5 cosas que debes hacer para que tu propuesta no fracase.

Crear propuestas sin crisis, sin estrés, de calidad, en plazo y competitivas, sin alargar la jornada laboral no es una utopía, es el resultado de hacer las cosas con métodos y herramientas profesionales utilizados por equipos bien entrenados. En eso consiste ganar.

Introducción

Es posible eliminar los falsos inicios y vueltas atrás que parecen plagar las propuestas. Hay enfoques y métodos que pueden prevenir las maneras más comunes de que tu propuesta vaya mal. No todos son fáciles de lograr, pero sí aclaran lo que tienes que hacer.

La siguiente es una lista tus objetivos principales:

Consigue que tus directivos patrocinen el proceso y se involucren. Tienes que empezar por arriba. Esto compromete a los Patrocinadores de tu oferta, o la persona que tiene la cuenta de resultados que se va a beneficiar de ganar el contrato. Los problemas que tienes que enfrentar son:

  • Inicio con retraso debido a indecisión o falta de compromiso para arrancar
  • Cambios radicales de última hora porque es la primera vez que la persona que va a firmar la propuesta la lee, y por supuesto tiene cosas que decir al respecto
  • Revisiones que no son requeridas por el proceso, pero que son requeridas por los Patrocinadores y generalmente se convocan sin previo aviso.

No puedes evitar que los Patrocinadores enfoquen el proceso en una dirección que es diferente a la que tú has elegido. Lo que puedes hacer es que los Patrocinadores compren tus ideas. Te recomiendo  tres estrategias:

  • Ve de frente y se honesto acerca de lo que quieres, lo lógico es que los Patrocinadores te den su apoyo y refuercen tu enfoque
  • Deja claras las expectativas. Si tu proceso no está bien definido, los Patrocinadores no podrán saber qué esperar de él. En Shipley definimos procesos que puedes presentar a tus Patrocinadores para que vean exactamente lo que pueden esperar en cada etapa. Recuerda, los Patrocinadores tienen la responsabilidad de la cuenta de resultados y quieren saber cómo van sus inversiones
  • Dales la oportunidad de decidir si participan en el proceso o prefieren no hacerlo. Hazles saber que no están obligados a hacerlo a tu manera. Si los fuerzas solo conseguirás que se resistan al proceso. En lugar de ello, después de mostrarles el proceso, pregúntales si quieren obtener lo que el proceso les proporciona (eficiencia, gestión de expectativas, validación de calidad, cumplimiento de plazos, en definitiva, una propuesta ganadora). Si quieren eso, entonces hay ciertas cosas que deben hacer para conseguirlo. Cuando alguien desea algo es poco habitual que lo entorpezca.

Llegar a acuerdos con los Patrocinadores sobre el proceso y sus características antes de empezar a trabajar en la propuesta ahorra tiempo y situaciones delicadas.

Consigue acceso al personal que pueda satisfacer tus expectativas. Debido a que muchas propuestas no disponen de suficiente personal para confeccionarlas, la gente tiende a pensar en términos de tener “suficiente personal”. Casi parece irrazonable pedir personal de primera calidad cuando apenas se puede conseguir personal de cualquier calidad. Pero necesitas aplicar un filtro, porque el personal que no puede satisfacer tus expectativas no es bueno para ti ni para el proceso de la propuesta. Por eso, debes ser capaz de definir tus expectativas. Considera lo siguiente:

  • Capacidad de crear una solución ganadora para el problema del cliente y luego redactarla
  • Capacidad de leer una RFP e incorporar los requisitos en la solución propuesta
  • Capacidad de formular un plan de contenidos antes de escribir y luego incorporar todas sus instrucciones en el documento cuando empiece la escritura
  • Capacidad y disponibilidad para cumplir con los plazos
  • Familiaridad con la terminología técnica y del cliente.

En propuestas, tener parte de lo que necesita no siempre es mejor que no tener nada. Perder el tiempo con alguien que no entrega a tiempo o entrega una pieza con errores te puede dejar sin tiempo de reacción. No aceptes el personal que te ofrezcan sin comprobar su valor. Si esperas entregar una propuesta de calidad, debes tener un equipo de calidad.

Gestiona las expectativas. La gestión de expectativas es clave para atender las necesidades de un equipo de personas y hacer que sus esfuerzos individuales se alineen para crear un documento que ganará los corazones y las mentes de los evaluadores. Gestionar las expectativas es a menudo más fácil que concebirlas. Antes de comenzar la propuesta, debes considerar todas las formas posibles en que necesitarás estar preparado para gestionar lo que se espera de ti:

  • Antes de comenzar la propuesta
  • Al inicio de la propuesta
  • Al planificar el contenido
  • Antes de asignar responsabilidades
  • Al hacer cumplir el proceso
  • Al hacer cumplir el calendario
  • Al preparar un plan de validación
  • Antes de asignar y formar a los revisores
  • Al recibir revisiones y asignar cambios-correcciones
  • Antes de finalizar los cambios
  • Antes de comenzar la producción
  • Al preparar la propuesta para su entrega.

También tendrás que gestionar las expectativas de los demás. Incluidas las de tu equipo, y las de otros interesados como ventas, desarrollo de negocio, riesgos, operaciones.

Tu proceso y métodos deben estar documentados y ayudarte a gestionar las expectativas del equipo para que puedas trabajar con cada uno de ellos en sus objetivos personales. Si la gente no sabe lo que esperas de ellos, probablemente no entregarán lo que necesitas.

Definir la calidad en términos objetivos y medibles. Una definición de calidad terminará con los debates sobre si la propuesta es “suficientemente buena”, además te permitirá medir cuanto te acercas al objetivo de calidad. Usa una definición de calidad de propuesta que:

  • Refleje lo que es necesario hacer para ganar
  • Deje claro lo que los escritores deben entregar
  • Sea cuantificable
  • Pueda usarse para validar el diseño y la ejecución del documento de la propuesta.

Podrías ir mucho más allá de simplemente proporcionar una definición para la calidad en el proceso. Te podemos ayudar a construir todo el proceso alrededor de esa definición. En lugar de medir el rendimiento en función del esquema de la propuesta, su evolución y los plazos, lo medimos usando los 7 criterios de calidad de las propuestas, que son los que te dan una idea de si tu propuesta es o no ganadora.

Descubre los problemas antes de que sea demasiado tarde. Si esperas hasta tener un borrador completo de la propuesta o hasta que puedas verla de la manera en que la verá el cliente para descubrir los problemas que tiene, será demasiado tarde. Los  arquitectos no construyen un edificio y luego comienzan el proceso de buscar problemas en el diseño para arreglarlos. En lugar de escribir la propuesta y luego revisarla, necesitas revisar antes de escribir para estar seguro de que acertarás a la primera.

La revisión que va después de la escritura es sólo para asegurarte de que lo que se produce está dentro de las especificaciones.

Conclusión

Los procesos, técnicas y herramientas de Shipley son un cuerpo metodológico que adaptamos a las características de nuestros clientes para que  consigan propuestas de calidad, eficientes y plazos garantizados.

El enfoque de Shipley es flexible, usando el concepto de mapas de ruta nuestros clientes adaptan los pasos a seguir en cada propuesta en función de las características de la RFP que quieren ganar y la solución que van a ofrecer. Y todo ello con la máxima agilidad y sin perder los niveles de calidad pactados.

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Para seguir mejorando en gestión de oportunidades, propuestas, y ganar más contratos:

Puedes contactar con nosotros en mariano.paredes@shipleywins.es

Puedes seguirme en:

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