No es serio vender transformación digital y cambio si no lo practicas.

Vendes transformación digital y cambio, pero te gastas de 2.0 M€ a 9.0 M€ al año en hacer propuestas a mano.  Deja de quemar el dinero de tu empresa.

Las Claves

En el mundo de los negocios 3C, que es comprar y vender productos, servicios o soluciones Caros, Complejos, en mercados muy Competitivos, siempre hay una solicitud de ofertas, por lo general una RFP, invitando a varios proveedores potenciales a concursar para ganar el contrato.

Las RFPs son complejas, en consecuencia, hacer una propuesta que aspire a ganar supone:

  • consumir mucho tiempo,
  • consumir muchos recursos,
  • gastar mucho dinero, y

la mayoría de las veces no ganas.

La cifras

Según nuestros estudios, la mayoría de las empresas no saben lo que les cuesta escribir y presentar propuestas, y las que lo saben prefieren olvidar esas cifras y mirar para otro lado, porque son vergonzosas.

Voy a poner a continuación algunas cifras en negro sobre blanco. Los estudios dicen que fabricar una propuesta de tipo medio consume:

  • 100 páginas,
  • 300 horas de trabajo,
  • 400 emails,
  • 30 días de calendario.

A precios de mercado esto arroja un coste de entre 20.000 € y 30.000 € que se consumen desde que alguien empieza a pensar en escribir la propuesta hasta que está encuadernada. El estudio no ha tenido en cuenta otros costes de desarrollo de negocio, como venta, preventa, presentaciones, ni negociaciones.

Si consideras que hay compañías que presentan anualmente 100, 200 y hasta 300 propuestas, a pocos números que hagas el coste de escribir propuestas oscila entre 2.000.000 € y 9.000.000 € al año para muchas empresas.

El asunto se agrava cuando la licitación es compleja o de gran tamaño, crear la propuesta puede consumir meses de trabajo e involucrar muchas horas de directivos y especialistas, entonces las cifras se disparan de forma exponencial.

Mientras tanto, el coeficiente de conversión sigue en un pírrico 30% o inferior.

Las alternativas de mejora

Como siempre -muchos de los que leéis esto sois consultores o tecnólogos, lo vais a entender a la primera y algunos hasta estaréis de acuerdo conmigo, no en vano os dedicáis a vender cosas parecidas- las alternativas para hacer las cosas mejor son:

  • no hacer nada y seguir estirando el chicle, a ver cuánto aguanta,
  • mejorar en el lado de los ingresos,
  • mejorar en el lado de los costes.

De la primera alternativa no merece la pena hablar, simplemente, cuando acabes de leer este escrito sigue haciendo lo de todos los días “business as usual”. En algún momento el modelo de negocio explotará y si te pilla pues mala suerte, ya vendrán otros.

Vamos a echar una ojeada a la segunda y tercera posibilidades, aunque siempre se pueden abordar de forma conjunta.

Mejorar en el lado de los ingresos

Ya hemos hablado, en muchas ocasiones, de esto pero por recordarlo de forma resumida, se trata de:

  • elegir mejor los mercados y empresas a los que te diriges. Esto sale del plan estratégico y plan de negocio de tu empresa,
  • elegir mejor las oportunidades que persigues. Esto sale del plan de cuenta que haces para cada uno de tus clientes clave,
  • elegir mejor en qué oportunidades vas a invertir. Esto sale de hacer bien la cualificación de oportunidades y el plan de venta de cada oportunidad que quieres ganar.

Si te centras en estos aspectos y en mejorarlos, te seguirá costando lo mismo hacer una propuesta, pero harás menos porque elegirás mejor dónde invertir tus recursos, las harás mejor porque podrás dedicar más tiempo a cada una de ellas y tu coeficiente de conversión aumentará.

Mejorar en el lado de los costes

El lado de los costes es siempre el más fácil, porque recortar lo puede hacer cualquiera, aunque recorte lo que no deba. El problema es que a base de cortar y recortar te puedes cargar al enfermo, por tanto, trabajemos en el lado de los costes, pero con inteligencia.

La mejora inteligente en el lado de los costes siempre ha estado vinculada a la racionalización de los procesos, en resumen y para no ser pesado:

  • eliminar todas aquellas actividades que no agregan valor, y
  • aplicar la tecnología a tareas rutinarias para dejar más tiempo libre a lo que realmente agrega valor y diferencia que es la mente de las personas.

Las actividades que no agregan valor se identifican rápidamente revisando los procesos, sus tareas y sus entregables o productos intermedios. Una vez identificadas se eliminan y asunto resuelto.

La tecnología, ahora tan de moda con lo de la transformación digital, también está ahí para los que estéis dispuestos aplicaros las mismas recetas que recomendáis a vuestros clientes.

Pero antes de implantar la tecnología, como muchos decís, tendrás que tener los procesos mínimamente decentes -limpios de grasa, si has hecho lo de eliminar actividades que no añaden valor, que he comentado un poco más arriba- estructurados, formalizados enseñados, aprendidos, usados y repetibles, esto es, toda tu gente debe estar alineada para:

  • crear las estrategias de venta y propuesta de igual forma,
  • analizar de igual forma a los competidores,
  • seleccionar de forma similar los temas o asuntos por los que vas a ganar,
  • estructurar la venta y propuesta de forma similar,
  • calcular los precios de forma similar,

Para conseguir lo anterior solo hay un medio, todos en tu empresa debéis usar los mismos métodos, técnicas y herramientas, y usarlos de la misma forma.

El paso siguiente es identificar las tecnologías que os pueden ayudar. Vamos a dar un repaso a algunas, que ya utilizan los más listos de la clase pero no lo van contando por ahí:

  • KMS (Knowledge Management Systems) o sistemas de gestión del conocimiento. Donde, como su propio nombre indica, debería estar el conocimiento de la empresa en materia de ventas y propuestas. Estoy hablando de información inteligente sobre clientes, competidores, contenidos, histórico de precios, referencias, credenciales …
  • Inteligencia Artificial. En sus diferentes especialidades ayuda a comprobar y entender la RFP, sincronizar requisitos con respuestas, asegurar que no queda nada por responder, proponer temas y asuntos a incorporar en la propuesta, extraer e incorporar contenidos relevantes …
  • Big Data y Analytics. Ayudan a recopilar información, organizarla, tratarla y proponer soluciones, como por ejemplo, predecir con exactitud el precio al que se va a adjudicar un contrato.
  • Agile. Muchos lo usáis para la creación rápida de apps y productos de mercado. Pero muy pocos lo usáis para crear propuestas comerciales.
  • Robots. Hacen las tareas más rutinarias de composición de documentos, incluidas las propuestas.

Conclusión

No es fácil hacer más propuestas, mejores y más baratas, pero las herramientas están disponibles, funcionan y algunos las usan. Son los que ganan hasta el 80% de las propuestas que presentan.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

Para seguir mejorando en gestión de oportunidades, propuestas, y ganar más contratos:

Puedes contactar con nosotros en mariano.paredes@shipleywins.es

Puedes seguirme en:

 

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