Las 6 Reglas de Oro de Katie Gaines para Escribir Propuestas.

6 reglas de oro

“Si vas a empezar a escribir tu próxima propuesta no lo hagas hasta haber leído las seis reglas de oro.”

Introducción

Me he encontrado con un artículo de Katie Gaines del que voy a extraer algunas ideas sobre propuestas que me han parecido interesantes. Katie es directora editorial de la compañía Writing Machine

Si vas a empezar a escribir una propuesta no lo hagas hasta haber leído las seis reglas de oro de la escritura de propuestas” dice Katie.

Regla 1.- Establece tu ventaja competitiva

Los decisión-makers dedican 7 minutos como mucho a la lectura de documentos escritos, con independencia de su importancia. Investigación realizada por la Universidad de Yale www.yale.edu.

Por eso es tan importante la diferencia competitiva en las Propuestas, sobre todo en los Resúmenes Ejecutivos.  Debes aprovechar tus 7 minutos en comunicar tu ventaja competitiva a tu cliente o evaluador.

  • Piensa como tu cliente, evaluador
  • Desglosa tu propuesta
  • Articular tu ventaja competitiva en una frase.

Regla 2.- Estructurar el documento de forma adecuada

Estructurar es una cuestión de control. Te permite decidir el orden en que quieres que el lector lea tus palabras. Te permite influir al lector de la manera que más te interesa. Y te permite guiar al lector hasta el siguiente paso.

Todos estos objetivos tienen un valor incalculable en una oferta. Y todos se consiguen con una estructura eficiente.

Guía rápida de Katie para una estructura eficiente:

  • Piensa en tu objetivo
  • Recoge tus ideas en un papel
  • Considera el orden de relevancia
  • Escribe un borrador

PODER, la guía rápida de Shipley para una redacción eficiente:

  • Planifica.- Objetivo, audiencia, mensaje, …
  • Organiza.- Según interés de lector, paradigma de la persuasión, …
  • Describe.- Redacta un borrador
  • Examina.- Haz, o que te hagan, una evaluación en frío de lo escrito
  • Revisa.- Aplica las recomendaciones, haz que sea claro, conciso, correcto

Si quieres algo más técnico puedes buscar sobre habilidades de redacción o escritura de negocios Redactar Informes Persuasivos.

Regla 3.- Haz que tu documento sea navegable

La navegabilidad es vital en una propuesta, ver La propuesta y la carta del restaurante. Asegura que el lector puede encontrar la información que quiere rápidamente, y le resulta fácil distribuir trozos del documento entre el equipo de evaluadores para su estudio y valoración.

Regla 4.- Todo debe estar claro

Una  de las cosas más importantes a la hora de escribir es que siempre debes tener presente que la gente para la que escribes no tiene mucho tiempo para leer lo que tu escribes. Por tanto, debes hacer el esfuerzo de escribir de forma clara, concisa, sencilla y asegúrate de no excederte porque la gente dejará de leer antes de lo que te puedas imaginar.

Regla 5.- Responde a la pregunta principal

No responder a las preguntas es posiblemente el peor error que puede cometer un escritor de propuestas. Y es muy fácil caer en esa trampa. El tiempo juega en tu contra, te suele comer el terreno y crees que lo recuerdas todo, pero la reunión fue hace días, no te da tiempo de releer tus notas y te fías de tu memoria, y te equivocas o no recuerdas los matices.

La mayoría de las veces acabas una propuesta que no está terminada, seguramente la dejas poco enfocada, porque has trabajado poco los problemas, necesidades y deseos del cliente y lógicamente llegas a resultados o soluciones que no son los mejores para el cliente ni para tu oportunidad de ganar el contrato.

Regla 6.- Editar todo lo que sea necesario

Todos cometemos errores. Pero lo cierto es que una nimiedad como una falta de ortografía o un error tipográfico pueden cargarse un monto de horas de trabajo bien hecho. Eso hace que el trabajo de corrección sea tan importante. Y por eso proliferan tantas técnicas de corrección: equipo rojo, equipo negro, equipo rosa, equipo azul, simulación, dry-run, etc.

Conclusión

Lo único cierto es lo que el lector interpreta lo que entiende que tú has escrito, no lo que has escrito, y mucho menos lo que realmente querías escribir.

Si quieres detalles de alguno de los conceptos que hemos tratado en este documento déjame un comentario o ponme un correo a mariano.paredes@shipleywins.es .

Para seguir mejorando tus propuestas

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