Calidad Total y Propuestas
No trabajes en balde, acierta a la primera
Acaba tu propuesta en plazo y calidad. Cero errores, TQM aplicado a propuestas.
Para algunos, eficiencia es sinónimo de velocidad. A veces, hay muy poco tiempo desde que llega la RFP hasta la fecha límite de presentación, y esto significa trabajar muy duro y muy rápido.
Sin embargo, la eficiencia no es hacer las cosas lo más rápido posible. Se trata de hacer las cosas bien a la primera, para que no pierdas tiempo en retrabajos.
Material estándar o precocinado
Los textos estándar también llamados cut&paste, precocinados, boilerplates etc. parecen una forma infalible de aumentar la eficiencia durante la redacción de propuestas; sin embargo, existen muchas trampas potenciales que hacen que la reutilización de precocinados sea peligrosa. Por ejemplo, copiar desde una propuesta ganadora antigua a un cliente similar y usas «buscar y reemplazar» para cambiar el nombre del cliente no es la forma más eficiente de crear otra propuesta ganadora.
¿Es lo más rápido? Seguro. Pero cada cliente es único, por eso, no hay garantía de que un cliente tenga los mismos problemas de asuntos candentes que otro. Esto reduce tus posibilidades de tener una propuesta ganadora.
El texto y los gráficos precocinados pueden ser increíblemente útiles para el desarrollo de propuestas cuando se adaptan al cliente como un guante.
¿Cuándo usar material estándar en una propuesta?
Cuando uses material estándar, asegúrate de que el texto incluido se ajuste a la nueva propuesta:
- ¿Se actualizan los resúmenes, introducciones y subtítulos para este cliente?
- ¿El orden de los temas tomados del texto estándar se alinea con el orden de importancia de este cliente?
- ¿Se han adaptado los gráficos repetitivos a este cliente?
Hacer este tipo de preguntas confirma que todavía tiene una propuesta única y centrada en el cliente cuando usa el texto estándar.
Matriz de conformidad
Existen bastantes herramientas de planificación de propuestas que hacen que la redacción sea más eficiente. Una de ellas es la matriz de cumplimiento. Se trata de un documento que conecta cada parte de la solicitud de oferta del cliente (RFx) con la respuesta que das en tu propuesta. También puedes usarla para definir las páginas de cada sección y asignar a sus redactores.
Crea tu matriz durante la planificación de la propuesta para asegurarte de que se use en el desarrollo de la propuesta.
La preparación es clave para crear de manera eficiente una propuesta ganadora. Tomarse el tiempo para planificar dónde responderás a cada parte de la solicitud de oferta elimina cualquier problema de último minuto para que tu propuesta cumpla con los requisitos.
Revisiones formales a la propuesta
Es obligatorio revisar la propuesta, cuanto más importante y compleja, más revisiones de distinto tipo habrá que hacer.
Normalmente -en el mundo de las propuestas- las nombramos por colores, así tienes:
- Revisiones de equipo azul para evaluar el plan y la estrategia de la oportunidad.
- Revisiones de sombrero negro para predecir las posibles soluciones y estrategias de la competencia.
- Revisiones de equipo rosa para verificar el cumplimiento y la ejecución de la estrategia ganadora
- Revisiones de equipo rojo para predecir cómo se puntuará su propuesta y mejorarla
- Revisiones de equipo verde para revisar y aprobar los precios.
- Revisiones de equipo oro para confirmar que tu propuesta incorpora los cambios necesarios y está lista para el próximo paso
- Revisiones de sombrero blanco para registrar las lecciones aprendidas y realizar mejoras en los procesos.
Conclusión
El desarrollo eficiente de propuestas implica mucho más que escribir. Los pasos adicionales que tienes que dar -según la importancia de la propuesta-desde la planificación hasta las revisiones de equipos de colores te permiten maximizar los esfuerzos de tu propuesta y, al mismo tiempo, eliminar la repetición de tareas por errores o falta de calidad.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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