¿Tienes un Sistema de Gestión de RFPs?
¿Cómo Elegir un Sistema de Gestión de RFPs?
¿Qué es y qué hacen los softwares de RFP?
La respuesta fácil “Son aplicaciones, software o sistemas que te ayudan a preparar tu contestación (propuesta) a una solicitud de propuesta o RFP que te hace un posible cliente.”
Lo básico es que debe ser capaz de:
- entender, interpretar los RFPs;
- crear propuestas y, preferiblemente, plantillas de ofertas;
- realizar un seguimiento del estado de los documentos de RFP enviados;
- integrarse con otras herramientas, como: correo electrónico, CRM …; y
- solicitar revisiones y aprobaciones para para finalizar las propuestas.
¿Cómo Elegir un Sistema de Gestión de RFPs?
¿Tienes recuerdos traumáticos de la compra de un coche nuevo? La mayoría de la gente sí. No sólo hay que lidiar con los vendedores voraces que te acechan por el concesionario hasta que haces una prueba de conducción.
Además, los coches ahora son ordenadores casi inteligentes. Toca comparar gadgets tecnológicos como cámaras, sensores de aparcamiento y detectores de carril.
Elegir un sistema de gestión de RFPs es muy parecido, sobre todo si es la primera vez que lo haces. Incluso si ya dispones de un sistema, el mercado ha evolucionado tan rápido en los últimos 10 e incluso 5 años.
Te cuento como empezar para ahorrarte unos cuantos dolores de cabeza.
Empieza por las preguntas difíciles
Quizá te sorprenda saber que no debes empezar por las prestaciones. Con demasiada frecuencia, las empresas compran sistemas complejos y acaban por no usarlos del todo. Tómate tu tiempo para hacerte preguntas difíciles como:
- ¿De cuánto tiempo dispones para aprender la herramienta y con qué rapidez aprendes otras tecnologías?
- ¿Qué tipo de asistencia vas a necesitar?
- ¿Tienes tiempo para aprender las nuevas funciones a medida que se ´vayan llegando al mercado?
Preguntas como éstas te ayudarán a evaluar un sistema con una perspectiva realista.
Evalúa tu entorno e identifica las funciones imprescindibles
Las empresas de Software as a Service (SaaS) de gestión de RFPs ofrecen una amplia variedad de funciones y tienen distintos puntos fuertes y débiles.
Usa las siguientes directrices y preguntas para investigar qué es lo que más te beneficia en su selección:
Formato. Empieza por aquí, ya que hay diferencias de capacidad claras:
- ¿Todas tus RFPs están en Word?
- ¿Trabajas a diario con hojas de cálculo Excel complejas?
- ¿Lo haces todo en PowerPoint?
Analiza tus respuestas e identifica qué formato es más mejor para ti y busca un proveedor especializado en ese formato.
Global. ¿Tu empresa es global o va a serlo pronto? Entonces es esencial almacenar contenidos en diferentes idiomas y usar servicios de traducción automática dentro de la plataforma. Debes tener en cuenta que los servicios de traducción automática ahorran tiempo, también debes saber que la complejidad del inglés significa que siempre vas a necesitar una segunda pasada de validación con una persona en directo.
También tendrás que evaluar con cuidado las opciones de asistencia técnica, asegurando a tu gente asistencia local en todo el mundo.
Unidades de negocio. También aquí hay varias preguntas:
- ¿Cuántas unidades de negocio querrán usar la herramienta por separado?
- ¿Van a compartir contenidos?
Cuanto más complejas sean tus estructuras de usuarios, mayor complejidad necesitarás en la arquitectura de la plataforma.
Integraciones. ¿Qué tipo de integración necesitarás de un sistema de gestión de RFP, con otros sistemas como CRM o de productividad de oficina como Teams y Slack?
Socios. ¿Con qué frecuencia trabajas con socios externos durante las respuestas a las RFP? Si es mucho, entonces una plataforma que proporcione acceso a invitados será clave para el éxito.
Ármate con una lista priorizada de básicos y ve tachando elementos sobre la marcha, así estarás más contento con tu elección.
El soporte marca la diferencia
Tanto si eres un veterano en herramientas de gestión de RFPs como si eres un recién llegado, haz preguntas detalladas sobre el soporte que te van a dar, como, por ejemplo:
- ¿Qué incluye la asistencia?
- ¿Hay un gestor de cuentas al que pueda llamar en horario laboral? ¿Cuántas cuentas gestionan? ¿Con qué frecuencia nos reuniremos?
- ¿Cuántas personas trabajan en el servicio de asistencia? ¿En qué zonas horarias trabajan? ¿Cuál es el tiempo medio de respuesta?
Conclusión
Si abordas la compra de un sistema de gestión de RFPs teniendo en cuenta estos puntos clave, el proceso será más fluido. Y, además, los vendedores están lejos y no pueden perseguirte por el aparcamiento.
Próximos pasos
Contacta con nosotros para elegir bien y no volverte loco.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante fácil”.
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