Plan de propuesta y kickoff meeting
La forma de ahorrar, tiempo, dinero, disgustos, crisis e infartos.
¿Planificas los temas importantes? ¿Una propuesta es importante?
Planificar es parte de nuestra vida, las próximas vacaciones, una nueva casa, las ventas del próximo año, semestre o trimestre … No vamos a negar a estas alturas la importancia de tener un plan y tratar de cumplirlo.
La planificación es muy importante al hacer una propuesta. Las tareas de planificar deben empezar antes de que empezar a escribir, y deben llegar hasta la presentación final.
Planificar es de más ayuda cuando se dispone de poco tiempo para hacer la propuesta. Te ahorrará tiempo y dinero.
Cada minuto de planificar son diez de ejecución
Esta es una regla de los negocios, desde los planes de producción de las fábricas, hasta los planes de proyectos para desplegar un ERP, pasando por la creación de propuestas.
Muchos responsables de propuestas piensan “si no se está escribiendo, no se está progresando”. Esto no es verdad. Si dedicas tiempo a tener herramientas que te ayuden a planificar la propuesta, prepararás mejor contenido y ahorrarás tiempo a largo plazo.
Las herramientas mejoran la consistencia del proceso, lo que lleva a propuestas más competitivas y persuasivas.
Las herramientas pueden ser matrices de decisión, matrices de comparación de licitadores, plantillas de declaraciones de estrategia, storyboards o diferentes apps de propósito general o específico.
El diseño de estas herramientas puede variar según la empresa, pero los detalles que capturan suelen ser similares. Estas herramientas no solo ayudan a los escritores a planificar lo qué escribir, sino que su uso a menudo mejora el foco en el cliente en toda la propuesta.
Otra forma de aumentar el foco en el cliente y, por lo tanto, de crear una propuesta más sólida, es planificar la forma de incorporará los puntos calientes del cliente en tu escrito. Cuando sepas de antemano cuáles son los puntos calientes del cliente, puedes decidir en qué apartados y secciones clave de la propuesta debes atacar cada necesidad o inquietud.
Los asuntos calientes no son piezas de información que se pueden agregar durante la edición; deberán ayudarte a planificar la forma de organizar las secciones y apartados de la propuesta.
Hacer las cosas bien a la primera ahorra tiempo
Esta es la razón principal por la que celebrar reunión de inicio (kickoff meeting) de propuestas es tan importante. Los gerentes de propuestas saben que el desarrollo de la propuesta comienza incluso antes de la reunión inicial.
Si la propuesta tiene una cierta complejidad o tamaño, te propongo que uses el 15% de tu tiempo de preparación para preparar el equipo base y planificar la reunión inicial. Si los roles y responsabilidades están bien definidos desde el inicio, ganarás tiempo respondiendo las preguntas de los colaboradores más adelante.
Una reunión de inicio de propuesta fuerte incluye a las personas adecuadas para los temas adecuados. La alta dirección, los expertos en la materia y los responsables de la oportunidad solo deben asistir a las partes de la reunión de inicio que les sean relevantes.
Los gerentes de propuestas también deben tener un paquete de inicio completo y listo para distribuir en la reunión de inicio. Los elementos clave de un paquete de inicio, como los paquetes de los redactores, un perfil del cliente y un cronograma de propuesta, son esenciales. Tener este material listo en el inicio marca pautas claras para la creación de propuestas y les da a los escritores lo que necesitan para producir una propuesta persuasiva y enfocada en el cliente. Proporcionar este detalle por adelantado minimiza el tiempo perdido en responder preguntas más tarde.
Conclusión
Prepararse de manera eficaz para la reunión de inicio de una propuesta te ahorra un tiempo valioso a medida que tú y tu equipo vayáis creando la propuesta. Especialmente ahora, que muchos equipos de propuestas son virtuales, llevar a cabo una reunión de inicio efectiva es vital para ganar nuevos contratos.
Las fechas límite, no importa lo lejos que estén, siempre traen estrés. Uno de los mayores beneficios de hacer un plan es que reduce el estrés.
Cuando sepas cómo tu equipo de propuestas y tú utilizaréis el tiempo disponible, estarás mejor equipado para crear una propuesta exitosa y centrada en el cliente.
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