Importancia de la Planificación de Propuestas
Planificar para Ahorrar Tiempo
Hacia finales de año, la gente suele dedicar mucho tiempo a planificar. Algunos planean regalos para familiares y amigos. Otros planean cómo maximizar el presupuesto corporativo restante para el año. Otros empiezan a planificar sus metas personales para el próximo año.
Las empresas hacen lo mismo, por lo general, entre septiembre y diciembre dedican tiempo a planificar el próximo año. La diferencia es que las empresas, a mediados de año, entre junio y julio, hacen una revisión de sus planes en curso para ver desviaciones, hacer ajustes y tratar de cumplir objetivos a final de año.
Independientemente de los planes que tengas en mente en este momento, es difícil negar la importancia de tener un plan y ceñirse a él.
La planificación es muy importante al crear una propuesta.
Debes empezar a hacer el plan antes de que los redactores empiecen a escribir. El plan debe acompañar a la redacción y edición de la propuesta hasta su entrega.
Incluso si tienes poco tiempo disponible, dedicar tiempo a hacer el plan del desarrollo de la propuesta te ahorrará un tiempo valioso.
Un minuto dedicado a planificar ahorra diez minutos de ejecución
Una de las principales preocupaciones de los gestores y redactores de propuestas es que, si no escriben, no avanzan. Esto no es cierto. Si dedicas tiempo a implementar herramientas que te ayuden a planificar la propuesta, prepararás mejor contenido y ahorrarás tiempo a largo plazo.
Las herramientas de efectividad mejoran la consistencia del proceso, lo que por lo general resulta en propuestas más receptivas y persuasivas.
Estas herramientas son documentos y materiales tales como, por ejemplo:
- matrices de decisión;
- matrices de comparación de licitadores;
- plantillas de declaración de estrategia; y
- storyboards o guiones gráficos.
El diseño de estas herramientas puede variar según la empresa, pero los detalles que capturan deben ser similares.
Estas herramientas no solo ayudan a los redactores a planificar qué escribir, sino que su uso a menudo aumenta la atención al cliente a lo largo de la propuesta.
Más foco en el cliente
Otra forma de aumentar la atención al cliente, y por lo tanto crear una propuesta más sólida, es planificar la forma de incorporar los puntos sensibles del cliente en la propuesta. Al conocer con antelación cuáles son los puntos sensibles del cliente, puedes adaptar los apartados y secciones clave de la propuesta para abordar cada necesidad o inquietud principal.
Los puntos sensibles no son fragmentos de información que se puedan añadir durante la edición; deberían ayudarte a planificar la forma de organizar apartados y secciones completas de la propuesta.
Hacer las cosas bien a la primera ahorra tiempo
Esta es la razón principal por la que tener una reunión de inicio de la propuesta es tan importante para el desarrollo de la misma.
Los gestores de propuestas saben que el desarrollo de la propuesta comienza incluso antes de la reunión de inicio. Dedica una media del 15 % de tu tiempo de preparación a planificar el equipo principal de la propuesta y preparar la reunión inicial. Si las funciones y responsabilidades están claramente definidas desde el principio, ahorrarás tiempo respondiendo después a las preguntas de los participantes.
Una reunión inicial de propuesta exitosa incluye a las personas adecuadas para los temas apropiados. La alta dirección, los expertos en la materia y los responsables de la gestión de la oportunidad (captura) solo deben asistir a las partes de la reunión inicial que les sean relevantes.
Una vez que se aborde el tema central de la designación de los responsables de los capítulos y la asignación de apartados y secciones de la propuesta a los redactores, los demás ya deberían haber abandonado la sala.
Paquetes de trabajos y tareas
Los gestores de propuestas también deben tener listos los paquetes de lanzamiento completos para distribuir durante la reunión inicial.
Los elementos clave de un paquete de lanzamiento, como los paquetes para redactores, un perfil del cliente, un cronograma de la propuesta … son esenciales.
Tener estos materiales listos en la reunión inicial establece directrices claras para el desarrollo de la propuesta y da a los redactores lo que necesitan para crear una propuesta persuasiva y centrada en el cliente.
Dar esta información por adelantado minimiza el tiempo perdido respondiendo después a una gran cantidad de preguntas.
Conclusión
Estar preparado de forma eficiente para una reunión de inicio de propuesta te ahorra un tiempo valioso mientras tú y tu equipo fabricáis la propuesta.
Especialmente ahora, cuando muchos equipos de propuesta trabajan de forma virtual, organizar una reunión de lanzamiento eficaz es vital para conseguir nuevos clientes.
Las fechas límite, por muy lejanas que sean, traen consigo estrés. Una de las mayores ventajas de planificar es que a menudo reduce el estrés de los participantes.
Cuando sabes la forma en que el equipo que va a desarrollar la propuesta usará el tiempo disponible, estarás mejor preparado para crear una propuesta exitosa y centrada en el cliente.
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