Cómo elegir un sistema de gestión de RFPs y Propuestas
Tus peores pesadillas
¿Tienes recuerdos traumáticos de la compra de un coche nuevo? La mayoría de la gente sí. No solo tienes que lidiar con el vendedor ansioso que te acecha en el concesionario hasta que haces una salida a dar una vuelta y probarlo, sino, que ¡los coches también se han convertido en ordenadores avanzados!
Tienes que comparar características tecnológicas como cámaras, sensores de aparcamiento y detectores de carril.
Elegir un sistema de gestión de RFPs es ser similar, sobre todo si es la primera vez que lo haces. Incluso si ya cuentas con un sistema, el mercado ha evolucionado muy rápido en los últimos diez, e incluso cinco, años.
Aquí te contamos cómo empezar.
Haz las preguntas difíciles
Quizá te sorprenda saber que las características no son lo primero en lo que debes pensar.
Con mucha frecuencia, las empresas compran sistemas complejos y luego no los usan al completo. Tómate un tiempo para hacerte preguntas difíciles como:
- ¿Cuánto tiempo tienes para aprender la herramienta y con qué rapidez aprendes otras tecnologías?
- ¿Qué tipo de soporte necesitarás?
- ¿Tienes tiempo para aprender nuevas funciones a medida que se lanzan?
- …
Preguntas como estas te ayudan a evaluar un sistema con una visión realista.
Evalúa tu entorno e identifica las características imprescindibles
Las empresas de software como servicio (SaaS – Software as a Service) para la gestión de RFPs ofrecen una gran variedad de funciones y tienen diferentes puntos fuertes.
Usa las siguientes pautas y preguntas para investigar qué te irá más en tu selección:
- Formato: Comienza por el formato, ya que existen claras diferencias de capacidad.
- ¿Todas tus RFPs están en Microsoft Word?
- ¿Tienes que procesar hojas de cálculo de Excel complejas, con múltiples pestañas y secciones, a diario?
- ¿Todo está en PowerPoint?
Analiza el volumen de respuestas, identifica qué formato es el más importante para ti y busca un proveedor especializado en ese formato.
- Global: ¿Tu empresa es global o se va a globalizar pronto?
- En ese caso, almacenar contenido en idiomas extranjeros y usar servicios de traducción automática dentro de la plataforma son esenciales.
- Si bien los servicios de traducción automática integrados ahorran tiempo, ten en cuenta que el dominio del inglés significa que siempre necesitarás una segunda validación hecha por una persona.
- También debes evaluar con cuidad las opciones de soporte, asegura que hay soporte local global para todos tus equipo y ubicaciones.
- Unidades de negocio:
- ¿Cuántas unidades de negocio tienes, que van a usar la herramienta por separado?
- ¿Varias de tus unidades de negocio van a compartir los contenidos?
Cuanto más complejas sean tus estructuras de usuarios, mayor será la complejidad que vas a necesitar en la arquitectura de la plataforma.
- Integraciones:
- ¿Qué tipo de integración vas a necesitar con un sistema de gestión de RFP, como, por ejemplo, sistemas CRM o de productividad de oficina como Teams o similares?
- Socios:
- ¿Con qué frecuencia vas a trabajar con socios externos durante las respuestas a las RFPs?
- Si son muchos, una plataforma que ofrezca acceso para invitados será clave para tu éxito.
Prepara una lista priorizada de lo imprescindible y marca los elementos a medida que avanzas, para estar satisfecho con tu elección.
El soporte marca la diferencia
Tanto si eres un gestor de plataformas muy experto, como si eres nuevo, haz preguntas de detalle sobre el servicio de soporte como:
- ¿Qué incluye el paquete de soporte?
- ¿Hay un gerente de cuenta asignado al que puedas llamar en el horario laboral? ¿Cuántas cuentas gestiona? ¿Con qué frecuencia nos reuniremos?
- ¿Cuántas personas hay en el Help Desk del proveedor? ¿En qué zonas horarias se encuentran? ¿Cuál es el tiempo promedio de respuesta a tus tickets de incidencias?
Conclusión
Abordar tu próxima compra de un sistema de gestión de RFPs teniendo en cuenta estos puntos clave te hará más fácil el proceso.
Además,
¡Los de ventas, desarrollo de negocio y propuestas que trabajan a distancia ya no te perseguirán más por todos lados!
Próximos pasos
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