Adiós al Caos de las propuestas – 1 de 2
La preparación de una propuesta “va bien” hasta que consumes el 90% del tiempo,
luego el Proposal Manager cambia y se llama Caos
El inicio
Los planes para responder a una RFP o a una petición de propuesta de un cliente, generalmente comienzan bien. Tienes una solución, producto o servicios excelente que ofrecer, buenos profesionales en el equipo de propuesta, un proceso sólido y un tiempo de respuesta conocido.
El líder de la oportunidad (Proposal Manager) convoca una reunión inicial a principios de la primera semana, en la que se presentan todas las personas, los procesos y los plazos clave, y luego el equipo se dispersa para hacer el trabajo. ¡Todo va bien!
Avance rápido
La fecha de entrega se acerca cada vez más y la gente del equipo de propuestas empieza a quedarse hasta tarde algunos días, luego alguna noche, después todas las noches y finalmente toca trabajar los fines de semana.
Qué está pasando:
- los contenidos llegan tan tarde que no se pueden revisar;
- el estilo de escritura es cada vez más inconsistente;
- no hay coherencia entre los apartados, secciones y capítulos;
- las revisiones no mejoran la calidad, aumenta la crispación, y
- el material que falta se completa para salir del paso.
A pesar de los rápidos avances logrados en las primeras semanas. La calidad general se ve afectada a medida que se acerca la fecha de entrega.
Con suerte, es posible que cumplas con los requisitos de “Cumplimiento”, pero ¿qué pasa con las otras seis características de las propuestas efectivas?:
- Sensibilidad. ¿es clara y directa con las necesidades del cliente?;
- Estrategia. ¿está claro que tu propuesta debe ser la elegida?;
- Competitividad. ¿está claro que es mejor que las demás ofertas?;
- Escritura. ¿correcta, foco en cliente, clara, organizada, persuasiva?;
- Visualización. ¿comunica los puntos clave?; y
- Diseño. ¿tiene apariencia profesional y es fácil de evaluar?
En definitiva, ¿será atractiva para el evaluador? Probablemente no.
¿Qué salió mal?
Pasada la vorágine y entregada la propuesta parece que nadie quiere pensar en ello; cada cuál tiene su nuevo calendario, agenda, objetivos, planes y nadie quiere hacer revivir a nadie los malos tragos pasados.
Si ganáis, a pesar de todo esto, entonces todos los pecados son perdonados y olvidados. Lo peor de todo es que, el caos de las últimas semanas pasa a ser algo habitual, parte del escenario, y de los hábitos del grupo, empieza a ser visto como el precio que hay que pagar por el éxito.
Lo más fácil sería culpar al equipo de la propuesta por su compromiso inadecuado en el proceso de desarrollo de la propuesta.
La opinión de los expertos
Los expertos, que han pasado por cientos de propuestas y decenas de clientes, coinciden en tres problemas que afectan a la efectividad de los equipos de propuestas:
- se distraen con otras tareas;
- no hacen suficiente foco en el evaluador;
- los temas pendientes de resolver, se abordan demasiado tarde.
Minimizar el caos
En el próximo escrito trataremos los tres asuntos anteriores en detalle y veremos la forma de minimizar el caos.
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