Las 6 reglas de oro para escribir propuestas

Introducción

Estaba ojeando la última versión de la revista de la APMP (Asociación de Profesionales Gestores de Propuestas)  y me he encontrado con un artículo de Katie Gaines directora editorial de la compañía Writing Machine  www.writingmachine.com del que voy a extraer algunas ideas que me han parecido interesantes.

“Si vas a empezar a escribir una propuesta no lo hagas hasta haber leído las seis reglas de oro de la escritura de propuestas” dice Katie.

1. Establece tu ventaja competitiva

Investigaciones de la Universidad de Yale www.yale.edu  dicen que los decisión-makers dedican a los documentos escritos no más de 7 minutos de lectura, con independencia de su importancia.

Por eso es tan importante la diferencia competitiva para las propuestas, sobre todo en los Resúmenes Ejecutivos.  Es fundamental utilizar esos 7 minutos para comunicar tu ventaja competitiva a tu prospecto.

  • Piensa como tu cliente
  • Desglosa tu propuesta
  • Articular tu ventaja competitiva en una frase

 2.   Estructurar el documento adecuadamente

Estructurar es una cuestión de control. Te permite decidir el orden en que quieres que el lector lea tus palabras. Te permite afectar al lector de la manera que más te interesa. Y te permite guiar al lector hasta el siguiente paso.

Todos estos objetivos tienen un valor incalculable en una oferta. Y todos se consiguen con una estructura eficiente.

Guía rápida para una estructura eficiente:

  • Piensa en tu objetivo
  • Recoge tus ideas en un papel
  • Considera el orden de relevancia
  • Escribe un borrador

Si quieres algo más técnico puedes buscar sobre habilidades de redacción o escritura de negocios (ver en el post del 14.09.2009 el índice del curso “Redacción de Informes Persuasivos”).

3.   Haz que tu documento sea navegable

La navegabilidad es vital en una propuesta, (ver el post del 22.09.2009 ¿Para quién escribes la oferta?). Asegura que el lector puede encontrar la información que quiere rápidamente, y le resulta fácil distribuir trozos del documento entre el equipo de evaluadores para su estudio y valoración.

 4.   Todo debe estar claro

Una  de las cosas más importantes a la hora de escribir es que siempre debes tener presente que la gente para la que escribes no tiene mucho tiempo para leer lo que tu escribes,  por tanto debes hacer el esfuerzo de escribir de forma concisa y asegúrate de no excederte porque la gente dejará de leer antes de lo que te puedas imaginar.

 5.   Responde a la pregunta

No responder a las preguntas es posiblemente es posiblemente el peor error que puede cometer un escritor de propuestas. Y es muy fácil caer en esa trampa. El tiempo te suele comer el terreno y crees que lo recuerdas todo, pero la reunión fue hace unos días, no te da tiempo de releer tus notas y te fías de tu memoria.

La mayoría de las veces acabas una propuesta que no está terminada, seguramente la dejas poco enfocada, has trabajado poco los problemas, necesidades y deseos del cliente y lógicamente llegas a resultados que no son los mejores para el cliente ni para tu oportunidad de ganar el contrato.

 6.   Corregir

Todos cometemos errores. Pero lo cierto es que una nimiedad como una falta de ortografía o un error tipográfico pueden cargarse un monto de horas de trabajo bien hecho. Eso hace que el trabajo de corrección sea tan importante. Y por eso proliferan tantas técnicas de corrección: equipo rojo, equipo negro, equipo rosa, equipo azul, simulación, dry-run, etc.

 Conclusión

Lo único cierto es lo que el lector interpreta de lo que tú has escrito, no lo que has escrito, y mucho menos lo que realmente querías escribir.

Si queréis detalles de alguno de los conceptos que hemos tratado en este post dejadme un comentario o ponerme un correo a mariano.paredes@advancedpm.es.

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