Carta a un Novato en Propuestas
Querido Novato
Hace poco, uno de mis antiguos colaboradores contactó conmigo porque quería opinión para hacer una propuesta de gran calado que le habían pedido.
Repasamos algunas de las mejores prácticas que usamos los que llevamos en esto un tiempo, y me sorprendió el número de veces que dijo «eso está muy bien».
Eso me hizo pensar en lo que yo le diría a alguien que acaba de entrar en el mundo de las ofertas y propuestas.
¿Cuáles son las cosas más importantes que hay que saber para presentar la primera propuesta?
Planificar te ahorrará mucho tiempo
La planificación es lo que más tiempo te llevará. Hay que planificar el calendario de la propuesta, la matriz de cumplimiento, las revisiones y, una vez terminado el trabajo de preparación, estar listo para sentarse a escribir, o sentarse con los redactores de la propuesta en una reunión inicial para los equipos de propuestas más grandes.
Por ejemplo, es importante preparar una matriz de cumplimiento antes de empezar a redactar. Porque las empresas serias y las administraciones públicas son muy estrictas con el cumplimiento.
Te podría contar, querido novato, algunas historias para no dormir de como una buena propuesta se va a la papelera a las primeras de cambio por un incumplimiento.
Una matriz de cumplimiento permite extraer cada requisito y planificar la propuesta en función de ellos. Aunque lleva tiempo crearlas al principio del desarrollo de la propuesta, el tiempo que ahorran durante la redacción y la seguridad de que se cumplen todos los requisitos compensan al final.
Identificar los apartados clave de la RFP
Aunque debes familiarizarte con todos los apartados de la RFP de un cliente, hay algunos apartados clave a los que debes prestar especial atención.
Obviamente, tendrás que familiarizarte con los detalles sobre precios y otros apartados de vital importancia para desarrollar una propuesta conforme, receptiva y centrada en el cliente. Presta especial atención a seguir las instrucciones de la propuesta y los criterios de evaluación.
Basándome en el cumplimiento, querido novato, te animo a que busques los criterios de evaluación y las instrucciones de entrega, y a que te fabriques una lista de comprobación del cumplimiento. Asegúrate de que marcas con un tic todas las casillas.
Revisar
En el caso de que estés en una empresa pequeña no tendrás la necesidad, ni los medios para llevar a cabo una revisión formal con equipos rosa, rojo … con evaluadores externos y todo lo demás. Pero es vital -en cualquier propuesta- evaluarla de la forma en que lo harían los profesionales.
Te propongo que te vayas poniendo cada uno de los “gorros de colores” de los que revisan propuestas y pases por la propuesta con cada uno de ellos centrándote en cada una de sus especialidades, las veces que sea necesario.
En todas las propuestas, debes comprobar el cumplimiento y la estrategia de éxito, y asegurarte de que se ajustan a la solicitud que te han hecho.
También debes confirmar que has incorporado las mejoras de esas revisiones que hemos comentado antes y que la propuesta está lista para ser presentada.
Programar una fecha límite y enviar pronto
Quizá te contacten del cliente porque falta tal o cual requisito, esto es una buena señal de que tu propuesta les interesa, en caso contrario la habrían enviado a la papelera sin más.
La moraleja de estos contactos es que no has hecho bien los deberes y te has dejado cosas por entregar o aclarar.
Incluso en las propuestas con plazos de entrega urgentes, debes crear un calendario, te ayudará a dedicar el tiempo adecuado a las tareas correctas, lo que te ahorrará tiempo a largo plazo.
Como parte de ese calendario de desarrollo de la propuesta, usa un buffer de tiempo de un 5% a un 10% del total para atender imprevistos.
Buscar recursos para ponerte al día
Lo último que se me ocurre decirte querido novato es «¡Fórmate!». Asiste a cursos, eventos, talleres, entra en grupos de interés lee …
Los cursos, seminarios y talleres dan una gran visión general de los fundamentos y luego profundizan en las mejores prácticas, herramientas y plantillas, y otras técnicas de mucha utilidad.
Si no te encajan o no es el momento de cursos, lee libros y artículos relacionados con ofertas y propuestas.
Conclusión
Querido novato, empezar a trabajar en propuestas es mucho más que aprender la jerga.
Las mejores prácticas, como planificar, programar, realizar revisiones o moverte por los apartados de las RFPs y saber en cuáles realmente debes centrarte, son cosas que cualquiera puede aprender para elaborar una propuesta ganadora.
En Shipley tenemos muchos recursos disponibles para ayudarte, tanto si eres un novato, como si eres un veterano en el mundo de las propuestas.
Próximos pasos
Te dejo una pregunta ¿cuáles son los cinco mejores consejos que le darías a alguien que acaba de empezar en esto de las propuestas? Y contacta con nosotros en mariano.paredes@shipleywins.es si quieres algo relacionado.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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