Equipos de propuesta virtuales. Problemas y soluciones.

Equipos de propuestas virtuales. Problemas y soluciones

En el clima laboral actual, el trabajo a distancia es cada vez más común, y los equipos de propuestas virtuales están de moda. Tener reuniones de equipo y hacer tareas usando las telecomunicaciones no cambia tu objetivo de crear una propuesta ganadora. Solo cambia el modo en que os comunicáis y aumenta la necesidad de claridad.

Tan claro como el fango

Cuando gestionas un equipo virtual, debes definir con claridad las expectativas, tareas y roles de equipo. Los roles de los equipos de propuestas virtuales son algo diferentes de los roles de los equipos de propuestas típicos, por lo que es vital definir quién debe hacer qué dentro de un entorno virtual.

Un jefe de propuestas virtual también debe establecer las tareas con claridad. Para saber si tus tareas son claras, hazte preguntas como las siguientes:

  • “¿Ha quedado clara la fecha de vencimiento?”
  • “¿Cómo comprobarás la finalización de la tarea?”

Si tu equipo y tú podéis responder a estas preguntas con precisión, las tareas están claramente definidas.

Un equipo de propuesta virtual también necesita reuniones para hacer la propuesta. Hay muchas desventajas en las reuniones virtuales, como la calidad de la transmisión o un sistema de video deficiente.

Establecer reglas claras para las reuniones virtuales ayuda a combatir estos problemas. Algunas ayudas:

  • nombrar a un secretario que tome notas y redacte el acta de cada reunión;
  • nombrar un cronometrador para tener los tiempos de la reunión bajo control;
  • tener una agenda para cada reunión; y
  • pedir a los participantes su aceptación después de tratar cada apartado de la agenda.

Tener reglas claras para las reuniones virtuales puede ser retador, pero vale la pena el esfuerzo cuando el resultado es una propuesta ganadora.

Elige tu tecnología sabiamente

La variedad es uno de los muchos beneficios de la tecnología. Dado que la tecnología siempre está mejorando, hay una cantidad infinita de software y sistemas y apps para elegir.

Haz coincidir la tecnología que usa tu equipo de propuestas virtuales con la complejidad de la tarea. Los equipos pequeños pueden funcionar con pocos medios correo electrónico, un plan de proyectos sencillo y un tratamiento de textos pueden ser suficiente. Cuando los equipos son más grandes hay que usar tecnologías más evolucionadas y específicas, como videoconferencias, archivos compartidos en la nube y gestores de flujos de trabajo entre otros.

Una desventaja común de los equipos virtuales es el software incompatible. Los equipos de propuestas virtuales necesitan acceso a los archivos de todos los miembros del equipo, lo que puede ser problemático si el software no es el mismo. Dado que el intercambio de archivos es vital para el éxito, debes elegir un software apropiado para la tarea que permita compartir archivos de forma segura. Y haz una copia de seguridad de estos archivos diariamente.

La clave para usar la tecnología en un equipo virtual es elegir tecnología familiar y fácil de usar.

Comunicar, comunicar, comunicar

Dado que la comunicación en tu equipo depende de la tecnología, comunicaros con frecuencia para estar todos al día de lo que pasa en la propuesta, y dominar el uso de la tecnología.

El modo de comunicación debe estar definido desde la creación del grupo definiendo claramente las reglas y canales para mantener reuniones virtuales.

Una propuesta es un documento vivo que puede cambiar a medida que obtenéis información de los competidores o los gustos de los clientes. Este tipo de información es vital para tu equipo, así que comunícate rápidamente. Cuanto mayor es la urgencia, mayor es el número de canales de tecnología a emplear.

Trabajar con un equipo virtual significa menos tiempo para que los miembros del equipo puedan charlar en el café durante los descansos. Estimular la camaradería en un entorno virtual es todo un reto, por lo que debes hacer un esfuerzo para reconocer regularmente el desempeño de tu equipo. Esto puede aumentar el espíritu de equipo, lo que a su vez estimula un entorno de alta confianza.

Una bendición si se usa bien

Cuando administras un equipo virtual, debes mitigar la tecnología que usa tu equipo. Si bien la distancia viene con su propio conjunto de desafíos, establecer una comunicación clara para tu equipo puede maximizar su trabajo y ayudarte a crear una propuesta ganadora.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Normal.

Si quieres recibir notas de propuestas y desarrollo de negocio en tu correo electrónico, envíame un email a mariano.paredes@advancedpm.es

Para seguir mejorando en gestión de oportunidades, propuestas, y ganar más contratos:

Puedes contactar con nosotros en mariano.paredes@shipleywins.es

Puedes seguirme en:

Speak Your Mind

*

Si continuas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. Más información.

Esta página web utiliza cookies para ofrecer la mejor experiencia de navegación posible y conocer la utilización de la misma. Si sigues utilizando esta web sin cambiar los ajustes de tu navegador, aceptas su utilización. Haciendo clic en "Aceptar" mejorará la navegación.

Si deseas más información, lee nuestra Política de Cookies

Cerrar