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Gestiona las Expectativas
Las prisas del final de ciclo
Al final de año, al final de trimestre y a final de semestre todo son prisas por cerrar el proyecto, entregar las propuestas y conseguir las firmas de los clientes en los contratos … todo el mundo anda estresado, como los estudiantes al llegar los exámenes finales.
Gestionar expectativas para evitar el estrés
A medida que te acercas a un finde ciclo, puedes el estrés gestionando las expectativas.
Esta es una habilidad con la que los buenos gerentes de propuestas están familiarizados porque es esencial para ganar contratos.
Las expectativas deben gestionarse y comunicarse a lo largo de todo el proceso de hacer la propuesta. Una reunión inicial sólida es un comienzo fantástico, pero si esa es la única vez que comunicas las expectativas, te encontrarás con problemas que podrías haber evitado.
Las 5W y 1H de Rudyard Kipling
Una forma eficiente de garantizar que esto suceda es hacerse las preguntas que popularizo Rudyard Kipling. Estas preguntas son: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Por qué?
- ¿Quién está involucrado o afectado?
- ¿Qué se espera que logren?
- ¿Dónde deberían estar trabajando, dónde pueden obtener ayuda y dónde deberían hacer la entrega?
- ¿Cómo deberían hacerlo, mediante qué procedimiento, utilizando qué medios y de acuerdo con qué estándares?
- ¿Cuándo deben empezar y cuándo deben acabar sus esfuerzos?
- ¿Por qué es importante la tarea y por qué deberían hacerlo de la manera que tú has descrito?
¿Te entiende tu gente?
Para asegurarte de que el equipo de la propuesta comprenda las expectativas que estableces, anima a cada miembro del equipo a que también se haga las siguientes preguntas:
- ¿Quién podría ser un mejor candidato? ¿A quién necesito ayudar?
- ¿Qué necesito para realizar la tarea? ¿Qué conflictos tengo? ¿Qué no entiendo?
- ¿Dónde tengo que estar?
- ¿Cómo aprendo lo que necesito saber?
- ¿Cuándo puedo trabajar en ello? ¿Cuándo puedo completarlo?
- ¿Por qué no puedo seguir el proceso, cumplir con el cronograma o cumplir con las expectativas?
Si no alientas a las personas que reciben una tarea a expresar estas preguntas, no se enterarán de los problemas hasta que sea demasiado tarde.
Hacer que tu equipo de propuestas responda honestamente a cada pregunta prepara al equipo para superar posibles problemas durante el desarrollo de la propuesta.
Es necesario comunicar ambos conjuntos de expectativas y resolver cualquier problema si te esfuerza por presentar una propuesta ganadora.
Objetivos realistas o brindis al sol
Con respecto a los buenos propósitos de principio de cada ciclo, es útil tener expectativas realistas al establecer las metas.
Estas hacen que tus objetivos sean más alcanzables.
En la gestión de propuestas, tener expectativas y comunicarlas durante todo el proceso de la propuesta garantiza que estés preparado para mitigar los problemas antes de que surjan, lo que hace que el proceso de desarrollo de la propuesta sea más fluido. Esto ayuda a evitar el estrés de la propuesta que a menudo experimentan todos los miembros del equipo y los prepara para escribir una propuesta ganadora.
Conclusión
Asegúrate de plantear expectativas alcanzables al principio de cada ciclo o propuesta. Ten a tu equipo informado, alineado y motivado. El cierre de ciclo no debe generar estrés cuando se trabaja de forma eficiente y con objetivos claros y alcanzables.
Si quieres saber más sobre Gestión de Expectativas contacta con nosotros en mariano.paredes@advancedpm.es.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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