El Responsable de la Oportunidad y el Golf
Preparar a los equipos de propuestas para el tiro ganador
El Responsable de la Oportunidad y el golf
El trabajo de un Responsable de Oportunidad (capture manager) se parece mucho al golf. Los golfistas deben tener en cuenta factores como el viento, la distancia, la elección del palo y los obstáculos del campo mientras se abren paso hacia un hoyo.
Son muchos los movimientos que un golfista debe realizar cuidadosamente antes de llegar al green y preparar el golpe final.
En el mundo de las compras y el aprovisionamiento, básicamente le entregas tu putter a una persona, confiando en que la meta en el hoyo.
¿Cuál es la mejor manera de asegurarse de que esta persona dará realmente el golpe final en un campo de golf? Asegurarse de que ya está lo suficientemente cerca del hoyo. Los responsables de oportunidades hacen esto en una oportunidad de negocio realizando comprobaciones vitales sobre los competidores, los asuntos calientes de los clientes y otra información clave. Entonces, el equipo de la propuesta tiene todo lo que necesita para dar el golpe ganador.
Asuntos Calientes
La mejor fuente de información es el cliente. Los equipos de propuestas no suelen estar mucho tiempo cara a cara con el cliente, por lo que deben basarse en la información facilitada en la RFP o por el responsable de la oportunidad y el equipo de venta.
Las RFP son una gran fuente de información, pero no ofrecen una visión completa. Una RFP comunica aspectos necesarios para tu respuesta y estilos de organización, como el sistema de numeración que puedes usar para que la organización de tu documento sea inmediatamente comprensible por los evaluadores. Aunque es bueno conocer este detalle, es más importante incorporar lo que más le importa al cliente.
Los responsables de oportunidades deberían haber estado trabajando con el cliente para dar forma a la RFP durante el tiempo necesario (días, semanas o meses, según cada situación) antes de su publicación. Si bien esto podría significar que la RFP sería entonces un libro de instrucciones abierto a todos los deseos y necesidades del cliente, todavía hay asuntos calientes no escritos que el equipo de la propuesta debe abordar si quiere producir una propuesta ganadora. Los responsables de las oportunidades deben descifrar los temas candentes del cliente, hacer un seguimiento de ellos a medida que evolucionan o cambian y, a continuación, transmitirlos al equipo de la propuesta.
Cuando un responsable de oportunidad no se molesta en descubrir los temas candentes ocultos del cliente, el equipo de propuestas no puede redactar una propuesta centrada en el cliente, y una propuesta anodina y genérica no es una propuesta ganadora.
Análisis de la competencia
Los responsables de oportunidades realizan mucho trabajo previo que no se traduce en resultados tangibles hasta más tarde, como todos los golpes que da un golfista con distintos palos antes de sacar el putter. El análisis de los clientes y de la competencia son algunas de estas tareas. Esto no las convierte en evaluaciones menos vitales.
Un análisis eficaz de la competencia identifica los problemas clave de los clientes, el peso de su importancia para el cliente y el lugar que ocupan tu empresa y tus competidores en cada problema. Dado que los criterios para el análisis de la competencia se basan en los problemas del cliente, el responsable de la oportunidad debe conocer al cliente lo suficiente como para saber qué es lo que más le importa. A medida que avanza la oportunidad, el responsable de la oportunidad debe mantener actualizado el análisis de la competencia para que siga siendo relevante y útil.
Los equipos de propuestas no pueden mitigar las fortalezas, debilidades y carencias de su empresa tal y como las percibe el cliente a menos que conozcan las percepciones del cliente. Del mismo modo, tampoco pueden atacar a la competencia si no saben qué puntos débiles explotar. Los responsables de oportunidades deben comunicar esto claramente al equipo de propuestas.
Puntos de decisión
Las organizaciones no pueden tomar decisiones precisas sin un análisis eficaz de la competencia. Los responsables de oportunidades deben realizar el trabajo previo que permita a la dirección tomar decisiones de búsqueda realistas y justificables. A continuación, deben estar preparados para poner fin a la búsqueda si esa es la mejor decisión global. Incluso en el golf, si se han hecho demasiados malos golpes, a veces es mejor aceptar la derrota en un hoyo para poder recuperar la puntuación en los siguientes.
Presentar propuestas a todo lo que se mueve cosa es una pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo. Las propuestas eficaces no son documentos gratuitos que puedan elaborarse simplemente utilizando viejos formularios. Las propuestas ganadoras surgen de una relación bien establecida con el cliente y de una redacción a medida y centrada en el cliente. Para ello, el responsable de la oportunidad debe comunicarse de forma adecuada con el equipo de propuestas.
Apoyar la propuesta
Una de las mejores formas en que los responsables de oportunidades pueden ayudar a los equipos de propuestas a dar el último paso es contribuyendo al esfuerzo de desarrollo de la propuesta. El compromiso de un responsable de oportunidad con una oportunidad no debe terminar con el lanzamiento de la propuesta: aún puede aportar mucho.
Los responsables de oportunidades deben seguir participando en las reuniones de lanzamiento pertinentes y en las revisiones de los equipos de color durante el desarrollo de la propuesta. Basándose en sus interacciones con el cliente, tienen información vital que transmitir y que el equipo de propuestas puede utilizar para desarrollar una propuesta ganadora. Empezando por el plan de la oportunidad, ayuda a alinear el plan de la propuesta para abordar mejor los asuntos calientes y las necesidades del cliente.
Cuando el responsable de la oportunidad centra al equipo de propuestas en las necesidades del cliente, los prepara para el éxito.
Conclusión. Todos estamos juntos en esto
Los equipos de propuestas deben basarse en el conocimiento que tiene del cliente el responsable de la oportunidad para crear una propuesta ganadora.
Los responsables de oportunidades deben empezar a recopilar la información necesaria sobre el cliente durante sus actividades en la oportunidad para poder transmitirla posteriormente al equipo de propuestas. A continuación, deben estar disponibles y dispuestos a hacer las aportaciones pertinentes que sean necesarias a lo largo del proceso de desarrollo de la propuesta. Cuando estos dos aspectos de la captación de negocios trabajan juntos, es seguro que disparan una propuesta ganadora.
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