El recetario de Arguiñano, El Cossío y la biblia de las propuestas. Tamaño, calidad, cantidad, ubicación y equilibrio entre los componentes, conveniencia, glamour, repetición, influencia y persuasión son algunas características de las propuestas que lleva tiempo aprender a dosificar. Mejor tener una guía profesional y un buen maestro.
Hace unos días me llegó un email para participar en un debate que se había abierto en un grupo de internet al que pertenezco, tenía el sugerente título “¿Qué libro es la biblia de los responsables de propuestas y licitaciones?”.
Los comentarios eran de los más peregrinos, desde “léete tal o cual libro”, “empieza por este otro”, “a mí me fue muy bien durante un tiempo aquel que hablaba de…”, hasta “… no te metas en problemas, contacta conmigo que soy un especialista y estoy aquí para ayudarte”.
No tuve más remedio que meter la cuchara y arrimar el ascua a mi sardina, no por cocinarla antes, sino porque me pareció, visto lo visto y leído lo leído, que era la mejor recomendación que podía dar a la joven que generó el debate.
No va a ser hoy el día que haga proselitismo de las compañías a las que represento, quizá mañana. Pero si quiero contar mi experiencia con esto de las “biblias” de lo que sea.
¿Para qué quieres la biblia de las propuestas?
Pues para lo mismo que quieres el recetario de Arguiñano, o El Cossío, que es el tratado técnico e histórico de la tauromaquia por antonomasia. Los quieres para tener referencias profesionales expertas que te ayuden a hacer de forma correcta tu trabajo, o lo que sea que te toque hacer hoy, ya sea una propuesta o un conejo al ajillo.
Lo que ocurre con los libros es que son eso, libros y el autor no tiene como objetivo final darte un método sencillo, completo, práctico, entendible por todos y ajeno a sesgos, intereses y gustos, o no sabe hacerlo, que de estos también hay algunos. También ocurre con algunas biblias.
Por ejemplo en el mundo de las recetas de cocina hay muchos libros, recetarios, hasta videos para listos, profesionales, o al menos, practicantes avanzados. Pero no hay tantos para ti o para mí, que estamos empezando. Son esos que has visto en alguna ocasión que dicen cosas como:
- “Añade un chorrito de vino”.- Se te queda cara de tonto y te preguntas ¿Cuánto es un chorrito?, ¿A qué tipo de vino te refieres, seco, dulce, blanco, tinto,…? No será más fácil decir “añade un vaso de vino blanco semi-seco, el equivalente a 150 mililitros”
- “Sazonar al gusto”.- ¿De qué gusto hablas, del mío que me gusta todo muy sabroso, o del de mi suegra, que está a dieta y no puede probar la sal?
- “Cocinar a fuego lento hasta que esté al punto”.- ¿Qué es fuego lento, poner el mando al 1, al 2,…? ¿Qué es el punto? No será mejor hablar de cantidades, grosores, tamaños, temperaturas y tiempos.
¿Qué debería resolver esa biblia?
Esa biblia, que nunca va a sustituir a la experiencia, lo que si debe hacer es garantizar, cuando eres un especialista, que no te has dejado nada en el tintero, que cuando tienes entre manos un asunto atípico te orienta, y te guía cuando te metes en nuevos terrenos. Sin embargo, cuando eres novato, te tiene que llevar de la mano para asegurar un resultado mínimamente profesional. En definitiva debe garantizar una calidad mínima sea quien sea el que haga la propuesta y sea cual sea la propuesta.
Tiene, por tanto, que contestar a las 7Cs:
- Cantidad.- ¿Hago una propuesta de pocas páginas o de muchas?
- Colocación.- ¿Cuál es la organización más razonable de los contenidos?
- Cupo.- ¿Cuál es el equilibrio adecuado en el tamaño de cada apartado?
- Conveniencia– ¿Es adecuado escribir sobre ciertos temas delicados, como por ejemplo de la competencia? Y en su caso ¿Cómo redactarlos para ser correctos y educados?
- Cautivación.- ¿Lo que digo y la forma en que lo digo captura el interés del lector?
- Constancia.- ¿Estoy tratando los temas adecuados, en los sitios adecuados y las veces necesarias para penetrar en la mente del lector?
- Convicción.- ¿La redacción y organización son persuasivas y capaces de influir en las opiniones y decisiones del lector?
¿Qué asuntos debería tratar esa biblia?
Esa biblia, para nombrarla con propiedad es un sistema, proceso o metodología que debe cubrir todo el ciclo de vida de desarrollo de negocio, con foco específico en la propuesta. Para ello debería tener:
- Fases.- Los grandes grupos de actividades principales de 5 a 7 generalmente. Os propongo una primera aproximación:
-
- Identificar mercados.- En que mercados quieres vender
- Planificar cuentas y posicionamiento.- Planes de cuenta y oportunidades
- Evaluar oportunidades.- Identificar oportunidades y cualificarlas para decidir si te interesa perseguirlas
- Planificar oportunidades.- Qué cosas habría que hacer para perseguir cada oportunidad que te interese
- Planificar la propuesta.- Estrategia, asuntos del cliente, competidores, …
- Redactar la propuesta.- Contenidos, entregables finales y parciales, planes de revisión y aprobación
- Entregar y siguientes pasos.- Presentar, negociar, análisis forense, …
- Actividades.- Cada fase dará cobertura a una serie de actividades que se relacionan entre ellas para producir un entregable parcial o final
- Entradas.- Son los datos o información que permitirán realizar una actividad
- Entregables.- Es la información o materiales que producen las actividades
- QA/QC.- Son las tareas de aseguramiento y control de la calidad de lo que se produce. Tienen como objetivo garantizar la totalidad, completitud, y calidad de cada entregable y producto semielaborado
- RACI.- Matriz de responsabilidades. Quién es responsable de hacer cada tarea
- Técnicas.- Los pasos con las tareas de como se realiza cada actividad. Pueden ser distintas técnicas, intercambiables entre ellas, para conseguir lo mismo. La idea es usar en cada caso la que mejor te venga según las necesidades de cada situación
- Guías de uso.- De los métodos y técnicas utilizados
- Ejemplos.- De uso de las técnicas y los entregables
- Gestión de tiempos.- Modelos de estimación para cada actividad en función de su complejidad
- Diccionario de conceptos
- …
Otros aspectos a tener en cuenta
Esa biblia debe cubrir algunos otros aspectos que la van a convertir, o no, en una herramienta realmente eficaz. Se trata más concretamente de:
- Mapa de ruta.- Debe ser capaz de adaptarse sin perder servicios, prestaciones ni calidad a propuestas grandes y pequeñas, multiproducto, multiservicio, multisectorial, …
- Escalable.- Debe ser capaz de crecer con la compañía
- Evolutiva.- Debe ser capaz de prever la obsolescencia de ciertas técnicas y métodos y poder sustituirlos de forma plug&play por otros más modernos
- Adaptable.- A diferentes situaciones y escenarios. Por ejemplo a equipos de trabajo grandes, pequeños, multinacionales
- Formación.- Debe facilitar el entrenamiento de nuevos profesionales
- Revisiones.- Debe facilitar las revisiones intermedias y final de los trabajos. Dispondrá para ello de cuestionarios de evaluación y revisión
- Toma de decisiones.- Debe disponer de los mecanismos necesarios para facilitar la toma de decisiones de los componentes del equipo y de terceros
- Conocimiento.- Debe ser capaz de facilitar la recogida, almacenamiento y tratamiento de información histórica que permita estudiar tendencias y facilitar la mejora continua.
Conclusión
No he leído ningún libro de propuestas al que pueda etiquetar como “La biblia de las propuestas”. El camino seguramente no sea el que atisba mi compañera de grupo con su pregunta.
Yo me inclinaría por buscar una metodología, sistema, o proceso suficientemente completo, probado y reputado, después iniciaría un proceso de adaptación a mi negocio, a lo que vendo, cómo lo vendo y a quién me lo compra.
Porque aunque tengan muchas cosas en común, no es lo mismo hacer una propuesta para vender armamento a una gran potencia mundial, para vender consultoría de negocio a un banco, para vender proyectos de outsourcing a una multinacional, o para vender Madrid como sede de los próximos juegos olímpicos.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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