¿Está escrita la RFP para que gane el licitador favorito del cliente?
Experiencias, encuesta y 15 claves para una opinión bien formada.
Después de echar un primer vistazo a los pliegos de un concurso podemos pensar que estén escritos, de forma torticera, en favor de un licitador en particular.
Los proveedores de ciertos mercados incluso llegan a afirmar “Este concurso está preparado para que lo gane…”.
Es cierto que en ocasiones esto ocurre, incluso que el cliente pida a su proveedor favorito que redacte los pliegos de condiciones, o al menos el apartado técnico.
Como dice el refrán popular “El que parte y reparte se queda con la mejor parte”.
A continuación vamos a tratar de poner negro sobre blanco en base a las experiencias de expertos del mercado.
¿Hay concursos sesgados en favor de algún proveedor?
Parece que hay concursos sesgados para favorecer a proveedores concretos, pero no son muchos en comparación con el total de los que salen al mercado anualmente.
Incluso si el cliente tiene algún favorito, en muchas ocasiones le podrás “convencer” y ganar el contrato si le presentas una oferta mejor.
Piensa en la forma en que compra la mayoría de la gente y tú mismo. La mayoría de la gente te dará el beneficio de la duda si ya hizo negocios satisfactorios contigo en el pasado, pero si alguien tiene un producto mejor o un precio claramente menor, es muy probable que la fidelidad pase a un segundo plano y pierdas el negocio. Esto es bastante cierto si la relación ha desaparecido o se ha debilitado. Es posible que no tengas más remedio que concursar para saberlo.
El uso de la palabra «amañado» suena a binario, está totalmente amañado, o no lo está, cuando en la realidad no es una cuestión de todo o nada, sino que es una cuestión de cuánto. Aquí, toca trabajar en el mundo de las probabilidades, no en el de las certezas.
Signos que te pueden poner en la pista de un concurso amañado
Vamos a ver a algunos signos que te indican que las probabilidades pueden estar aumentando en tu contra. Ninguno de ellos es definitivo por sí mismo, y uno o más serán ciertos en muchos concursos. Pero si varios son ciertos en el mismo concurso empieza a preocuparte:
- Énfasis en criterios de evaluación en los que sólo un incumbente o favorito será capaz de obtener las mejores valoraciones. Por ejemplo, cuando solicitan experiencia del equipo de proyecto de la oferta con herramientas raras o específicas del cliente. El énfasis excesivo en la relevancia de la experiencia podría ser otro.
- Énfasis en criterios que son fáciles de sesgar. La mitigación del riesgo y la calidad son buenos ejemplos.
- Prohibición de contactar con personal del cliente, o de contratar a personal del proveedor incumbente.
- Denominación inusual del personal clave. Si los títulos de las posiciones del personal clave del equipo de proyecto son atípicas, a todo el personal se le considera clave, o se solicitan los currículos de todo el personal del equipo de proyecto es una mala señal.
- Prácticas de evaluación que no son las habituales en ese cliente. Por ejemplo, si el precio pesa generalmente el 50% del total de la matriz de evaluación y en esta RFP el precio pesa el 20%, o el 80% hay que preguntarse por qué. Esto requiere que sepas cuáles son las normas regulatorias aplicables, las prácticas habituales del cliente y del sector en el que participa.
- Uso de varios criterios de evaluación para tratar el mismo concepto. Por ejemplo cuando se exige que los proyectos de referencia anteriores incluyan al personal que está siendo ofertado en esta oportunidad, de manera que, en esencia, la dotación de personal se evalúa dos veces. Cuando se combinan situaciones como estas puede ocurrir que un concepto concreto tenga un peso sospechosamente desproporcionado.
- Plazos breves e inflexibles. Por sí solo no significa mucho, pero puede favorecer a un proveedor al que quiera ayudar el cliente. La contraria también es válida, ocurre cuando se alargan los plazos o se dan aplazamientos no previstos o condiciones más allá de lo razonable o habitual en ese cliente.
- Ambigüedad que favorece al incumbente. Por ejemplo, el requisito de suministrar software personalizado sin que se definan sus características. Ámbitos que no están claramente definidos. Entregables que están enunciados, pero no descritos. Declaraciones de trabajo a realizar que requieren que los licitadores conozcan los métodos y procedimientos operativos del cliente.
- Demanda abrumadora de información y detalles de todo tipo, técnicos, procedimentales, legales, metodológicos, …
- Limitaciones de número de páginas o espacio que hacen imposible responder a todos los requisitos, para que sólo el licitador favorito sepa en qué concentrarse y lo que puede obviar sin ser descalificado, mal puntuado, o etiquetado como “no cumple”.
- Propuestas con requisito de precio fijo en las que no tienes suficiente información para dimensionar bien el alcance del proyecto, por tanto, tampoco los honorarios a cargar y en consecuencia el precio ofertar.
- Respuestas inusualmente breves a las preguntas que recibe el proveedor de parte de los licitadores, especialmente cuando sólo hay un pequeño grupo de licitadores o cuando el cliente no responde a preguntas que podría responder con facilidad y rapidez.
- Respuestas anormalmente largas a preguntas, a menudo enviadas en el último minuto sin ofrecer una prorroga o ampliación de los plazos de entrega.
- Procesos especificados en la RFP que no pueden ser mapeados o diagramas de flujo que sólo alguien que tenga experiencia con ellos puede entender cómo funcionan.
- No existe un evaluador profesional independiente encargado de gestionar la operación por parte del cliente.
Algunas experiencias
He participado en operaciones de evaluación y selección como evaluador para clientes, tanto de la administración pública como del sector privado. Solamente en un caso el cliente, del sector privado, puenteó nuestra posición de evaluadores y tomó decisiones poco profesionales en favor de uno de los licitadores. Este cliente cambió las reglas del juego, amplió los plazos, e hizo excepciones para que su favorito siguiese en la licitación. Desafortunadamente, para él, su favorito lo hizo tan mal, quizás por un exceso de confianza, que no gano el contrato.
Como proveedor, si he tenido la sensación, en más de una ocasión, de que un concurso estaba preparado para que lo ganase un determinado licitador, pero nunca pude comprobarlo.
Como consultor de propuestas, asesorando a licitadores, he tenido esa misma sensación de que algún concurso estaba sesgado en favor de un licitador en concreto, pero de nuevo, solo fueron sospechas que no pude comprobar.
Lo que si me ha pasado en alguna ocasión, es que el cliente me ha llamado de forma extraoficial para felicitarme por la oferta pero que “… aun siendo la mejor, el contrato ha sido adjudicado a otro proveedor considerado más solvente para abordar este proyecto en concreto”.
Una encuesta
En una encuesta realizada entre participantes del mercado hemos podido extraer tres conclusiones:
- Si hay un evaluador involucrado la licitación suele ser limpia.
- Entre un 15% y un 20% de los concursos tienen sesgos en favor del incumbente o de un favorito del cliente.
- En modelos de valoración donde el precio tiene un peso igual o superior al 60% del total, los evaluadores tienden a ser muy restrictivos en las condiciones de licitación: plazos, número de páginas de la propuesta, preguntas muy cerradas, dirigidas y acotadas en búsqueda de la respuesta ideal para el cliente. No se busca elegir a un licitador en concreto, lo que se busca es que no gane el contrato un proveedor advenedizo poco profesional por ofrecer el mejor precio.
Para finalizar, voy a usar de nuevo del refranero español, y más concretamente un refrán de origen gallego “Eu non creo nas Meigas, mais habelas hainas”.
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Si quieres detalles de alguno de los conceptos que hemos tratado en este documento déjame un comentario o ponme un correo a mariano.paredes@shipleywins.es
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