Problemas y retos del escritor de propuestas -Mirar hacia otro lado-

EAEM – Estadísticas, análisis, y estudios de mercado

Introducción

Esta es la segunda entrega sobre estadísticas, análisis y estudios de mercado relacionados con ofertas y propuestas. Y como en la primera entrega de hace un par de semanas está basado en los datos del último estudio de mercado de la APMP.

Los problemas y retos más importantes

Las principales quejas de los profesionales involucrados en la creación de propuestas son:

1. Falta de recursos disponibles (66% de los encuestados)
2. No hay tiempo disponible para hacer la oferta (56%)
3. Los recursos asignados no están suficientemente cualificados (30%)
4. Hay un proceso para hacer ofertas, pero nadie le sigue (26%)
5. No disponemos de las herramientas adecuadas (17%)
6. El proceso para hacer las ofertas no es el adecuado (12%).

Otras respuestas tienen que ver con:

• Falta de colaboración del grupo de ventas
• Deficiente cualificación de la oportunidad.

 ¿Por qué ocurre esto?

Cada organización es distinta, incluso dentro de la misma compañía, distintas divisiones, departamentos, e incluso grupos utilizan diferentes métodos, procesos y herramientas para hacer ofertas, y no se optimizan las inversiones, infraestructuras, medios y recursos.

Cada oportunidad es distinta, con diferentes complejidades, plazos de entrega, características del cliente, importancia para nuestra empresa, tipología de productos, servicios y soluciones como por ejemplo:

• Ofertas repetitivas que hay que presentar pero es un mero trámite porque es una renovación y “siempre nos lo adjudican”
• Ofertas en las que debemos competir por compromiso pero no tenemos oportunidad de ganar
• Ofertas donde tenemos que presentarnos pero no queremos ganar
• Los casos de las “oportunidad que debemos ganar” o MWD (Must Win Deal)
• Ofertas que hay que crear desde cero porque nunca hemos hecho eso antes.

Y con tanta diversidad no es fácil estandarizar y disponer de subconjuntos de contenidos de la oferta semielaborados.

Por último, la situación interna es distinta, con épocas pico, en las que no encuentras un recurso disponible para echarte una mano, hasta épocas valle, donde todo el mundo está esperando que le des algo que hacer.

No vemos a la actividad de ofertas como algo en que invertir, estandarizar, potenciar y mejorar continuamente, así que actuamos por excepción.

 ¿Qué podemos hacer?

Lo que casi siempre me ha funcionado es “mirar hacia otro lado”, no confundir con “escurrir el bulto” que dicen en mi pueblo, y tampoco confundir con benchmarking -si lo puedes pagar es una buena solución-  que no todo el mundo se lo puede permitir por motivos obvios de tiempo, dinero y recursos.

Me refiero a estar atentos y ver quien hace mejor que cosas y tratar de aprender.

Mirando a mí alrededor:

• Clientes
• Proveedores
• Competidores
• Otros departamentos de mi empresa
• Partners, colaboradores y subcontratas
• Nuevos compañeros que vienen de la competencia.

Por ejemplo, hablando con profesionales que ahora trabajan con nosotros y antes con la competencia seguro que algo podemos aprender. En esto de las propuestas, todos tenemos problemas, pero estaréis de acuerdo conmigo en que no todos tenemos todos los problemas a la vez, ni estamos en la misma etapa de evolución y madurez.

Mirando más lejos:

• Mi empresa en otros países
• Mi empresa en otros sectores
• Otras industrias, negocios y sectores
• Antiguos compañeros que trabajan en otras empresas.

Algunas ideas a explorar

Veamos una lista de algunas ideas que están funcionando por ahí:

• Externalización
• Subcontratación
• Centro de propuestas
• Software especializado
• Maquetas y esqueletos
• Procesos automatizados
• Profesionales polivalentes
• Mejor recogida de información
• Más profesionales más cualificados
• Módulos prefabricados para anexos, cvs, metodologías
• Herramientas de estimación de esfuerzos, plazos, costes y precios.

En la industria japonesa del automóvil, desde hace muchos años está mejor visto -y pagado-  el profesional que sabe hacer más de una cosa. Por ejemplo, un experto en montaje de motores, que además sabe de técnicas de venta, puede trabajar en la fábrica en la línea de montaje de motores, y cuando sea necesario puede participar en una exposición de una feria, o en una oficina comercial mostrando y vendiendo automóviles.

Algunos fabricantes de ordenadores y equipos de comunicaciones disponen de sistemas informatizados de configuración que ayudan a elegir las características del producto, lo cotizan y finalmente emiten la oferta.

Existen organizaciones especializadas que te pueden ayudar a hacer parte del trabajo de crear una oferta. Se trata de empresas de maquetación, diseñadores gráficos, y especialistas en ventas y propuestas entre otros.

Estas empresas te pueden echar una mano en aspectos específicos de tu propuesta, o pueden comprometerse en todo el proceso,  acompañándote desde las primeras reuniones con el cliente y capturas de información, hasta la preparación de la propuesta, presentaciones y reuniones de defensa ante el comité de decisión.