Decimos “hercúleo” para resaltar un trabajo hecho con gran esfuerzo y buenos resultados. A los que hacen ese tipo de hazañas hoy los llamamos superhéroes. Entre ellos deberían estar muchos Gestores de Propuestas.
La semana pasada participé en una jornada internacional de actualización sobre propuestas. El tema se titulaba “Ganar las Propuestas Estratégicas”. Hasta ahí no había nada raro, ni digno de destacar.
Lo interesante del asunto es que aunque la lista de participantes en una propuesta estratégica puede llegar a ser interminable, hay una figura que es el responsable de que todo salga bien, se trata del Gestor de Propuestas, Proposal Manager en inglés.
Para los que no estén muy familiarizados con esa posición o con propuestas, lo más parecido que se me ocurre son los organizadores de bodas, wedding planners en inglés.
Todos hemos visto alguna película sobre bodas americanas. Para que lo localicéis, el organizador de la boda, es ese chico/chica que va siempre corriendo como pollo sin cabeza, con cara desencajada, a punto del infarto, tratando de tapar agujeros y errores, coordinando a diferentes perfiles profesionales que suelen ir a su bola, intentando cumplir con los plazos, cantidades, calidades, etc., para que al final todo sea perfecto.
El Gestor de Propuestas
En cada sector, industria o empresa le llaman de diferentes formas. Hace unos días me topé con una descripción de su perfil que, aunque no es la más completa, nos ayudará a preparar un retrato robot de este tipo de profesionales:
- Papel.- El Gestor de Propuestas coordina y produce la respuesta a la solicitud de propuesta (RFI, ITT, SOW, RFP,…), reúne y coordina a un equipo multidisciplinar con los conocimientos necesarios sobre el producto, servicio, negocio, industria, cliente,… para escribir la propuesta y ganar el contrato.
Sus responsabilidades incluyen la identificación, presentación e implementación de todos los procesos y procedimientos de propuestas necesarios.
Es una posición altamente relacional que requiere la capacidad de trabajar bajo presión y asumir plazos desafiantes.
- Experiencia.- Capacidad de planificación, producción y entrega de propuestas en un entorno empresarial complejo.
El Gestor de Propuestas tendrá experiencia en la programación y la puesta en marcha de kick-off meetings de propuestas, sesiones de storyboarding y planificación de contenidos, facilitar y coordinar reuniones de revisión de la propuesta, parciales y finales, revisión final de documentos, coordinar el gobierno y proyecto de hacer de la propuesta, conseguir su aprobación interna, y coordinar la producción de documentos y la entrega de la propuesta completa. Por lo general, tendrá experiencia en sistemas de gestión de contenidos.
- Responsabilidades principales
- Entregar propuestas que cumplan con los requisitos de los clientes, que estén producidas profesionalmente, dentro de los plazos definidos por el cliente.
- Coordinar, revisar y editar todo el material producido por una amplia variedad de contribuyentes, como por ejemplo: ventas, marketing, equipos de productos, finanzas, comerciales, legales y técnicos.
- Comunicar e influir en la alta dirección.
- Capacidad de coordinar y entrenar a equipos de ventas y expertos en la materia en redacción persuasiva y mejores prácticas de propuestas.
- Experiencia en software de gestión de documentos, presentación, gestión de contenidos y conocimientos.
- Gestionar formularios y documentos corporativos, cumplir con la imagen de marca y las guías de estilo.
- Fuertes habilidades de gestión del tiempo, priorización y gestión de proyectos.
- Fuertes habilidades de redacción y comunicación escrita.
- Excelente atención a los detalles.
El Gestor de Propuestas es una figura que, en muchas ocasiones, asume una gama mucho más amplia de papeles y responsabilidades según el tamaño y características de la empresa para la que trabaja.
Las Herramientas de los superhéroes
La pregunta del millón es ¿Qué herramientas, medios y materiales dan las empresas a sus Gestores de Propuestas para que puedan hacer su trabajo con propiedad?
Parece que les deberíamos dar herramientas que les ayuden a:
- Revisar la situación competitiva.
- Preparar la estrategia de la propuesta.
- Revisar la toma de datos.
- Participar en la decisión del precio.
- Preparar el plan del proyecto.
- Identificar los requisitos clave.
- Hacer un boceto de la propuesta.
- Identificar al equipo de la propuesta.
- Hacer un borrador de la solución.
- Revisar la descomposición de las tareas a realizar.
- Preparar y asignar las piezas de escritura.
- Hacer el borrador del resumen ejecutivo.
- Preparar los storyboards.
- Preparar las sesiones de revisión.
- Desarrollar los puntos ganadores.
- Identificar el material reutilizable.
- Preparar y Facilitar las revisiones.
- Integrar al equipo de trabajo.
- Congelar la solución definitiva.
- Coordinar las reuniones de costes.
- Finalizar el resumen ejecutivo.
- Revisar y Editar la propuesta.
- Planificar la producción y publicación.
- Conseguir aprobaciones.
- Dirigir la producción y planificación.
- Conseguir la aprobación para enviar la propuesta.
- Planificar, realizar y confirmar la entrega.
Lo que vemos por ahí
No es fácil ver empresas que den esas metodologías, técnicas y herramientas necesariasa a sus Gestores de Propuestas, muchas tampoco les ayudan a formarse y crecer.
No nos extrañemos, por tanto, que sea un trabajo con mucho abandono, poco profesionalizado, y que, por tanto, en la mayoría de los casos no ayude a ganar.
Los que se quedan, se preocupan por profesionalizarse y tratan de mejorar cada día son los superhéroes del siglo XXI de los negocios. Si te encuentras alguno, cuídale, trata de retenerle y dale medios para que pueda hacer bien su trabajo. Con una simple propuesta que te ayude a ganar por encima de tu media habitual ya se habrá pagado con creces su salario.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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