Organiza tu Propuesta para Mí.

Organiza tu Propuesta para Mí. Soy el evaluador de tu propuesta, trabajo con prisas y bajo presión. Me pagan por acertar, fallar no es una opción. Si quieres pasar el corte, escribe para que te entienda, necesito respuestas claras, precisas, rápidas, y sencillas.

Una buena organización es clave para todos los documentos de negocio, y eso incluye a las propuestas de venta.

Una organización sólida y bien creada facilita la escritura, sobre todo para los que no son expertos en redactar propuestas persuasivas. Nada puede salvar a una propuesta mal organizada.

Pocos evaluadores leen la propuesta completa, nadie la lee de principio a fin, como si fuese una novela. En su lugar, picoteamos en busca de respuestas a preguntas y requisitos, luego calificamos la respuesta según lo que hemos encontrado, justificamos la puntuación adjudicada y vamos en busca de la respuesta a la siguiente pregunta o requisito.

Al organizar tu propuesta, debes seguir, las instrucciones del cliente. Si no hay instrucciones, trata de reflejar el índice de la solicitud de oferta para facilitar la evaluación.

Recuerdas la última vez que perdiste algo. ¿Por qué siempre lo encuentras en el último lugar donde miras? Porque dejas de buscar después de encontrarlo. Entonces, ¿Por qué los evaluadores vamos a seguir leyendo después de encontrar la respuesta al requerimiento?

Las propuestas bien organizadas tienen características comunes:

  • la organización es anunciada y seguida;
  • los puntos clave son claros y comprensibles para los evaluadores;
  • las respuestas se priorizan según los asuntos que interesan al cliente.

Usa los siguientes consejos para crear una propuesta bien organizada y fácil de evaluar:

  • organiza tu propuesta como indica la solicitud de oferta;
  • organiza la información para que tu propuesta sea fácil de evaluar;
  • resume en todos los niveles y secciones;
  • agrupa ideas similares y mantén la redacción corta, sin dificultades;
  • indica primero la información más importante para el cliente;
  • usa plantillas y hojas de estilo preestablecidas para ayudar a organizar tus mensajes.

Recuerda, estás escribiendo para el evaluador. Usa la organización de tu propuesta en beneficio propio.

Conclusión

La puntuación que te voy a dar tiene grados de objetividad y subjetividad, que, a veces, ni yo mismo soy capaza de discernir. Si has seguido las instrucciones de la RFP, si encuentro rápido lo que estoy buscando, si está dónde te he pedido que lo pongas, si lo entiendo fácil -a la primera-, si no das lugar a interpretaciones erróneas, si eres preciso y, sobre todo, si tu propuesta es corta, conseguirás una buena evaluación y muchos puntos extra.

Si me complicas la vida con una propuesta farragosa, mal organizada, incompleta, imprecisa, me iré poniendo nervioso poco a poco, te tendré que dedicar más tiempo del estimado, valoraré negativamente -como no puede ser de otra manera- todo lo que no encuentre, y te aseguro que habrá muchas preguntas para las que no encontraré respuesta.

Ningún evaluador, va a reaccionar -según te he comentado en los dos párrafos anteriores- de mala fe, pero recuerda, antes que evaluador soy persona y las personas somos heurísticas por naturaleza, por eso surgen los comportamientos anteriores.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

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