Suposiciones, invenciones y realidades. “Tus suposiciones son tus ventanas al mundo. Límpialas de vez en cuando o la luz dejará de entrar.” – Isaac Asimov, Escritor
8 mitos sobre propuestas
Mito #1.- Si una propuesta tiene un límite máximo de páginas úsalo. Usa el espacio que necesites, organiza tus argumentos, escribe sencillo y sigue la regla “Menos es Más”. El lector te lo agradece.
Mito #2.- Escribir el borrador del resumen ejecutivo cuando la propuesta esté casi acabada. Escribe el primer borrador del resumen ejecutivo antes de empezar a escribir la propuesta, justo cuando acabes de definir la estrategia ganadora.
Mito #3.- Poner precio a la propuesta es uno de los pasos finales del procesos de desarrollo de propuestas. Será uno de los primeros pasos en el proceso de crear la propuesta. Hay que hacerlo cuando tengas clara la solución que vas a ofrecer, y conozcas el presupuesto del cliente. Si lo haces al final, siempre te saldrá un precio más caro.
Mito #4.- Cuanto mayor sea el tamaño de la respuesta que damos a cada requisito más posibilidades tendremos de ganar. La respuesta debe resolver el requisito del cliente. Debe demostrar tu competencia para satisfacer su necesidad. Debes contarlo de forma clara, persuasiva, convincente y escueta.
Mito #5.- Cuanta más información técnica pongas en el apartado técnico de la propuesta mejor. Hay que escribir lo justo, y mantener el equilibrio entre lo que escribes en cada apartado en relación al resto de apartados, al interés para el cliente y a la importancia para el contrato. Por ejemplo, cuando defines las fases o etapas de un enfoque o metodología no debes escribir 6 páginas para una etapa, 2 para otra y media página para otra. El lector deducirá que no tienes un método o enfoque profesional.
Mito #6.- Los ingenieros y especialistas tienen poco que aportar a una propuesta ganadora. Tienen mucho que aportar, de hecho son los que en muchos casos harán aflorar los valores y discriminadores necesarios para ganar. Tu trabajo es traducirlo para que sea entendible por evaluadores y clientes.
Mito #7.- Hay que limitar el número de gráficos de las propuestas ya que distraen al lector y entorpecen el flujo del mensaje. Los gráficos son críticos para explicar y aclarar tus mensajes y persuadir. Tus gráficos deben ser convincentes, fáciles de entender y deben estar colocados en los sitios adecuados. Cada vez más vemos más más gráficos en las propuestas que ganan.
Mito #8.- Los evaluadores pasarán por alto los errores ortográficos y gramaticales de la propuesta. Los errores erosionan tu credibilidad y tu reputación, dan imagen de desidia, de falta de calidad, de falta de compromiso y se instalan en la mente del evaluador, que puntuará inconscientemente tu propuesta a la baja en más apartados de los que te imaginas.
Resumen y resultado del juego que os proponía hace unos días
Los 8 mitos son falsos, ninguno tiene una base sólida sobre la que asentarse. Lo puedes comprobar si te fijas en cómo se comportan y puntúan evaluadores y clientes.
Las 7 realidades
Una propuesta es en primer lugar, y ante todo, un documento de venta que contiene información técnica y de precios.
Crear una propuesta de alta calidad requiere un esfuerzo de captura -gestión de la oportunidad- y un plan de captura eficientemente incorporado en el proceso de creación de la propuesta.
La calidad y la competitividad de una propuesta tienen que ver con una serie de criterios, que miden:
- lo bien que cumple con las instrucciones de la solicitud de oferta del cliente;
- cómo responde a las necesidades, las aspiraciones y los problemas que llevaron a la decisión de comprar;
- cómo articula una estrategia eficaz y competitiva;
- la forma en que comprende el entorno competitivo; y después
hay que crear una propuesta convincente, bien escrita, fácil de evaluar y de lectura atractiva.
Shipley Associates ha categorizado todo esto en 7 características como mostramos a continuación en la Figura 1.
Figura 1.- Características de Shipley para una Propuesta Eficiente. Las propuestas eficientes y de alta calidad incluyen estos atributos clave, con independencia de la industria, el tipo de negocio o la organización.
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