CIM, DevOps y Caprops. Nada nuevo bajo el sol.

Cuando los negocios maduran mejoran, es porque las empresas eliminan grasa de sus procesos, se hacen más rápidas, más competitivas y los clientes reciben productos mejores y más baratos. ¿Cuándo ocurrirá en ventas y propuestas?

Introducción

La integración de procesos y el trabajo en paralelo, soportados por sistemas informáticos, ha revolucionado las industrias o al menos las ha hecho evolucionar de manera mucho más rápida.

Automoción (CIM, CAD, CAM, CAE, TQM, JIT,…)

Comprarse un automóvil fue prohibitivo para el ciudadano medio hasta que Henry Ford utilizó la cadena de montaje. Poco después el que no fabricaba con ese método no podía sacar coches al mercado a precios competitivos.

Hasta finales de los 80 y principios de los 90, los fabricantes de automóviles sacaban una versión nueva de sus coches cada seis o siete años. El problema es que no eran capaces de diseñar, crear y probar, más rápido.

Con la llegada del CIM (Computer Integrated Manufacturíng), CAD, CAM y CAE, los diseñadores e ingenieros pudieron diseñar y hacer prototipos en paralelo, de calidad y sin errores.

Ahora los fabricantes, presentan modelos nuevos todos los años y versiones nuevas cada dos o tres años. Cada vez mejores, con más prestaciones, y más baratos.

Informática (BDs, 4GLs, SaaS, Desarrollo Ágil, DevOps,…)

Las BDs relacionales, los lenguajes de cuarta generación y la ingeniería de software en los años 80 y 90, y desde hace no tanto el desarrollo ágil, los SaaS y el DevOps, entre otros, han venido a facilitar otro salto evolutivo en la creación y explotación de aplicaciones y sistemas informáticos.

No creas que ahora toca desarrollo ágil o nada, y DevOps o nada. En todas las épocas y negocios ha habido extremistas y talibanes. Hay entornos, que por sus características, no son susceptibles de aplicar lo último de lo último, por ejemplo en el desarrollo de sistemas de tiempo real, como los que regulan el comportamiento de ciertas máquinas en las fábricas o la gestión de los semáforos de las calles de una ciudad.

Pero la tónica es la misma, de nuevo, más calidad, más cantidad, más rápido y más barato.

Ventas (SFA, CRM, CaProps,…)

La venta es una de esas actividades que siempre, o casi siempre, ha ido por detrás a la hora de usar los nuevos métodos y técnicas. El CRM no fue popular hasta mediados de los 90 y los SFAs (Sales Force Automation) a finales de la misma década.

Aunque existen apps especializadas para ayudar a ciertas funciones de la actividad comercial lo que veo en el día a día es la falta de método e integración entre las etapas de la venta.

Uno de los casos más común y preocupante es el desencuentro entre el Capture Management (gestión de la oportunidad) y la Gestión de la Propuesta. Por ponerle un nombre y hacerle un giño a DevOps lo he llamado CaProps de Captura y Propuestas.

Capture Management o Gestión de la Oportunidad

En general, la gestión de la oportunidad es responsabilidad de los comerciales, con ayuda de especialistas y preventas que echan una mano cuando se trata de operaciones complejas.

En la gestión de la oportunidad haces presentaciones, toma o captura de requisitos, y reuniones de trabajo con el futuro cliente. Tu gente  toma notas y en el mejor de los casos hace actas de reuniones, que luego comparten en el equipo para poder estar todos en la misma onda.

Es raro ver a un preventa sacar un cuestionario y hacer preguntas de un cierto calado y con un cierto orden, tampoco es común ver reuniones de estrategia de venta para analizar al cliente, su sector, su situación particular, estudiar a la competencia,… Por tanto, ni hablemos de un plan o estrategia de venta específico como resultado de todo lo anterior. Y por supuesto, poco o nada por escrito.

En más de veinte años como consultor de negocio y TI, como comercial de servicios de TI y outsourcing, y otros tantos años como consultor de propuestas y desarrollo de negocio no he visto usar cuestionarios, reuniones de estrategia de venta en más de un  20% de las ocasiones, y no porque no fuese necesario, sino porque las empresas, no lo tienen y las que lo tienen, en su mayoría, no los usan.

Como decía, de cada diez veces que hacen falta esas ayudas para ganar, solo se usan una o dos, resumiendo en un 20% de las ocasiones.

Gestión de la Propuesta

Por lo general, salvo en organizaciones muy preparadas, cuando toca escribir la propuesta aparece el equipo de propuestas, también llamado proposal team o bid team. Según cada empresa y sector lo llaman de una manera diferente, lo que ya te viene a dar una idea de lo profesionalizada y estandarizada que está esta profesión.

Como iba diciendo, según van llegando los del equipo de la propuesta se van yendo los preventas, que se van a dar apoyo a otras oportunidades. En ocasiones hasta el comercial, pasa de una involucración total en la etapa de vender, a ser el líder de la propuesta pero, eso sí, a tiempo parcial. “A tiempo parcial” en este negocio quiere decir que aparecerá de nuevo unos días, a veces horas, antes de entregar la propuesta o cuando el jefe del equipo de la propuesta le llame para hacerle un comentario o pedirle alguna info sobre el cliente o la oportunidad.

Como el equipo de ventas no tiene una metodología, no ha cumplimentado cuestionarios, y como los procesos corporativos de soporte a ventas los han creado gestores o controllers  solo soportan estudios de costes, análisis de riesgos de la oportunidad, estudios de precios y rentabilidades, resulta que el equipo de la propuesta tiene como todo input para redactarla la RFP publicada por el cliente, y las actas de algunas reuniones, más lo que puedan sacar en claro de la reunión de inicio de propuesta con el equipo de ventas.

Propuesta

Como todos sabemos, con esos mimbres no van a salir buenos cestos.  La propuesta, en la mayoría de los casos, ese 80% que has deducido, es mala, tendiendo a muy mala, porque carece de personalización, de criterio, de profundidad y de detalle. No recoge más que lo que dice la RFP, mucho corta y pega que apesta a distancia, metodología estándar no adaptada a la oportunidad y, cuatro banalidades que han podido extraer de entre las actas de la reunión que han pasado los de venta y preventa.

El  futuro de esa propuesta está claro, es perder la oportunidad.

CaProps (Captura y Propuestas)

Si somos listos, o por lo menos un poco espabilados, miraremos a ver qué es lo que pasa en nuestro entorno, veremos que muchos de los avances de las industrias que he mencionado han pasado por integrar equipos y hacer tareas en paralelo. Por ejemplo, DevOps promueve que en cierto tipo de desarrollos e implantaciones rápidos, o continuos, es conveniente usar equipos mixtos formados por desarrolladores y expertos en operación que entiendan cada uno un poco de lo del otro y así poder desarrollar cosas casi directamente explotables.

Me surgen unas pocas preguntas:

  • ¿Por qué no podemos crear equipos mixtos entre comerciales, preventas y los distintos especialistas de desarrollo de propuestas?
  • ¿Por qué no entrenamos a los comerciales, KAMs, desarrolladores de negocio y preventas en técnicas de desarrollo de propuestas?
  • ¿Por qué no entrenamos a los desarrolladores de propuestas en técnicas de venta?
  • ¿Por qué no hay un mínimo de proceso formal, técnicas y herramientas que garanticen que cada uno hace en cada etapa del proceso de desarrollo de negocio lo que tiene que hacer?
  • ¿Por qué no hay un sistema que recoja la información necesaria de cada etapa del proceso de venta para que sea accesible y compartida por todos?
  • ¿Por qué no hay una metodología de gestión de oportunidades y propuestas?

La gran pregunta quizá es ¿Por qué no copiamos, de una vez por todas, de todas esas industrias que van más evolucionadas que la de vender?

A continuación os dejo la solución de Shipley:

  • Una metodología de gestión de oportunidades y propuestas en 7 fases y 96 actividades y tareas.
  • Con todos los métodos y materiales necesarios (formularios, inputs, outputs, modelos de entregables, guías de uso, cuestionarios, descripción de perfiles profesionales y sus responsabilidades,…)
  • Que cubre con solvencia las oportunidades y propuestas más complejas que te puedan surgir, como el caso de propuestas de outsourcing, y que se adapta, usando el concepto de route-maps, a cualquiera de tus servicios y soluciones más sencillos, de venta rápida o especializados.

¿Cuándo vamos a copiar de los mejores de cada industria?

¿Cuándo vas a dejar de presentarte a oportunidades que no vas a ganar o que no te interesa ganar? Y en las que te interesan ¿Cuándo vas a poner los medios para entender a tu cliente? ¿Cuándo vas a crear una solución irrechazable a un precio adecuado que te haga imbatible?

En definitiva ¿Cuándo vamos a profesionalizar este negocio de gestionar oportunidades y ganar propuestas?

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

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Para seguir mejorando en gestión de oportunidades, propuestas, y ganar más contratos:

Puedes contactar con nosotros en mariano.paredes@shipleywins.es

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