Las 6 reglas de oro para escribir propuestas
“Antes de empezar a escribir una propuesta lee las seis reglas de oro de la escritura de propuestas” Katie Gaines
Introducción
Estoy releyendo un artículo de Katie Gaines del que voy a extraer algunas ideas muy interesantes para los que escribimos propuestas.
“Si vas a empezar a escribir una propuesta no lo hagas hasta haber leído las seis reglas de oro de la escritura de propuestas” dice Katie.
1.- Establece tu ventaja competitiva
Investigaciones de la Universidad de Yale www.yale.edu dicen que los decisión-makers dedican a los documentos escritos 7 minutos de lectura, o menos, con independencia de su importancia.
Por eso es tan importante la diferencia competitiva en las propuestas, sobre todo en los Resúmenes Ejecutivos. Es clave usar esos 7 minutos para comunicar tu ventaja competitiva a tu prospecto. Para conseguirlo:
- piensa como tu prospecto;
- desglosa tu propuesta; y
- articula tu ventaja competitiva en una frase.
2.- Estructurar el documento adecuadamente
Estructurar es una cuestión de control. Te permite decidir el orden en que quieres que el lector lea tus palabras. Te permite afectar al lector de la manera que más te interesa. Y te permite guiar al lector hasta el siguiente paso.
Todos estos objetivos tienen un valor incalculable en una oferta. Y todos se consiguen con una estructura eficiente.
Guía rápida para una estructura eficiente:
- piensa en tu objetivo;
- recoge tus ideas en un papel;
- considera el orden de relevancia; y
- escribe un borrador.
Si quieres algo más técnico puedes buscar sobre habilidades de redacción o escritura de negocios echa una ojeada a Redactar Informes Persuasivos.
3.- Haz que tu documento sea navegable
La navegabilidad es vital en una propuesta, ¿Para quién escribes la oferta?. Asegura que el lector puede encontrar la información que quiere rápidamente, y le resulta fácil distribuir trozos del documento entre el equipo de evaluadores para su estudio y valoración.
4.- Todo debe estar claro
Una de las cosas más importantes a la hora de escribir es que siempre debes tener presente que la gente para la que escribes no tiene mucho tiempo para leer lo que tu escribes, por tanto, debes hacer el esfuerzo de escribir de forma concisa y asegúrate de no excederte porque la gente dejará de leer antes de lo que te puedas imaginar.
5.- Responde a las preguntas
No responder a las preguntas es seguramente el peor error que puede cometer un escritor de propuestas. Y es muy fácil caer en esa trampa. El tiempo te suele comer el terreno y crees que lo recuerdas todo, pero la reunión fue hace unos días, no te da tiempo de releer tus notas y te fías de tu memoria. Y ahí, precisamente ahí cometes el error.
La mayoría de las veces acabas una propuesta que no está terminada, seguramente la dejas poco enfocada, has trabajado poco los problemas, necesidades y deseos del cliente, y lógicamente llegas a unos resultados que no son los mejores para el cliente, ni para tu oportunidad de ganar el contrato.
6.- Corregir
Todos cometemos errores. Pero lo cierto es que una nimiedad como una falta de ortografía o un error tipográfico pueden cargarse un monto de horas de trabajo bien hecho. Por eso, el trabajo de edición, o corrección es tan importante. Y por eso proliferan tantas técnicas de corrección: equipo rojo, equipo negro, equipo rosa, equipo azul, simulación, dry-run, etc.
Conclusión
Lo único cierto es lo que el lector interpreta de lo que tú has escrito, no lo que has escrito, y mucho menos lo que realmente querías escribir.
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Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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