8 trucos para transformar una propuesta mediocre en excelente.

8 trucos para transformar una propuesta mediocre en excelente.

Vamos a ver 8 cosas sencillas que cualquiera puede hacer para mejorar dramáticamente una propuesta y conseguir la máxima valoración de los evaluadores y clientes.

Considera el resto de este documento como una lista de control, cuestionario o checklist para revisar tu propuesta y empieza a navegar por ella frase a frase.

Al hacerlo verás como tu escritura gris, farragosa y anodina se va transformando en convincente, persuasiva y deseable, aumentando significativamente tus posibilidades de ganar.

  1. ¿Has escrito para obtener la máxima puntuación según los criterios de evaluación de la RFP? Esto es lo más importante que tienes que conseguir. Debes estudiar los criterios de evaluación y asegurarte de que lo que has escrito obtendrá la puntuación más alta en cada uno de los apartados. Si no obtienes la puntuación más alta, no ganas. Es así de simple. Cualquier cosa que hayas escrito, no importa lo importante que sea para ti, no te ayudará a ganar si no cubre los criterios de evaluación. Lo mejor que puedes hacer es coger fragmentos que se puedan copiar y pegar fácilmente de lo que escribiste en tus formularios de evaluación y estrategia de la oportunidad para justificar tu puntuación, y llevarlos directamente al sitio adecuado de la propuesta.
  2. ¿Con qué rapidez puede el evaluador encontrar lo que necesita para confirmar que tu propuesta cumple con cada requisito de la RFP? Si no cumples con todos y cada uno los requisitos de la RFP, tu propuesta puede no ser evaluada. Cuando el evaluador tiene en su mesa un montón de propuestas pendientes de leer y analizar, la manera más fácil, de hecho lo primero que hará, es buscar incumplimientos para descalificar el mayor número posible de ellas lo antes posible. Hará este proceso siempre hasta quedarse con un pequeño número de ellas, generalmente no más de 5 con las que trabajará en detalle.
  3. ¿Has incluido todas las palabras clave de la RFP? Debes utilizar la terminología de la RFP en lugar de la tuya. No importa cuánto prefieras usar ciertos términos o cuanto mejor sean los tuyos, no sirven, debes usar los de la RFP. De hecho, debes usar todas las palabras clave de la RFP. El evaluador trabaja de la siguiente manera: tendrá a su izquierda una copia de la RFP, en el centro tú propuesta, y a la derecha el cuestionario de evaluación de tu candidatura en el que irá tomando notas y poniendo puntuaciones. Cuando llegue al siguiente punto de la RFP, buscará la respuesta en tu propuesta y si no la encuentra rápido anotará un punto negativo o indefinición en tu cuestionario de evaluación. La mente del evaluador trabaja identificando palabras significativas en la RFP y buscando su correspondencia en tu propuesta. La forma más fácil de trabajar para ellos es navegar por tu propuesta, y el rumbo lo marca la RFP. Tu trabajo es facilitar esa navegación usando el mismo mapa de ruta y la misma señalización que la RFP. Debe ayudarles a  encontrar lo que buscan.
  4. ¿Responde a todas las preguntas que el cliente pueda tener? Una forma fácil de asegurar que respondes a las preguntas del cliente es seguir el método de las 6W, muy utilizado en periodismo de investigación y en innovacion. Las 6W son: What? (¿Qué?), How? (¿Cómo?), When? (¿Cuándo?), Who? (¿Quién?), Where? (¿Dónde?), Why? (¿Por qué o para qué?). Revisa lo que has escrito y hazte preguntas que comienzan con esas palabras. Mira a ver si puedes agregar detalles a tus respuestas y proporcionar respuestas a todas las preguntas del cliente.
  5. ¿Cada frase pasa la prueba  del “¿Y qué?”? ¿Has escrito declaraciones descriptivas, has citado tus cualificaciones, o has hecho afirmaciones sin fundamento en cualquier frase sin explicar qué es y por qué es importante? No es suficiente escribir tus cualificaciones; tienes que explicar por qué son importantes y cómo se beneficiará el cliente de ellas. El evaluador a menudo está más interesado en por qué es importante que en la frase. Nunca asumas que el valor de una declaración es obvio.
  6. ¿Lo que has escrito excede los requisitos de la RFP? Todos los competidores respondéis a la misma RFP. Cualquier competidor también estará cumpliendo con los requisitos mínimos. Si eres simplemente cumplidor, entonces en el mejor de los casos estarás compitiendo únicamente en precio y en el peor serás vulnerable ante cualquiera que ofrezca algo mejor. Exceder las especificaciones de la RFP no tiene que significar necesariamente aumentar tu precio. Si se trata de una elección entre dos proveedores con la misma oferta y uno ofrece una mejor respuesta por escrito o hace un mejor trabajo al responder a las preguntas de los clientes (escrito y no escrito), ¿Quién crees que tiene la ventaja competitiva?
  7. ¿Le das al evaluador razones para que desee lo que le estás ofreciendo? El cliente está haciendo una compra y tiene múltiples ofertas entre las que elegir. ¿Tu propuesta le da razones para ser más deseable que  lo que les está ofreciendo cualquier otro? Esto significa que tú debes entender lo que realmente quieren, que puede estar escrito, o no, en la RFP. Tu propuesta debe proporcionar razones convincentes para que el evaluador la elija, por encima de cualquier otra.
  8. ¿Está la propuesta escrita desde la perspectiva del cliente y no simplemente desde la tuya? Si cada frase comienza con el nombre de tu empresa, hay una buena probabilidad de que hayas escrito sobre ti y no sobre lo que le importa al evaluador. Cuando hablas con un vendedor, ¿Quieres oírle hablar de sí mismo o quieres oírle hablar sobre lo que la oferta hará por ti y cómo te beneficiarás de ella? Mira cada frase y asegúrate de que cada característica, atributo o pieza de información que proporcionas está metida en el contexto del cliente.

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