Reuniones de inicio y preparar equipos
Prepara a tu equipo con reuniones de inicio
Cuando te preparas para un reto físico exigente, tienes que entrenar los músculos antes de que puedan realizar la tarea.
Los jugadores de deportes de equipo suelen pasar por un período para calentar y preparar sus cuerpos antes de trabajar, practicar o aprender una jugada. Incluso los que se preparan para una maratón o una carrera ciclista exigente deben entrenan mucho, simulan el entorno y practican antes del gran día.
En el mundo de las propuestas, las reuniones de inicio o arranque tienen muchos de esos propósitos que hemos visto más arriba.
Primero información, luego inspiración
Los entrenadores deportivos son conocidos por dar discursos inspiradores cuando su equipo los necesita. Pero esos discursos inspiradores no se dan durante las semanas de entreno y preparación física extenuante. En esas semanas, los jugadores ni siquiera ven un manual de jugadas; solo entrenan sus músculos.
De igual manera, el objetivo de una reunión inicial no debe ser inspirar al equipo de la propuesta o del proyecto, sino darles información.
Antes, debes preparar una agenda de la reunión y un paquete completo de arranque o inicio. Estas herramientas os permiten a ti y a tu equipo iniciar con una idea clara de la dirección a seguir y las responsabilidades de cada cual.
Directrices claras para llegar a los objetivos
Cuando una reunión de arranque o inicio empieza dejando las directrices operativas claras, se reduce la necesidad de rehacer el trabajo más adelante, durante la creación de la propuesta.
Estas directrices deben ser fáciles, para asegurar que los miembros del equipo las cumplen.
Los entrenadores que lideran la puesta a punto física de un equipo saben con exactitud qué tan complejos son los ejercicios que hay que entrenar y hasta dónde pueden exigir a cada miembro del equipo. Todo el trabajo físico se enfoca hacia los objetivos concretos que los entrenadores tienen en su mente.
Al crear la propuesta, las directrices operativas claras también ayudan a tu equipo a alcanzar los objetivos:
- evaluar el estado de las tareas asignadas;
- coordinar las tareas de redacción;
- verificar la coherencia de las descripciones y los costes de las tareas;
- identificar y subsanar las deficiencias con antelación para cumplir con el cronograma;
- …
Para las reuniones de inicio por teleconferencia
Muchas empresas hacen reuniones de inicio por teleconferencia porque es la única opción.
Estas reuniones de inicio tienen sus propias características, y debilidades que debes mitigar. Algunas debilidades son:
- no hay de un proceso definido para preparar propuestas;
- falta de comprensión clara de las funciones y responsabilidades de cada cual;
- pocas consecuencias si las tareas se entregan con retraso, mal o incompletas;
- percepción de que las propuestas no son importantes;
- …
Una forma de aumentar la eficacia de las reuniones de inicio por teleconferencia es tener reglas básicas adicionales.
El entrenamiento físico suele tener consecuencias naturales por descuidar los horarios o regímenes establecidos, y el desarrollo de las propuestas también.
Si los miembros de tu equipo no entienden lo importante de sus funciones y responsabilidades, la propuesta puede debilitarse o los redactores tendrán menos información para prepárala.
Consecuencias individuales vs. de equipo
Como corredor que vas por tu cuenta a una maratón, la falta de reglas o límites personales cuando entrenas solo te afectará a ti. Sin embargo, cuando compites en equipo, como por ejemplo en una carrera de relevos, o un partido de futbol, la falta de reglas, método y compromiso de uno solo de los miembros del equipo afecta a los resultados del equipo.
En el mundo de las propuestas, tener información o directrices poco claras desde la reunión de inicio puede significar más trabajo para todo el equipo, errores, tiempo y costes adicionales … y en última instancia, que el cliente rechace la propuesta o se la de a otra empresa.
Conclusión
Si trabajas en equipo todo, absolutamente todo, debe estar en el plan, organizado, coordinado, y visualizado por todos los miembros del equipo.
Próximos pasos
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