Planifica las Propuestas, Ganarás Tiempo y Dinero
La forma de ahorrar, tiempo, dinero, disgustos, crisis e infartos.
¿Planificas los temas importantes?
¿Una propuesta es importante?
Introducción
Hacia el final del año, la gente tiende a dedicar mucho tiempo a la planificación. Algunos planean regalos para la familia. Otros planean cómo estirar lo que queda del presupuesto para el año. Otros empiezan a planificar sus metas para el próximo año.
Es difícil negar la importancia de tener un plan, lo difícil es seguirle.
Planificar es importante cuando se hace una propuesta. El trabajo de planificar debe comenzar antes de empezar a escribir, y debe continuar con la redacción y edición de la propuesta hasta la presentación.
Incluso cuando el tiempo es limitado, planificar ahorra tiempo y dinero.
Un minuto de planificación ahorra diez minutos de ejecución
Muchos responsables de propuestas piensan que si no se está escribiendo no se está avanzando. Esto no es verdad. Si dedicas tiempo a implementar herramientas que te ayuden a planificar la propuesta, prepararás mejores contenidos y ahorrarás tiempo a la larga.
Las herramientas de eficacia mejoran la consistencia del proceso, lo que suele dar como resultado propuestas más receptivas y persuasivas.
Herramientas de eficacia para propuestas
Son documentos y formularios como:
- matrices de decisión;
- matrices de comparación de licitadores;
- plantillas de declaración de estrategia;
- guiones gráficos;
- …
El diseño de estas herramientas puede variar según la empresa, pero los detalles que capturan son similares. Estas herramientas solo ayudan a los escritores a planificar lo que tienen que escribir, además -y muchas veces más importante- su uso ayuda a enfocar la propuesta hacia el cliente a lo largo de la propuesta.
Otra forma de aumentar el enfoque en el cliente y, por lo tanto, crear una propuesta más sólida, es planificar cómo y dónde incorporar los puntos calientes del cliente en la redacción.
Cuando sabes con anticipación cuáles son los puntos calientes del cliente, puedes atender las secciones clave de la propuesta para abordar cada necesidad o inquietud principal. Los puntos calientes no son fragmentos de información que se pueden agregar durante la edición; ellos te deberían ayudar a planificar cómo organizar cada apartado de la propuesta.
Hacer las cosas bien a la primera ahorra tiempo
Esta es la razón principal por la que tener de una reunión inicial de propuesta (kickoff meeting) es tan importante.
Los responsables de propuestas saben que crear una propuesta comienza incluso antes de la reunión inicial.
Usa entorno al 15% del tiempo de preparación para formar el equipo base y preparar la reunión inicial. Si los roles y las responsabilidades están bien definidos desde el principio, ahorrarás tiempo respondiendo las preguntas de los colaboradores más adelante.
La gente adecuada
Una reunión de inicio de propuesta de éxito incluye a las personas adecuadas para los temas adecuados. Los que toman las decisiones, los expertos en la materia y los líderes de la oportunidad solo deben asistir a las partes de la puesta en marcha que sean relevantes para ellos. Cuando empieces a asignar tareas, los demás ya deberían haberse ido de la sala.
Los responsables de la propuesta deben tener un paquete de lanzamiento completo listo para distribuir durante la reunión de lanzamiento.
El material adecuado
Los elementos clave de un paquete inicial, como los paquetes para escritores, un perfil de cliente y un programa de propuestas, son esenciales.
Tener este material listo en el inicio crea pautas claras para el desarrollo de la propuesta y brinda a los redactores lo que necesitan para producir una propuesta persuasiva y centrada en el cliente.
Dar este detalle por adelantado minimiza el tiempo perdido en responder preguntas más tarde.
Prepararse de manera efectiva para una reunión inicial de propuesta te ahorra un tiempo valioso mientras tu y el equipo base construís la propuesta. Y más ahora, que muchos equipos de propuestas son virtuales, realizar un lanzamiento efectivo es vital para ganar nuevos contratos.
Conclusión
Los plazos, por lejanos que sean, traen estrés consigo.
Uno de los mayores beneficios de planificar es que a menudo minimiza el estrés. Cuando sepas cómo tú y tu equipo de propuestas usaréis el tiempo disponible, estarás mejor equipado para crear una propuesta exitosa y centrada en el cliente.
En Shipley tenemos las metodologías, las guías de trabajo, las técnicas, las herramientas y la experiencia para hacer de tu equipo unos expertos o para trabajar juntos si lo prefieres.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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