¡No me escribas que no te entiendo!

971-no-entiendo

¡No me escribas que no te entiendo!

Párrafos y frases horribles de propuestas y documentos de negocio que nunca debes escribir porque te desacreditan.

 

No me gusta escribir

Soy de la firme opinión de que en los negocios escribimos solo por dos motivos, uno es porque nos lo mandan y el otro para convencer, sino, yo no escribiría.

Tengo varios motivos para no hacerlo: escribir me lleva mucho tiempo, no se me da bien, cometo más faltas de ortografía de las que me gustaría, no siempre consigo lo que quiero, siempre se queda una huella indeleble de lo escrito, y en los tiempos que corren, si escribes una tontería se puede hacer viral y convertirte en el tonto de la semana en tu empresa, sector…

En los años que llevo en esto de la tecnología, la consultoría y las ventas he podido comprobar que a nadie le gusta escribir. La mayoría somos técnicos y comerciales, gentes de acción, que nos gusta hacer cosas y relacionarnos con otros pero no escribir. Sino habríamos estudiado una carrera de “letras”.

Además, no nos han enseñado a expresarnos por escrito con claridad. Nos hablan de legibilidad y no sabemos de qué va eso, como para entrar en los criterios a seguir si queremos crear un documento que sea influyente y persuasivo.

Te propongo un pequeño ejercicio, localiza un informe estándar o prototipo de informe de los que usáis habitualmente en tu empresa, una propuesta sencilla te valdrá, busca después a un antiguo del lugar y pregúntale “¿Por qué esta propuesta está organizada de esta manera?”. Toma nota de su respuesta, busca a otros dos o tres históricos de la organización, hazles la misma pregunta y compara sus respuestas, veras que la unicidad de criterio brilla por su ausencia. Y ninguno te dirá “Esta propuesta está organizada de esta manera porque es la forma más exitosa de persuadir y convencer a los clientes”.

Una selección de horrores leídos en las propuestas

Con la ayuda del Evaluador, hemos recopilado párrafos, frases, palabras y mensajes deplorables que te puedes encontrar en ofertas y propuestas a poco que te leas unas cuantas. Algunos de ellos han estado tan de moda que los hemos visto, con diferentes aderezos, en varias propuestas de distintos proveedores del mismo sector.

Con el tiempo, muchos de esos horrores pasan de moda y son sustituidos por otros pero algunos se perpetúan. Si andas espabilado siempre encontraras frases horripilantes que merece la pena recortar y enmarcar para prohibirlas.

Lo que pretendo es que -a la vista de lo que vas a leer a continuación- seas cuidadoso al escribir y no cometas los mismos errores.

Obviamente, hemos sustituido los nombres originales de las empresas por otros de ficción, por aquello de no sacarle los colores a nadie.

Primera

En el primer puesto tenemos el siguiente párrafo.

AMS ofrece experiencia de clase mundial en gestión de RRHH en combinación con los mejores servicios de su categoría y soporte centrado en el cliente para producir soluciones integradas, sin fisuras, para nuestros clientes. Optimizamos la productividad y aseguramos la fiabilidad y la eficiencia proporcionando sistemas de control únicos, fáciles de usar, robustos, y ampliables. ¡Cuando usted elige AMS la diferencia es……..calidad!

Cuando leemos por primera vez “clase mundial”, “mejores servicios de su categoría”, “centrado en el cliente”, “integrado”, “sin fisuras”, “único, “robusto” y otras similares nos pueden impactar. Pero cuando llevamos años leyendo las mismas monsergas, y nadie da una explicación detrás esas palabras tan majestuosas, interpretamos que estamos ante una gaseosa recién abierta, muchas burbujas al principio, pero después solo agua carbonatada con azúcar, nada de enjundia que pueda agregar valor.

Segunda

Esta tampoco tiene desperdicio.

La dimensionalidad de los problemas que se esperan del proyecto emparejado con el limitado tiempo disponible para la preparación significa que deberán ser hechas elecciones para asegurar la viabilidad de los procesos analíticos más críticos. Por lo tanto, el apalancamiento de similitudes del problema y las relaciones del proceso para permitir el intercambio de recursos y soluciones, serán necesarios para contener los costes y gastos de personal y asegurar la máxima rentabilidad de las soluciones seleccionadas.”

En este caso, lo que tenemos es un par de frases de longitud infumable, mal construidas, con palabras largas e inentendibles, y las dos en voz pasiva.

Cualquier evaluador y yo mismo, por torpes que seamos, interpretamos que lo que pretende el autor es que ningún lector entienda nada. Además, el autor pretende dejar huella por si un día el proyecto va mal poder salvarse diciendo “Ya lo dijimos en la propuesta”. Finalmente, con las frases en voz pasiva queda bien claro que nadie se hace responsable de lo que pueda ocurrir.

Tercera

Esta es para expertos, y solo para expertos. Dice así.

“DSD de CIM, una línea de servicio privada digital full dúplex, proporciona a su empresa el rendimiento más alto y más fiable de CIM a 2.4, 4.8, 8.9, y los circuitos de 56 Kbps para dar soportar sus aplicaciones de datos más críticas. DSD de CIM soporta aplicaciones punto a punto y multipunto, incluyendo:

  1. Transferencia de Datos de Misión Crítica
  2. Interconexión LAN / MAN / WAN
  3. Proceso de Datos Distribuidos
  4. Movimiento Limitado de Vídeo de Banda Estrecha
  5. Acceso Interactivo On-Line a Base de Datos
  6. Acceso Remoto
  7. Acceso a las Tecnologías de Paquetes de MCI

DSD de CIM es provisionado exclusivamente por DDN de CIM, una subnetwork altamente redundante que excede los objetivos de rendimiento y fiabilidad.”

También tiene su historia, preguntado el proveedor por el contenido del párrafo contestó “El que no entienda el párrafo no entiende de este negocio y no es candidato a ser cliente nuestro”.

Poco más hay que decir al respecto, solo el evaluador técnico lo entendió y el resto de los evaluadores puntuaron a la baja.

Cuarta

Vamos a por la cuarta y última de esta entrega.

“En resumen, creemos que hemos propuesto una solución eficaz, basada en la información que tenemos en este momento. Deseamos poder explorar los detalles del proyecto en mayor profundidad en el futuro, pero por ahora esperamos que esta propuesta inicial les sugiera que hay un caso de negocio convincente para considerarnos como adjudicatarios de este contrato.”

Esta, por ser la última y recordarme mis años de consultor, la voy a traducir. Lo que quería decir el consultor era lo siguiente.

“Señores Evaluador y Cliente, no hemos hecho nuestros deberes, no les hemos dedicado tiempo, no les conocemos lo suficiente, tampoco hemos investigado en detalle el alcance, profundidad, oportunidades y riesgos del proyecto, por tanto, para no pillarnos los dedos, no nos atrevemos a hacer una propuesta con un precio cerrado.

Lo que les vamos a proponer es que ustedes nos paguen la preventa en forma de proyecto de <Identificación y descubrimiento de oportunidades de mejora> y así, cuando realmente sepamos en que nos estamos metiendo, les podremos hacer una propuesta más afín a sus intereses…”

Conclusión

Debemos añadir a lo anterior las faltas de ortografía, que como dijo alguien “Las faltas de ortografía son como el mal aliento, dejan un recuerdo inolvidable”.

La imagen que dejan estos párrafos y otros en el Evaluador es mala, muy mala, aparte de que no son fáciles de entender, y lo que en propuestas no se entiende se puntúa negativamente.

En unos meses haremos otra entrega de “Frases horrorosas de propuestas”. Te invito a que nos envíes alguna que consideres digna de ser mencionada.

Posdata.- El documento, que acabas de leer ha pasado por un analizador de legibilidad, excepto las partes reproducidas de propuestas. En un baremo de 1 (muy difícil de entender) a 5 (muy fácil) este texto ha obtenido una valoración de 4 (bastante fácil). Recuerda, si lo que escribes es “bastante fácil de entender”, lo entienden los clientes y el evaluador, y te puntúan alto. Lo que tú escribes no siempre es fácil de entender.

-.-.-

Si quieres detalles de alguno de los conceptos que hemos tratado en este documento déjame un comentario o ponme un correo a mariano.paredes@shipleywins.es

 Para seguir mejorando en gestión de oportunidades, propuestas, y ganar más contratos:

Puedes contactar con nosotros en mariano.paredes@shipleywins.es

Speak Your Mind

*

Si continuas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. Más información.

Esta página web utiliza cookies para ofrecer la mejor experiencia de navegación posible y conocer la utilización de la misma. Si sigues utilizando esta web sin cambiar los ajustes de tu navegador, aceptas su utilización. Haciendo clic en "Aceptar" mejorará la navegación.

Si deseas más información, lee nuestra Política de Cookies

Cerrar