico, es cara, o va dirigida a un directivo de alto rango de una gran empresa, es adecuado y elegante escribir una carta de presentación.
Las propuestas ad-hoc se saltan este paso, las empresas que las crean casi nunca están a la altura de poder presentarse a los grandes concursos y clientes, por tanto, no conocen la necesidad de hacer una carta de presentación, ni saben cómo redactarla, en consecuencia, cuando tienen la oportunidad no saben qué es lo que deben hacer.
2.- Índice
No hay nada más estresante que enfrentarte a leer un documento de unas decenas o centenas de páginas y no saber qué contiene, cómo está organizado, ni dónde encontrar lo que te interesa. Para eso existen los índices.
Las propuestas ad-hoc no tienen índice, cuando lo tienen suele ser genérico, poco descriptivo, poco informativo y nada persuasivo. A veces ni siquiera indican las páginas en las que empiezan los capítulos, y en ocasiones los números de página que muestra el índice no coinciden con los números reales de las páginas donde realmente empieza cada capítulo.
3.- Resumen Ejecutivo
Según los expertos, el resumen ejecutivo es el elemento clave de una propuesta, quizá lo único que va a leer el que decide. Hay que escribirlo en lenguaje de negocio, en un tono que entienda el lector y con el objetivo de motivar, influir, persuadir, convencer y vender.
Hay multitud de libros, métodos, técnicas, ejemplos y cursos de como escribir un resumen ejecutivo convincente, pero los que hacen propuestas ad-hoc no lo saben.
En el 90% de los casos una propuesta ad-hoc no lleva resumen ejecutivo. El otro 10% llevan un resumen, que desde luego no es ejecutivo, y suele estar compuesto por las frases de cada capítulo de la oferta que más le gustan al máximo responsable de la misma, que según el caso puede ser el vendedor, el director comercial y en ocasiones el director general.
4.- La propuesta
Esta sección describe la solución que estás sugiriendo, adaptada a las necesidades, especificaciones y características del cliente. Describe el resultado anticipado del proyecto o servicio y el plazo general de entrega. En esta parte hay que aprovechar para decirle al cliente por qué nosotros debemos ser los elegidos y por qué los demás no.
Las propuestas ad-hoc acaban esta etapa muy rápido. Si se trata de una propuesta sencilla o de un solo servicio por lo general se usa algún folleto o flyer publicitario, se copia la parte de la solución y se pega en la propuesta, luego se quita todo lo que huela demasiado a marketing y publicidad, y asunto concluido.
Cuando la propuesta ad-hoc es un poco más compleja o hay que incorporar los servicios de varios departamentos se hace igual que antes, coger un prospecto de propaganda, en este caso, de cada servicio necesario recortarlos y pegarlos uno de tras de otro. En algunos casos te puedes encontrar con que los textos de cada uno de los apartados tienen distinto tipo de letra y tamaño, y por supuesto diferentes estilos de redacción.
5.- Servicios / metodología
Este apartado es una descripción general de la solución de tu empresa adaptada a la medida del cliente potencial, y contiene información específica. Se anticipa a las preguntas del cliente y las pone encima de la mesa junto con tus respuestas, de forma que el cliente tenga claro lo que harás si te contrata.
Describe exactamente qué entregables pueden esperar, y cuándo pueden esperarlos. Es habitual mostrar un calendario con los entregables y las fechas previstas de entrega. Este tipo de gráfico y otros similares hacen que tu documento sea más atractivo visualmente y que esta información sea más fácil de digerir.
Las propuestas ad-hoc casi nunca explican cómo funcionará el proceso, el servicio o la metodología aplicada. Los que las escriben consideran que con lo que han puesto en el apartado “La propuesta” ya debería ser suficiente para el cliente. Por supuesto ni hablar de meter gráficos, fotos o visuales.
Los que hacen propuestas ad-hoc más evolucionadas cortan y pegan un enfoque metodológico generalista sin adaptarlo al cliente. Enfoque generalista que a su vez se suele conseguir recortando trozos de otras propuestas, con el consiguiente deterior y perversión del enfoque original.
6.- Sobre nosotros
En la carta de presentación dijiste hola, en esta sección es donde realmente puedes mostrar lo que hace que tu empresa sea la más atractiva.
Aquí es donde el cliente potencial conoce un poco tu empresa, como estáis organizados, qué tipo de profesionales sois, como os relacionáis, que tipo de servicios y proyectos hacéis, cual es vuestra cultura y lo interesante que resulta trabajar con vosotros. Algunos incluyen información sobre sus éxitos, premios y reconocimientos sociales y profesionales en forma de testimonios de clientes, estudios de terceros y casos de éxito.
La mayoría de las propuestas ad-hoc no usan esta sección. Las pocas que la usan lo hacen para poner los logos de los clientes con los que han colaborado, sin distinguir el tipo de trabajo que han realizado ni los beneficios que consiguió el cliente.
7.- Precio
Esta es la sección donde los detalles son clave. Una alternativa ortodoxa suele ser crear una tabla de precios que identifique claramente cada producto o servicio, y combinarla con la información de precios más precisa que puedas proporcionar.
Nadie quiere sobreestimar el coste y asustar al cliente potencial con una estimación demasiado alta, pero tampoco subestimar el coste y pillarte los dedos con un negocio sin beneficios o empezar a proponer al cliente derramas con honorarios inesperados todas las semanas.
Algunas organizaciones tienen modelos complejos de calculo de precios, bases de datos históricas de proyectos similares y hasta hacen estudios previos para calcular lo que se ha dado en llamar “precio ganador”. El precio ganador es un cálculo estadístico del precio final al que se adjudicará el contrato.
Las propuestas ad-hoc usan un método mucho más sencillo que consiste en multiplicar las jornadas a realizar por cada tipo de categoría profesional por su precio de tarifa, y a ese resultado cargarle un porcentaje de riesgo, y otro por las horas que van a trabajar, y luego nunca trabajan, los jefes en ese proyecto en concreto.
Si el precio resultante gusta a los que deciden en tu empresa se aprueba y sino se sube o baja, a ojo de buen cubero, hasta que el mandamás de turno deja su ego satisfecho.
8.- Términos y condiciones
Aquí es donde se especifica la duración del acuerdo, se reitera el calendario general de finalización, se especifican las fechas y los tipos de pago, cuándo y cómo se puede modificar la propuesta, etc.
Esencialmente, es un resumen de lo que tu empresa y el cliente están comprometiendo al aceptar la propuesta.
En la mayoría de los casos esta sección es un estándar en las propuestas que envían los proveedores, que se afina cuando los abogados de ambas partes se sientan a negociar los detalles de la adjudicación final.
Las propuestas ad-hoc no tienen este apartado y con firmar la propuesta por ambas partes consideran que es suficiente. Luego, si las cosas van mal muchos acaban en los tribunales.
9.- Acuerdo y próximos pasos
Aquí es donde entra la jerga del «Firmado por <fulano de tal> <categoría> <empresa proveedora>” y lo mismo en el caso del cliente.
Las empresas que hacen propuestas ad-hoc tratan este apartado de diferentes formas, unas simplemente se despiden como si fuese el final de una carta, con o sin firma del que se hace responsable del documento, otras se despiden firmando el responsable del documento, pero sin apartado para que firme el cliente y otras no lo firman, pero ponen la preimpresión para la firma por parte de cliente. Hay para todos los gustos, sin saber que cada uno de esos enfoques tiene repercusiones legales diferentes para los firmantes.
Moraleja
Recuerdo que en una ocasión presentamos a un cliente una propuesta para gestionar el cambio organizacional en su empresa, aquello estaba de moda y había que adaptarse. Nos tuvimos que inventar la propuesta de la noche a la mañana porque no teníamos experiencia ni método para abordar ese trabajo, pero si mucha necesidad de generar ingresos.
En la presentación nuestro director empezó diciendo.
__ Sois un cliente tan importante que os hemos creado una solución ad-hoc.
El cliente, que ya sabía de qué iba aquello de contratar consultoría y servicios profesionales le respondió.
__ O sea de mimbre.
En clara alusión a lo que se hace con el mimbre, cosas manuales como cestos, respaldos y asientos para sillas y objetos artesanales con ninguna ingeniería ni precisión que los sustente, con ninguna cabida en el mundo ortodoxo y estructurado de los negocios.
Para que te quede una imagen gráfica, que todos recordamos aun a pesar del paso de los años, cuando tu dices ad-hoc el cliente visualiza la cabaña de paja de los tres cerditos y el lobo tirándola a soplidos.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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