Hemos ganado el Contrato Marco ¿y ahora qué hacemos?
Primero, celebramos
¡Ganar un Contrato Marco no es fácil!
Por lo general, muchas personas han trabajado muchas horas en su horario, por la noche y en fin de semana para ayudar a la empresa a conseguirlo.
Por eso, el Día de la Adjudicación del Contrato, hace sentido que organices una gran fiesta, la “Fiesta de la Victoria” en la que deben estar todos los que ayudaron al gran triunfo.
Presenta, formalmente, a todos y cada uno de los que colaboraron, haz que les brinde un caluroso aplauso y dales una comida o una cena inolvidable.
Después, toca trabajar
Hoy en día, tanto en España como en otros países, muchos de los contratos maestros o contratos marco son «contratos de adjudicación múltiple», bien porque hay varios adjudicatarios para diferentes especialidades o bien porque habiendo un contratista principal hay contratistas subsidiarios o subcontratas.
En resumen, tu empresa y otras soy en primer o segundo grado «adjudicatarios».
Ganar el contrato principal no significa necesariamente que tu empresa haya conseguido nuevos clientes. Solo significa que tu y todos los demás adjudicatarios han ganado el derecho a presentar solicitudes de adendas, u órdenes de trabajo individuales, que se emitirán en el futuro.
Al igual que al obtener una licencia de caza, el cazador ahora tiene permiso para cazar, pero aún no ha cazado nada. Ahora empiezas a competir con otros adjudicatarios para obtener las órdenes de trabajo individuales, una a una.
Aprovechar la primera ola
En muchos casos, el cliente ha estado haciendo “preventa” del acuerdo marco (o «vehículo») a SUS clientes, mucho antes de que los adjudicatarios tuvieseis la adjudicación.
Esto puede originar la liberación repentina de una enorme «primera ola» de adendas o solicitudes de órdenes de trabajo individuales justo después de la adjudicación.
Las empresas que tienen éxito en el negocio de órdenes de trabajo saben que por lo general los que obtienen las PRIMERAS órdenes de trabajo también tienden a obtener la MAYORÍA de las órdenes de trabajo a lo largo de la vida del contrato maestro. ¿Estas preparado para el tsunami?
Interactuar con el cliente
Es urgente que interactúes con el cliente justo después de obtener el contrato maestro, esto te ayuda a generar confianza, fomentar la cooperación e iniciar una relación beneficiosa, para ambos, a largo plazo.
Tu lista de tareas
- Agradecer al cliente. Es la persona(s) que te adjudicó el contrato.
- Solicitar una sesión informativa posterior a la adjudicación. Las sesiones informativas dirigidas por el cliente no son solo para los «perdedores». Como adjudicatario del contrato, una sesión informativa te ayuda a entender qué le gustó y no le gustó al cliente de tu propuesta. También debes conocer, sin ambages, sus expectativas o deseos de lo que quiere recibir como resultados en las próximas órdenes de trabajo.
- Demostrar que tu equipo está listo para empezar, tal como lo dijiste en tu propuesta.
- Confirmar la llegada de la «Primera Ola». ¿Cuántas adendas o solicitudes de órdenes de trabajo se emitirán ahora? ¿Cuándo desea el cliente que empecemos a ejecutar el trabajo?
- Obtener su aceptación. Pregunta al cliente qué le gustaría que hiciéramos (o no) para responder plenamente a sus necesidades. Si no hay una Primera Ola, ¿puede indicarnos qué posibles órdenes de trabajo le gustaría que atacáramos primero?
Lanza a tu equipo
Tu equipo debe ponerse en marcha al día siguiente de la adjudicación del contrato:
- Pon en marcha tu Oficina de Gestión del Programa (PMO – Program Management Oficce). Informa a los equipos de trabajo que hemos ganado. Vuestra máquina de comunicación se pone en marcha. Emitimos un comunicado de prensa anunciando el triunfo y lo ponemos en nuestra web.
- Presenta a los «primeros participantes». Esto incluye a tu equipo de propuestas, que se prepara para responder a la primera ronda de solicitudes de adendas y órdenes de trabajo. También incluye a nuestro equipo de captura (gestión de oportunidades), que comienza a preparar la siguiente ronda de órdenes de trabajo para las que queremos licitar.
- Anunciar que la reunión inicial de contrato se celebrará mañana a las 9:00 h. La asistencia es obligatoria para todos los miembros del equipo, tanto los de dentro de nuestra empresa (adjudicatario) como para nuestros socios y subcontratistas.
- Distribuir el Manual de Adendas y Órdenes de Trabajo. Enviar una copia del Manual a todos los miembros de nuestro equipo y publicarla en línea. Validar que el equipo y la organización estamos preparados para capturar, proponer, obtener y ejecutar las adendas y órdenes de trabajo.
- Definir el éxito, los objetivos y las recompensas. Animar a todos los miembros del equipo a incluir las adendas y órdenes de trabajo en su estrategia de salida al mercado. (Por ejemplo, «Aumentaremos nuestros ingresos en un 10 % anual usando este mecanismo de adendas y órdenes de trabajo»). Animar a todos a buscar oportunidades para usar esta nueva forma de hacer para conseguir más negocio.
- Medir los resultados. Comunicar las métricas de desarrollo de negocio en base a las adendas y las órdenes de trabajo. Informar de los resultados periódicamente. Anuncia los éxitos con gran difusión. ¡Celebra cada victoria!
Conclusión
Comienza pronto, lo antes posible. Si comienzas pronto, tu empresa puede ganar más adendas y órdenes de trabajo que cualquiera de tus competidores.
Si hacéis con éxito el trabajo, podéis aumentar vuestros ingresos y beneficios a lo largo de muchos años.
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